Näin jaat isoja tiedostoja asiakkaille turvallisesti

Useimmat asiakastiedostojen ongelmat eivät ole dramaattisia hakkerointeja. Ne ovat arkisia lipsahduksia: linkki välitetään väärälle ihmiselle, jaettu kansio jää auki vuosiksi, salasana lähetetään samassa sähköpostissa kuin linkki, tai luonnoksen lataa joku, jonka ei koskaan pitänyt nähdä sitä. Hyvät tavat ja oikeat linkkiasetukset estävät useimmat niistä.

Auttaa myös, kun on selvillä siitä, millaista suojaa tiedosto tarvitsee. Valmis häävideo ja julkaisematon tuotesuunnitelma vaativat eri asetukset.

Tarkista myös sopimuksesi. Jotkin asiakkaat asettavat sääntöjä sille, miten heidän tiedostojaan säilytetään, mistä niitä saa ladata ja kuinka kauan niitä pidetään. Jos sopimuksessa mainitaan tietty alusta tai vaaditaan päästä päähän -salausta, noudata sitä, vaikka jokin toinen tapa olisi kätevämpi. Jos olet epävarma, kysy asiakkaalta ennen lähettämistä, mitä tapaa hän suosii.

Siirrot käyttävät täällä HTTPS:ää siirron aikana ja poistetaan, kun ne vanhenevat, mutta päästä päähän -salausta ei tarjota. Tietoturvakatsauksemme kertoo tarkalleen, mitä tarjotaan ja mitä ei.

1. Valmistele tiedostot. Poista kaikki, mitä asiakas ei tarvitse, kuten vanhat versiot, ja poista kuvista ja PDF:istä piilotetut tiedot ilmaisilla kuvan metatietojen poistajalla ja PDF:n metatietojen poistajalla.
2. Salaa, jos tiedot ovat hyvin arkaluonteisia. Laita tiedostot salasanalla suojattuun ZIPiin tai käytä omaa salaustyökaluasi.
3. Lähetä tiedostot Share Large Files Freehen, enintään 20 GB siirtoa kohden, ja aseta salasana.
4. Avaa Lisää vaihtoehtoja ja valitse tarvitsemasi asetukset: latausraja, sallitut sähköpostit tai verkkotunnukset, NDA tai vain katselu.
5. Lähetä linkki sähköpostilla, jolloin saat kirjauksen siitä, kenelle se meni, ja valitse sähköposti-ilmoitus latauksesta.
6. Kerro salasana erikseen, esimerkiksi puhelimessa tai tekstiviestillä.
7. Siivoa jälkesi. Kun asiakas vahvistaa saaneensa tiedostot, poista siirto tai anna sen vanhentua, kun 1 päivä on kulunut.

• Henkilökohtaiset linkit. Anna jokaiselle asiakkaan puolella oma linkki, jotta näet, kuka latasi, ja voit kytkeä yhden henkilön pois vaikuttamatta muihin.
• NDA ennen latausta. Vaadi allekirjoitus ennen kuin mitään voi avata, ja molemmat osapuolet saavat PDF-todistuksen.
• Vain katselu. Luonnoksille ja vedoksille vain katselu -linkit piilottavat latauspainikkeen ja lisäävät jokaiseen esikatseluun katsojan sähköpostiosoitteen vesileimaksi.
• Rajat ja säännöt. Rajoita latauksia, aseta avaamis- ja sulkemisajat ja salli vain tietyt maat, jos se vastaa sopimustasi.
• Todiste eheydestä. Jokaisesta tiedostosta näytetään SHA-256-tarkistussumma, joten asiakas voi varmistaa kopionsa olevan identtinen.
• Tiedostojen kerääminen takaisin. Tiedostopyyntö tarkistuslistalla ja määräpäivällä antaa jokaiselle asiakkaalle henkilökohtaisen lähetyslinkin ja muistuttaa heitä, jolloin dokumentit eivät saavu sähköpostitse.
• Roolit henkilöstöllesi. Tiimissä muokkaajat hallitsevat kaikkien asiakaslinkkejä, tarkastajat vain tarkistavat saapuvat tiedostot, ja tapahtumaloki kirjaa, kuka teki mitä. Katso myös kirjanpitäjät ja juristit.

• Sopikaa kanavasta. Kerro asiakkaille, miten tiedostot saapuvat, jotta he tunnistavat väärennetyn linkin postilaatikossaan.
• Käytä selkeitä tiedostonimiä, joissa on projekti, versio ja päivämäärä, jottei kukaan lataa väärää luonnosta.
• Pidä oma tilisi turvassa. Jos käytät täällä ilmaista tiliä, ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön, koska tilillä on siirtoluettelosi.
• Älä käytä samoja salasanoja eri asiakkaille tai projekteille.
• Käytä pitkissä projekteissa oikeaa työkalua. Kuukausia kestävään edestakaiseen työhön jaettu kansio Google Drivessa, OneDrivessa tai Dropboxissa nimettyjen tilien käyttöoikeuksin tai erillinen asiakasportaali voi sopia paremmin kuin sarja siirtoja.

Video- ja kuvatoimituksissa tiedostot saapuvat alkuperäisessä laadussa ilman pakkausta, millä on merkitystä, kun asiakkaat muokkaavat tai tulostavat niitä. Jos tarvitset hyväksyntöjä, asiakkaan hyväksyntä antaa asiakkaiden valita suosikit, kommentoida videon tarkkaa sekuntia ja hyväksyä tai pyytää muutoksia. Lisää toimitusrutiineista: videon lähettäminen asiakkaalle.

• Onko tämä lopullinen, hyväksytty versio, ja onko mukana vahingossa jotain toisen asiakkaan luottamuksellista?
• Onko salasana asetettu, ja tiedätkö, miten kerrot sen?
• Onko voimassaoloaika asiakkaalle riittävän pitkä mutta ei tarpeettoman pitkä?
• Pitäisikö linkin toimia vain asiakkaan sähköpostiosoitteille tai yrityksen verkkotunnukselle?
• Haluatko tietää, milloin se ladataan?

Näihin vastaaminen vie minuutin ja estää useimmat myöhemmin harmia aiheuttavat virheet.

Asiakkaat suhtautuvat odottamattomiin linkkeihin aiheellisesti varoen. Lyhyt, selkeä viesti auttaa heitä luottamaan toimitukseen ja tietämään, mitä tehdä:

Hei, tässä projektin lopulliset tiedostot. Alla oleva linkki toimii lataussivulla näkyvään päivämäärään asti. Saat salasanan erikseen tekstiviestillä. Jos jokin ei aukea, vastaa tähän sähköpostiin, niin lähetän sen uudelleen.

Kun lähetät sivustolta sähköpostilla, viestisi kulkee linkin mukana, ja voit lähettää sähköpostin uudelleen Siirrot-sivulta, jos se katoaa. Voit myös lähettää tallennetulle ryhmälle asiakasyhteyshenkilöitä yhdellä kertaa.

• Täytyykö minun asentaa jotain? Ei. Tiedostot latautuvat missä tahansa nykyaikaisessa selaimessa.
• Miksi minun täytyy vahvistaa sähköpostini? Jos rajasit linkin tiettyihin sähköposteihin tai pyysit NDA:ta, asiakas vahvistaa osoitteensa lyhyellä koodilla, jotta tiedät, kuka latasi.
• Voinko ladata myöhemmin? Kunnes linkki vanhenee. Jos asiakas tarvitsee lisää aikaa, voit jatkaa voimassaoloa.
• Onko tiedosto ehjä? Asiakas voi verrata sen SHA-256-tarkistussummaa lataussivulla näkyvään.