Kurz gesagt: Für HR-Dokumente lädst du bei Share Large Video Files hoch und stellst Wer den Link öffnen kann auf Nur E-Mails oder Domains, die ich angebe, mit der Adresse des Kandidaten: Er bestätigt einen 6-stelligen Code, bevor sich etwas öffnet, und ein weitergeleiteter Link wird abgewiesen. Begrenze Geräte und Downloads, füge bei Gehalts- und Ausweisdokumenten ein Passwort hinzu und sammle Lebensläufe und Onboarding-Unterlagen mit einem Link über Dateien anfordern ein. Übertragungen sind auf dem Transportweg verschlüsselt (HTTPS), nicht Ende-zu-Ende, und werden bei Ablauf gelöscht.
Welche Dateien HR-Teams und Recruiter senden – und wie groß sie werden
| Datei | Format | Typische Größe |
|---|---|---|
| Jobangebot oder Arbeitsvertrag | PDF, DOCX | unter 5 MB |
| Lebenslauf mit Portfolio | 1 bis 50 MB | |
| Gescannter Ausweis, Zeugnisse und Referenzen | PDF, JPG | 2 bis 30 MB pro Person |
| Aufzeichnung eines Videointerviews oder Assessments, 45 Minuten | MP4 | 300 MB bis 2 GB |
| Onboarding-Paket (Handbuch, Richtlinien, Schulungsvideos) | PDF, MP4 in einem Ordner | 200 MB bis 5 GB |
Geht das per E-Mail oder Chat?
Lässt sich ein aufgezeichnetes Videointerview (etwa 800 MB) als Anhang verschicken?
| App | Limit | Passt? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB pro E-Mail | Nein, Link senden |
| Outlook.com | 20 bis 25 MB pro E-Mail | Nein, Link senden |
| WhatsApp (Dokument) | 2 GB pro Datei | Ja |
| Telegram | 2 GB pro Datei | Ja |
| Facebook Messenger | 100 MB pro Datei | Nein, Link senden |
| Discord (kostenlos) | 20 MB pro Datei | Nein, Link senden |
| Slack | 1 GB pro Datei | Ja |
| WeTransfer (kostenlos) | 3 GB pro Übertragung | Ja |
| Share Large Video Files | 20 GB pro Übertragung | Link überallhin senden |
Limits aus unserer Tabelle Dateigrößen-Limits nach App, abgeglichen mit den Hilfeseiten der einzelnen Dienste.
Ein Ablauf, der funktioniert
- Jobangebote: Lade das Schreiben hoch, öffne Weitere Optionen und stell Wer den Link öffnen kann auf Nur E-Mails oder Domains, die ich angebe, mit der E-Mail des Kandidaten. Begrenze Geräte pro Person auf 2.
- Für eine dokumentierte Annahme aktiviere NDA vor dem Download verlangen mit deinem Annahmetext: Der Kandidat tippt seinen Namen ein, und ihr bekommt beide ein PDF-Zertifikat.
- Aktiviere Benachrichtige mich per E-Mail beim Download und sende dann den Link.
- Unterlagen einsammeln: Erstelle pro Stelle oder pro neuer Kollegin bzw. neuem Kollegen einen Link über Dateien anfordern. Kandidaten laden Lebensläufe, Zeugnisse und Ausweiskopien von jedem Handy hoch, ohne Konto. Starte mit einer Vorlage, hake die benötigten Unterlagen ab, setz ein Fälligkeitsdatum und gib jede Datei frei oder fordere sie erneut an.
- Richtlinien für alle: Sende eine Übertragung mit persönlichen Links, damit du siehst, wer sie noch nicht geöffnet hat, und erinnere nur diese Personen.
Empfohlene Optionen
| Option (unter Weitere Optionen) | Einstellung | Warum |
|---|---|---|
| Wer den Link öffnen kann | Nur E-Mails oder Domains, die ich angebe | Ein weitergeleitetes Jobangebot öffnet sich für niemanden sonst |
| Geräte pro Person | 2 | Der Zugang einer Person wird nicht herumgereicht |
| Passwort | An für Gehalts- und Ausweisdokumente | Ein zweiter Faktor, per Telefon oder Chat weitergegeben |
| NDA vor dem Download verlangen | An für Angebote, die angenommen werden müssen | Eine getippte Unterschrift und ein PDF-Zertifikat |
| Nur ansehen (kein Download) | An für interne Richtlinien | Im Browser mit Wasserzeichen lesen, nicht speichern |
| Automatische Regeln: löschen, sobald alle heruntergeladen haben | An | Kopien bleiben nicht länger als nötig auf dem Server |
Upload-Seite mit den Einstellungen „Bewerbungsunterlagen“ öffnen: Nur die E-Mails, die du unten angibst, können sie öffnen (sie bestätigen mit einem Code), auf höchstens 2 Geräten, 3 Downloads pro Person. Füge die E-Mail des Kandidaten zur Liste hinzu. Du kannst vor dem Senden alles ändern und dann neben Voreinstellung auf Aktuelle speichern klicken, um deine eigene Version für jeden Kandidaten zu behalten.
Die Arbeit im HR-Team aufteilen
Erstelle ein Team, damit Kolleginnen und Kollegen an denselben Übertragungen und Dateianfragen arbeiten, jeweils mit einer Rolle: Admin (Mitglieder, Regeln und Branding), Editor (verwaltet die Übertragungen und Anfragen aller), Uploader (sendet und verwaltet die eigenen), Prüfer (kann nichts senden; prüft Unterlagen, die über die Anfragen des Teams eintreffen) und Betrachter (sieht nur Übertragungen und Aktivitäten). Eine Führungskraft, die nur eingehende Unterlagen sichtet, kann Prüfer sein.
Ein Protokoll, wer was geöffnet hat
Jede Übertragung protokolliert Öffnungen, Vorschauen und Downloads mit der bestätigten E-Mail der Person, der Uhrzeit und dem Gerät. Exportiere das Protokoll auf der Statistikseite der Übertragung als CSV oder PDF, wenn du es für eine Personalakte brauchst. Ein Team-Arbeitsbereich ermöglicht HR-Kollegen, Übertragungen und Kontaktgruppen zu teilen, damit die Unterlagen einer neuen Person nicht im Konto einer einzelnen Person feststecken. Siehe Download-Tracking.
Was das leistet – und was nicht
Share Large Video Files ist ein Übertragungsdienst, kein HR-System: Links laufen ab und Dateien werden gelöscht, bewahre die offizielle Kopie also in deiner HR-Software auf. Übertragungen sind auf dem Transportweg verschlüsselt (HTTPS), aber nicht Ende-zu-Ende, und wir beanspruchen keine Zertifizierung oder Compliance. Halte dich an deine eigenen Datenschutzregeln dazu, was wie lange geteilt werden darf. Siehe Sicherheit.
Häufige Fragen
Kann ich sicherstellen, dass nur der Kandidat das Jobangebot öffnet?
Ja. Wähle Nur E-Mails oder Domains, die ich angebe, und füge seine Adresse hinzu; er bestätigt einen 6-stelligen Code, bevor es sich öffnet, und für alle anderen wird der Link abgewiesen.
Können Kandidaten mir Unterlagen ohne Konto hochladen?
Ja. Sende einen Link über Dateien anfordern; sie laden von jedem Handy oder Computer hoch.
Bekomme ich einen Nachweis, wann geöffnet wurde?
Ja. Jede Öffnung und jeder Download wird mit Uhrzeit und Gerät protokolliert und lässt sich als CSV oder PDF exportieren.
Können die Dateien gelöscht werden, sobald sie angekommen sind?
Ja. Aktiviere unter Automatische Regeln, dass die Dateien gelöscht werden, sobald jeder Empfänger sie heruntergeladen hat, oder lösche die Übertragung auf deiner Seite Übertragungen.
Ist Share Large Video Files DSGVO-zertifiziert?
Wir beanspruchen keine Zertifizierung. Lies die Datenschutzerklärung und die Sicherheitsseite und entscheide gemeinsam mit deinem Datenschutzbeauftragten, ob der Dienst für deine Unterlagen geeignet ist.
Bereit zum Senden?
Dateien reinziehen, Link kopieren, fertig. Kostenlos bis 20 GB – ganz ohne Konto.
Dateien kostenlos senden