Kort svar: Til HR-dokumenter uploader du til Share Large Video Files og sætter Hvem kan åbne linket til Kun e-mails eller domæner, jeg angiver, med kandidatens adresse: vedkommende bekræfter en 6-cifret kode, før noget åbnes, og et videresendt link afvises. Begræns enheder og downloads, tilføj en adgangskode til løn- og ID-dokumenter, og indsaml CV'er og onboardingdokumenter med et Anmod om filer-link. Overførsler er krypteret under overførslen (HTTPS), ikke end-to-end, og slettes, når de udløber.
Filer, HR-teams og rekrutterere sender, og hvor store de bliver
| Fil | Format | Typisk størrelse |
|---|---|---|
| Tilbudsbrev eller kontrakt | PDF, DOCX | under 5 MB |
| CV med portfolio | 1 til 50 MB | |
| Scannet ID, eksamensbeviser og referencer | PDF, JPG | 2 til 30 MB pr. person |
| Optagelse af videointerview eller test, 45 minutter | MP4 | 300 MB til 2 GB |
| Onboardingpakke (personalehåndbog, politikker, træningsvideoer) | PDF, MP4 i en mappe | 200 MB til 5 GB |
Kan det sendes via e-mail eller chat?
Kan du sende et optaget videointerview (ca. 800 MB) som vedhæftet fil?
| App | Grænse | Kan den sendes? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB pr. e-mail | Nej, send et link |
| Outlook.com | 20 til 25 MB pr. e-mail | Nej, send et link |
| WhatsApp (dokument) | 2 GB pr. fil | Ja |
| Telegram | 2 GB pr. fil | Ja |
| Facebook Messenger | 100 MB pr. fil | Nej, send et link |
| Discord (gratis) | 20 MB pr. fil | Nej, send et link |
| Slack | 1 GB pr. fil | Ja |
| WeTransfer (gratis) | 3 GB pr. overførsel | Ja |
| Share Large Video Files | 20 GB pr. overførsel | Send linket hvor som helst |
Grænserne stammer fra vores tabel over filstørrelsesgrænser pr. app, tjekket mod hver tjenestes hjælpesider.
En arbejdsgang, der virker
- Tilbudsbreve: upload brevet, åbn Flere muligheder, og sæt Hvem kan åbne linket til Kun e-mails eller domæner, jeg angiver med kandidatens e-mail. Begræns Enheder pr. person til 2.
- Vil du have accepten registreret, så sæt flueben ved Kræv en NDA før download med din accepttekst: kandidaten skriver sit navn, og I får begge et PDF-certifikat.
- Sæt flueben ved Send mig en e-mail, når det er downloadet, og send så linket.
- Indsamling af dokumenter: opret et Anmod om filer-link pr. stilling eller pr. ny medarbejder. Kandidaterne uploader CV'er, eksamensbeviser og ID-kopier fra en hvilken som helst telefon uden en konto. Start fra en skabelon, sæt flueben ved de dokumenter, du skal bruge, angiv en frist, og godkend hver fil, eller bed om den igen.
- Politikker til alle: send én overførsel med personlige links, så du kan se, hvem der endnu ikke har åbnet den, og kun minde dem om det.
Anbefalede indstillinger
| Indstilling (under Flere muligheder) | Værdi | Hvorfor |
|---|---|---|
| Hvem kan åbne linket | Kun e-mails eller domæner, jeg angiver | Et videresendt tilbudsbrev kan ikke åbnes af andre |
| Enheder pr. person | 2 | Én persons adgang bliver ikke givet videre |
| Adgangskode | Til for løn- og ID-dokumenter | En ekstra faktor, givet via telefon eller chat |
| Kræv en NDA før download | Til for tilbud, der skal accepteres | En skrevet underskrift og et PDF-certifikat |
| Kun visning (ingen downloads) | Til for interne politikker | Læses i browseren med vandmærke, gemmes ikke |
| Automatiske regler: slet, når alle har downloadet | Til | Kopierne bliver ikke længere på serveren end nødvendigt |
Åbn uploadsiden med indstillingerne “Kandidatdokumenter” slået til: kun de e-mails, du angiver nedenfor, kan åbne den (de bekræfter med en kode), på højst 2 enheder, 3 downloads hver. Tilføj kandidatens e-mail til listen. Du kan ændre alt før afsendelse og derefter trykke på Gem nuværende ved siden af Forudindstilling for at beholde din egen version til alle kandidater.
Del arbejdet i HR-teamet
Opret et team, så kollegerne arbejder på de samme overførsler og filanmodninger, hver med en rolle: Administrator (medlemmer, regler og branding), Redaktør (administrerer alles overførsler og anmodninger), Uploader (sender og administrerer sine egne), Korrekturlæser (kan ikke sende; gennemgår dokumenter, der kommer ind via teamets anmodninger) og Læser (ser kun overførsler og aktivitet). En ansættende leder, der kun tjekker indkomne dokumenter, kan være Korrekturlæser.
En log over, hvem der har åbnet hvad
Hver overførsel logger åbninger, forhåndsvisninger og downloads med personens bekræftede e-mail, tidspunktet og enheden. Eksportér loggen som CSV eller PDF fra overførslens statistikside, når du skal bruge den til en personalemappe. Et teamarbejdsområde lader HR-kolleger dele overførsler og kontaktgrupper, så en ny medarbejders dokumenter ikke sidder fast i én persons konto. Se sporing af downloads.
Hvad dette giver – og ikke giver
Share Large Video Files er en overførselstjeneste, ikke et HR-system: links udløber, og filer slettes, så behold den officielle kopi i dit HR-system. Overførsler er krypteret under overførslen (HTTPS), men ikke end-to-end, og vi påstår ingen certificering eller compliance. Følg jeres egne regler for databeskyttelse om, hvad der må deles og hvor længe. Se sikkerhed.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg sikre, at kun kandidaten åbner tilbudsbrevet?
Ja. Vælg Kun e-mails eller domæner, jeg angiver, og tilføj vedkommendes adresse; kandidaten bekræfter en 6-cifret kode, før det åbnes, og linket afvises for alle andre.
Kan kandidater uploade dokumenter til mig uden en konto?
Ja. Send et Anmod om filer-link; de uploader fra en hvilken som helst telefon eller computer.
Får jeg en registrering af, hvornår det blev åbnet?
Ja. Hver åbning og hvert download logges med tidspunkt og enhed og kan eksporteres som CSV eller PDF.
Kan filerne slettes, når de er modtaget?
Ja. Sæt flueben ved Slet filerne, når alle modtagere har downloadet dem, under Automatiske regler, eller slet overførslen fra din Overførsler-side.
Er Share Large Video Files GDPR-certificeret?
Vi påstår ingen certificering. Læs privatlivspolitikken og sikkerhedssiden, og afgør sammen med jeres databeskyttelsesansvarlige, om det passer til jeres dokumenter.
Klar til at sende?
Træk dine filer ind, kopiér linket, færdig. Gratis op til 20 GB, uden konto.
Send filer gratis