Så delar du stora filer säkert med kunder

De flesta problem med kundfiler är inga dramatiska intrång. Det är vardagliga misstag: en länk som vidarebefordras till fel person, en delad mapp som står öppen i åratal, ett lösenord som skickas i samma mejl som länken eller ett utkast som laddas ned av någon som aldrig skulle ha sett det. Goda vanor och rätt länkinställningar förhindrar de flesta av dem.

Det hjälper också att vara tydlig med vilken skyddsnivå en fil behöver. En färdig bröllopsfilm och en opublicerad produktdesign kräver olika inställningar.

Kontrollera också ditt avtal. Vissa kunder har regler för hur deras filer lagras, var de får laddas ned och hur länge de sparas. Om ett avtal anger en viss plattform eller kräver end-to-end-kryptering, följ det, även om en annan metod vore smidigare. Om du är osäker, fråga kunden vilken metod hen föredrar innan du skickar något.

Överföringar här använder HTTPS under överföringen och raderas när de upphör, men end-to-end-kryptering erbjuds inte. Vår säkerhetsöversikt förklarar exakt vad som erbjuds och inte.

1. Förbered filerna. Ta bort sådant kunden inte behöver, som gamla versioner, och rensa dold data från bilder och PDF:er med de kostnadsfria verktygen för att ta bort bildmetadata och ta bort PDF-metadata.
2. Kryptera om det är mycket känsligt. Lägg filerna i en lösenordsskyddad ZIP-fil eller använd ditt eget krypteringsverktyg.
3. Ladda upp på Share Large Files Free, upp till 20 GB per överföring, och ange ett lösenord.
4. Öppna Fler alternativ och välj de kontroller du behöver: en nedladdningsgräns, tillåtna e-postadresser eller domäner, en NDA eller endast visning.
5. Skicka länken via e-post så att du har en logg över vem den gick till, och kryssa i alternativet att få ett mejl när den laddas ned.
6. Dela lösenordet separat, till exempel per telefon eller sms.
7. Städa upp. När kunden bekräftar att hen har filerna raderar du överföringen eller låter den upphöra efter 1 dag.

• Personliga länkar. Ge varje person hos kunden en egen länk, så att du ser vem som laddade ned och kan stänga av en person utan att påverka de andra.
• NDA före nedladdning. Kräv en signatur innan något kan öppnas, med ett PDF-intyg för båda parter.
• Endast visning. För utkast och korrektur döljer länkar för endast visning nedladdningsknappen och vattenmärker varje förhandsvisning med mottagarens e-post.
• Gränser och regler. Begränsa nedladdningar, ange tider för öppning och stängning och tillåt bara vissa länder om det stämmer med ditt avtal.
• Bevis på oförändrade filer. Varje fil visar en SHA-256-kontrollsumma, så att kunden kan bekräfta att kopian är identisk.
• Samla in filer tillbaka. En filbegäran med checklista och slutdatum ger varje kund en personlig uppladdningslänk och påminner dem, i stället för att dokument kommer in via e-post.
• Roller för din personal. I ett team hanterar redigerare allas kundlänkar medan granskare bara kontrollerar inkommande filer, och en aktivitetslogg registrerar vem som gjorde vad. Se även redovisningskonsulter och jurister.

• Kom överens om kanalen. Berätta för kunderna hur filerna kommer att skickas, så att de kan upptäcka en falsk länk i inkorgen.
• Använd tydliga filnamn med projekt, version och datum, så att ingen laddar ned fel utkast.
• Skydda ditt eget konto. Om du använder ett gratis konto här, slå på tvåstegsverifiering, eftersom det innehåller din lista över överföringar.
• Återanvänd inte lösenord mellan kunder eller projekt.
• Använd rätt verktyg för långa projekt. För månader av fram och tillbaka kan en delad mapp i Google Drive, OneDrive eller Dropbox med åtkomst begränsad till namngivna konton, eller en särskild kundportal, passa bättre än en rad överföringar.

För leveranser av video och bilder kommer filerna fram i originalkvalitet utan komprimering, vilket spelar roll när kunderna ska redigera eller trycka dem. Om du behöver godkännanden låter kundgranskning kunderna välja favoriter, kommentera på exakt sekund i en video och godkänna eller begära ändringar. Mer om leveransrutiner finns i skicka video till en kund.

• Är detta den slutliga, godkända versionen, och har något som är konfidentiellt för en annan kund kommit med av misstag?
• Är ett lösenord inställt, och vet du hur du ska dela det?
• Räcker giltighetstiden för kunden, utan att vara längre än nödvändigt?
• Ska länken bara fungera för kundens e-postadresser eller företagsdomän?
• Vill du veta när den laddas ned?

Att besvara detta tar en minut och förhindrar de flesta misstag som ställer till problem senare.

Kunder är med rätta försiktiga med oväntade länkar. En kort, tydlig hälsning hjälper dem att lita på leveransen och veta vad de ska göra:

Hej! Här är de slutliga filerna för projektet. Länken nedan fungerar till det datum som visas på nedladdningssidan. Lösenordet får du separat via sms. Om något inte går att öppna kan du svara på det här mejlet så skickar jag det igen.

När du skickar via e-post från webbplatsen följer ditt meddelande med länken, och du kan skicka om mejlet från sidan Överföringar om det försvinner. Du kan också skicka till en sparad grupp av kundkontakter i ett steg.

• Måste jag installera något? Nej. Filerna laddas ned i valfri modern webbläsare.
• Varför måste jag bekräfta min e-post? Om du har begränsat länken till vissa e-postadresser eller bett om en NDA bekräftar kunden sin adress med en kort kod så att du vet vem som laddade ned.
• Kan jag ladda ned senare? Tills länken upphör. Om kunden behöver mer tid kan du förlänga den.
• Är filen komplett? Kunden kan jämföra dess SHA-256-kontrollsumma med den som visas på nedladdningssidan.