Sådan deler du store filer sikkert med kunder

De fleste problemer med kundefiler er ikke dramatiske hackerangreb. Det er hverdagsfejl: et link videresendt til den forkerte person, en delt mappe, der står åben i årevis, en adgangskode sendt i samme e-mail som linket eller et udkast downloadet af en, der aldrig skulle have set det. Gode vaner og de rette linkindstillinger forhindrer de fleste af dem.

Det hjælper også at være klar over, hvilket beskyttelsesniveau en fil kræver. En færdig bryllupsfilm og et uudgivet produktdesign kræver forskellige indstillinger.

Tjek også din kontrakt. Nogle kunder fastsætter regler for, hvordan deres filer opbevares, hvor de må downloades, og hvor længe de gemmes. Nævner en kontrakt en bestemt platform eller kræver end-to-end-kryptering, så følg den, selv om en anden metode ville være mere praktisk. Er du i tvivl, så spørg kunden, hvilken metode vedkommende foretrækker, før du sender noget.

Overførsler her bruger HTTPS under overførslen og slettes, når de udløber, men der tilbydes ikke end-to-end-kryptering. Vores sikkerhedsoversigt forklarer præcis, hvad der tilbydes, og hvad der ikke gør.

1. Forbered filerne. Fjern alt, kunden ikke har brug for, som gamle versioner, og fjern skjulte data fra fotos og PDF'er med de gratis værktøjer Fjern billedmetadata og Fjern PDF-metadata.
2. Kryptér, hvis det er meget følsomt. Læg filerne i en ZIP beskyttet med adgangskode, eller brug dit eget krypteringsværktøj.
3. Upload på Share Large Files Free, op til 20 GB pr. overførsel, og sæt en adgangskode.
4. Åbn Flere muligheder, og vælg de kontroller, du har brug for: en downloadgrænse, tilladte e-mails eller domæner, en NDA eller kun visning.
5. Send linket via e-mail, så du har en registrering af, hvem det gik til, og sæt flueben ved muligheden for at få en e-mail, når det er downloadet.
6. Del adgangskoden separat, fx via telefon eller sms.
7. Ryd op. Når kunden bekræfter, at vedkommende har filerne, sletter du overførslen eller lader den udløbe efter 1 dag.

• Personlige links. Giv hver person på kundesiden sit eget link, så du kan se, hvem der har downloadet, og slå én person fra uden at påvirke resten.
• NDA før download. Kræv en underskrift, før noget kan åbnes, med et PDF-certifikat til begge parter.
• Kun visning. Til udkast og korrektur skjuler links med kun visning downloadknappen og sætter seerens e-mail som vandmærke på hver forhåndsvisning.
• Grænser og regler. Begræns downloads, sæt åbnings- og lukketidspunkter, og tillad kun bestemte lande, hvis det passer med din kontrakt.
• Bevis for integritet. Hver fil viser en SHA-256-checksum, så kunden kan bekræfte, at deres kopi er identisk.
• Indsamling af filer retur. En filanmodning med tjekliste og frist giver hver kunde et personligt uploadlink og påminder dem, i stedet for at dokumenterne kommer via e-mail.
• Roller til dine medarbejdere. I et team administrerer redaktører alles kundelinks, mens korrekturlæsere kun tjekker indkomne filer, og en aktivitetslog registrerer, hvem der gjorde hvad. Se også revisorer og advokater.

• Aftal kanalen. Fortæl kunderne, hvordan filerne kommer, så de kan opdage et falsk link i deres indbakke.
• Brug tydelige filnavne med projekt, version og dato, så ingen downloader det forkerte udkast.
• Hold din egen konto sikker. Bruger du en gratis konto her, så slå totrinsbekræftelse til, fordi den indeholder din liste over overførsler.
• Genbrug ikke adgangskoder på tværs af kunder eller projekter.
• Brug det rette værktøj til lange projekter. Til måneders frem og tilbage kan en delt mappe i Google Drev, OneDrive eller Dropbox med adgang begrænset til navngivne konti, eller en dedikeret kundeportal, passe dig bedre end en række overførsler.

Ved leverancer af video og fotos kommer filerne frem i originalkvalitet uden komprimering, hvilket betyder noget, når kunderne skal redigere eller trykke dem. Har du brug for godkendelser, lader kundegodkendelse kunderne vælge favoritter, kommentere på et præcist sekund i en video og godkende eller bede om ændringer. Mere om leveringsrutiner finder du i afsendelse af video til en kunde.

• Er dette den endelige, godkendte version, og er der ved en fejl noget med, der er fortroligt for en anden kunde?
• Er der sat en adgangskode, og ved du, hvordan du vil dele den?
• Er udløbet langt nok for kunden, men ikke længere end nødvendigt?
• Skal linket kun virke for kundens e-mailadresser eller virksomhedsdomæne?
• Vil du vide, hvornår det bliver downloadet?

Det tager et minut at besvare disse spørgsmål og forhindrer de fleste af de fejl, der giver problemer senere.

Kunder er med rette forsigtige med uventede links. En kort, tydelig note hjælper dem med at stole på leverancen og vide, hvad de skal gøre:

Hej, her er de endelige filer til projektet. Linket nedenfor virker indtil den dato, der står på downloadsiden. Du får adgangskoden separat via sms. Hvis noget ikke kan åbnes, så svar på denne e-mail, så sender jeg det igen.

Sender du via e-mail fra siden, kommer din besked med sammen med linket, og du kan gensende e-mailen fra Overførsler-siden, hvis den forsvinder. Du kan også sende til en gemt gruppe af kundekontakter i ét trin.

• Skal jeg installere noget? Nej. Filerne downloades i enhver moderne browser.
• Hvorfor skal jeg bekræfte min e-mail? Har du begrænset linket til bestemte e-mails eller bedt om en NDA, bekræfter kunden sin adresse med en kort kode, så du ved, hvem der har downloadet.
• Kan jeg downloade senere? Indtil linket udløber. Har de brug for mere tid, kan du forlænge det.
• Er filen komplet? De kan sammenligne dens SHA-256-checksum med den, der vises på downloadsiden.