Kort antwoord: Voor hr-documenten upload je naar Share Large Video Files en zet je Wie de link kan openen op Alleen e-mailadressen of domeinen die ik opgeef, met het adres van de kandidaat: die bevestigt een code van 6 cijfers voordat er iets opengaat, en een doorgestuurde link wordt geweigerd. Beperk apparaten en downloads, voeg een wachtwoord toe voor salaris- en id-documenten, en verzamel cv's en onboardingdocumenten met een link via Bestanden opvragen. Overdrachten zijn versleuteld onderweg (HTTPS), niet end-to-end, en worden verwijderd als ze verlopen.
Bestanden die hr-teams en recruiters versturen, en hoe groot ze worden
| Bestand | Formaat | Gangbare grootte |
|---|---|---|
| Aanbiedingsbrief of contract | PDF, DOCX | onder 5 MB |
| Cv met portfolio | 1 tot 50 MB | |
| Gescand id-bewijs, diploma's en referenties | PDF, JPG | 2 tot 30 MB per persoon |
| Opname van een video-interview of assessment, 45 minuten | MP4 | 300 MB tot 2 GB |
| Onboardingpakket (personeelshandboek, beleid, trainingsvideo's) | PDF, MP4 in een map | 200 MB tot 5 GB |
Kan het per e-mail of chat?
Kun je een opgenomen video-interview (ongeveer 800 MB) als bijlage versturen?
| App | Limiet | Past het? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB per e-mail | Nee, stuur een link |
| Outlook.com | 20 tot 25 MB per e-mail | Nee, stuur een link |
| WhatsApp (document) | 2 GB per bestand | Ja |
| Telegram | 2 GB per bestand | Ja |
| Facebook Messenger | 100 MB per bestand | Nee, stuur een link |
| Discord (gratis) | 20 MB per bestand | Nee, stuur een link |
| Slack | 1 GB per bestand | Ja |
| WeTransfer (gratis) | 3 GB per overdracht | Ja |
| Share Large Video Files | 20 GB per overdracht | Stuur de link overal heen |
Limieten uit onze tabel met bestandslimieten per app, gecontroleerd met de helppagina's van elke dienst.
Een werkwijze die werkt
- Aanbiedingsbrieven: upload de brief, open Meer opties en zet Wie de link kan openen op Alleen e-mailadressen of domeinen die ik opgeef met het e-mailadres van de kandidaat. Beperk Apparaten per persoon tot 2.
- Wil je de acceptatie vastleggen, vink dan Vereis een NDA vóór het downloaden aan met je acceptatietekst: de kandidaat typt zijn naam en jullie krijgen allebei een PDF-certificaat.
- Vink Mail me als het is gedownload aan en verstuur dan de link.
- Documenten verzamelen: maak een link via Bestanden opvragen per functie of per nieuwe medewerker. Kandidaten uploaden cv's, diploma's en kopieën van id-bewijzen vanaf elke telefoon, zonder account. Begin met een sjabloon, vink de documenten aan die je nodig hebt, stel een deadline in, en keur elk bestand goed of vraag het opnieuw op.
- Beleid voor iedereen: verstuur één overdracht met persoonlijke links, zodat je ziet wie hem nog niet heeft geopend, en herinner alleen hen.
Aanbevolen opties
| Optie (onder Meer opties) | Instelling | Waarom |
|---|---|---|
| Wie de link kan openen | Alleen e-mailadressen of domeinen die ik opgeef | Een doorgestuurde aanbiedingsbrief opent voor niemand anders |
| Apparaten per persoon | 2 | De toegang van één persoon wordt niet doorgegeven |
| Wachtwoord | Aan voor salaris- en id-documenten | Een tweede factor, via telefoon of chat gegeven |
| Vereis een NDA vóór het downloaden | Aan voor aanbiedingen die acceptatie vragen | Een getypte handtekening en een PDF-certificaat |
| Alleen bekijken (geen downloads) | Aan voor intern beleid | Lezen in de browser met een watermerk, niet opslaan |
| Automatische regels: verwijderen zodra iedereen heeft gedownload | Aan | Kopieën blijven niet langer op de server dan nodig |
Open de uploadpagina met de instellingen voor “Kandidaatdocumenten” aan: alleen de e-mailadressen die je hieronder opgeeft kunnen het openen (ze bevestigen met een code), op maximaal 2 apparaten, 3 downloads per persoon. Zet het e-mailadres van de kandidaat in de lijst. Je kunt alles aanpassen voordat je verstuurt, en dan op Huidige opslaan naast Voorinstelling drukken om je eigen versie voor elke kandidaat te bewaren.
Het werk verdelen binnen het hr-team
Maak een team, zodat collega's aan dezelfde overdrachten en bestandsverzoeken werken, elk met een rol: Beheerder (leden, regels en huisstijl), Editor (beheert de overdrachten en verzoeken van iedereen), Uploader (verstuurt en beheert zijn eigen), Beoordelaar (kan niet versturen; beoordeelt documenten die via de verzoeken van het team binnenkomen) en Kijker (ziet alleen overdrachten en activiteit). Een hiring manager die alleen binnenkomende documenten controleert, kan Beoordelaar zijn.
Een overzicht van wie wat heeft geopend
Elke overdracht registreert openingen, voorvertoningen en downloads met het bevestigde e-mailadres van de persoon, het tijdstip en het apparaat. Exporteer het logboek als CSV of PDF vanaf de statistiekenpagina van de overdracht als je het nodig hebt voor een personeelsdossier. Met een teamwerkruimte delen hr-collega's overdrachten en contactgroepen, zodat de documenten van een nieuwe medewerker niet vastzitten in het account van één persoon. Zie downloads bijhouden.
Wat dit wel en niet biedt
Share Large Video Files is een overdrachtsdienst, geen hr-systeem: links verlopen en bestanden worden verwijderd, dus bewaar het officiële exemplaar in je hr-software. Overdrachten zijn versleuteld onderweg (HTTPS), maar niet end-to-end, en we claimen geen certificering of compliance. Volg je eigen regels voor gegevensbescherming over wat mag worden gedeeld en hoe lang. Zie beveiliging.
Veelgestelde vragen
Kan ik ervoor zorgen dat alleen de kandidaat de aanbiedingsbrief opent?
Ja. Kies Alleen e-mailadressen of domeinen die ik opgeef en voeg het adres toe; de kandidaat bevestigt een code van 6 cijfers voordat het opengaat, en de link wordt voor iedereen anders geweigerd.
Kunnen kandidaten documenten naar mij uploaden zonder account?
Ja. Stuur een link via Bestanden opvragen; ze uploaden vanaf elke telefoon of computer.
Krijg ik een overzicht van wanneer het is geopend?
Ja. Elke opening en download wordt vastgelegd met tijdstip en apparaat, en kan als CSV of PDF worden geëxporteerd.
Kunnen de bestanden worden verwijderd zodra ze zijn ontvangen?
Ja. Vink onder Automatische regels Verwijder de bestanden zodra elke ontvanger ze heeft gedownload aan, of verwijder de overdracht vanaf je pagina Overdrachten.
Is Share Large Video Files AVG-gecertificeerd?
We claimen geen certificering. Lees het privacybeleid en de beveiligingspagina, en bepaal met je functionaris voor gegevensbescherming of het bij je documenten past.
Klaar om te versturen?
Sleep je bestanden erin, kopieer de link, klaar. Gratis tot 20 GB, zonder account.
Gratis bestanden versturen