Respuesta rápida: Para documentos de RR. HH., súbelos a Share Large Video Files y elige en Quién puede abrir el enlace la opción Solo los correos o dominios que yo indique, con la dirección del candidato: confirma un código de 6 dígitos antes de que se abra nada, y un enlace reenviado se rechaza. Limita los dispositivos y las descargas, añade una contraseña a los documentos de salario e identidad, y recoge currículums y documentos de incorporación con un enlace de Pedir archivos. Las transferencias van cifradas en tránsito (HTTPS), no de extremo a extremo, y se borran cuando caducan.
Qué archivos envían los equipos de RR. HH. y los reclutadores, y cuánto pesan
| Archivo | Formato | Tamaño típico |
|---|---|---|
| Carta de oferta o contrato | PDF, DOCX | menos de 5 MB |
| Currículum con portfolio | De 1 a 50 MB | |
| Documento de identidad, certificados y referencias escaneados | PDF, JPG | De 2 a 30 MB por persona |
| Grabación de entrevista por video o de evaluación, 45 minutos | MP4 | De 300 MB a 2 GB |
| Paquete de incorporación (manual, políticas, videos de formación) | PDF, MP4 en una carpeta | De 200 MB a 5 GB |
¿Se puede enviar por correo o chat?
¿Puedes enviar como adjunto una entrevista grabada en video (unos 800 MB)?
| App | Límite | ¿Cabe? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB por correo | No, envía un enlace |
| Outlook.com | de 20 a 25 MB por correo | No, envía un enlace |
| WhatsApp (documento) | 2 GB por archivo | Sí |
| Telegram | 2 GB por archivo | Sí |
| Facebook Messenger | 100 MB por archivo | No, envía un enlace |
| Discord (gratis) | 20 MB por archivo | No, envía un enlace |
| Slack | 1 GB por archivo | Sí |
| WeTransfer (gratis) | 3 GB por transferencia | Sí |
| Share Large Video Files | 20 GB por transferencia | Envía el enlace a donde quieras |
Límites tomados de nuestra tabla de límites de tamaño de archivo por app, contrastada con las páginas de ayuda de cada servicio.
Un flujo de trabajo que funciona
- Cartas de oferta: sube la carta, abre Más opciones y elige en Quién puede abrir el enlace la opción Solo los correos o dominios que yo indique con el correo del candidato. Limita Dispositivos por persona a 2.
- Para que la aceptación quede registrada, marca Exigir un NDA antes de descargar con tu texto de aceptación: el candidato escribe su nombre y ambos recibís un certificado en PDF.
- Marca Avisarme por correo cuando se descargue y envía el enlace.
- Recoger documentos: crea un enlace de Pedir archivos por puesto o por nueva incorporación. Los candidatos suben currículums, certificados y copias de su documento de identidad desde cualquier móvil, sin cuenta. Parte de una plantilla, marca los documentos que necesitas, fija una fecha límite y aprueba cada archivo o vuelve a pedirlo.
- Políticas para todos: envía una transferencia con enlaces personales para ver quién no la ha abierto todavía, y recuérdaselo solo a esas personas.
Opciones recomendadas
| Opción (en Más opciones) | Ajuste | Por qué |
|---|---|---|
| Quién puede abrir el enlace | Solo los correos o dominios que yo indique | Una carta de oferta reenviada no se abre para nadie más |
| Dispositivos por persona | 2 | El acceso de una persona no circula entre otras |
| Contraseña | Activada para documentos de salario e identidad | Un segundo factor, dado por teléfono o chat |
| Exigir un NDA antes de descargar | Activado para ofertas que requieren aceptación | Una firma escrita y un certificado en PDF |
| Solo ver (sin descargas) | Activado para políticas internas | Se leen en el navegador con marca de agua, no se guardan |
| Reglas automáticas: borrar cuando todos hayan descargado | Activado | Las copias no se quedan en el servidor más de lo necesario |
Abre la página de subida con los ajustes de «Documentos de candidatos» activados: solo pueden abrirlo los correos que indiques abajo (confirman con un código), en 2 dispositivos como máximo y con 3 descargas por persona. Añade el correo del candidato a la lista. Puedes cambiar lo que quieras antes de enviar y luego pulsar Guardar actual junto a Ajuste predefinido para conservar tu propia versión para cada candidato.
Repartir el trabajo en el equipo de RR. HH.
Crea un equipo para que tus compañeros trabajen en las mismas transferencias y solicitudes de archivos, cada uno con un rol: Administrador (miembros, reglas y marca), Editor (gestiona las transferencias y solicitudes de todos), Remitente (envía y gestiona las suyas), Revisor (no puede enviar; revisa los documentos que llegan a través de las solicitudes del equipo) y Lector (solo ve las transferencias y la actividad). Un responsable de contratación que solo revisa los documentos recibidos puede ser Revisor.
Constancia de quién abrió qué
Cada transferencia registra las aperturas, vistas previas y descargas con el correo confirmado de la persona, la hora y el dispositivo. Exporta el registro en CSV o PDF desde la página de estadísticas de la transferencia cuando lo necesites para un expediente de personal. Un espacio de equipo permite a los compañeros de RR. HH. compartir transferencias y grupos de contactos, para que los documentos de una nueva incorporación no queden atrapados en la cuenta de una sola persona. Consulta el seguimiento de descargas.
Lo que esto ofrece y lo que no
Share Large Video Files es un servicio de transferencia, no un sistema de RR. HH.: los enlaces caducan y los archivos se borran, así que guarda la copia oficial en tu software de RR. HH. Las transferencias van cifradas en tránsito (HTTPS), pero no de extremo a extremo, y no afirmamos tener ninguna certificación ni cumplimiento normativo. Sigue tus propias normas de protección de datos sobre qué se puede compartir y durante cuánto tiempo. Consulta la página de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo asegurarme de que solo el candidato abra la carta de oferta?
Sí. Elige Solo los correos o dominios que yo indique y añade su dirección; confirma un código de 6 dígitos antes de que se abra, y el enlace se rechaza para cualquier otra persona.
¿Pueden los candidatos enviarme documentos sin una cuenta?
Sí. Envíales un enlace de Pedir archivos; los suben desde cualquier móvil u ordenador.
¿Queda constancia de cuándo se abrió?
Sí. Cada apertura y descarga se registra con la hora y el dispositivo, y se puede exportar en CSV o PDF.
¿Se pueden borrar los archivos una vez recibidos?
Sí. Marca Borrar los archivos cuando todos los destinatarios los hayan descargado en Reglas automáticas, o borra la transferencia desde tu página de Transferencias.
¿Share Large Video Files tiene certificación RGPD?
No afirmamos tener ninguna certificación. Lee la política de privacidad y la página de seguridad, y decide con tu responsable de protección de datos si es adecuado para tus documentos.
¿Listo para enviar?
Arrastra tus archivos, copia el enlace y listo. Gratis hasta 20 GB, sin registrarte.
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