Slik deler du store filer trygt med kunder

De fleste problemer med kundefiler er ikke dramatiske hackerangrep. Det er hverdagsglipp: en lenke videresendt til feil person, en delt mappe som står åpen i årevis, et passord sendt i samme e-post som lenken, eller et utkast lastet ned av noen som aldri skulle ha sett det. Gode vaner og riktige lenkeinnstillinger forhindrer de fleste av dem.

Det hjelper også å være klar over hvilket beskyttelsesnivå en fil trenger. En ferdig bryllupsfilm og et upublisert produktdesign krever forskjellige innstillinger.

Sjekk også kontrakten. Noen kunder har regler for hvordan filene deres lagres, hvor de kan lastes ned, og hvor lenge de beholdes. Hvis en kontrakt nevner en bestemt plattform eller krever ende-til-ende-kryptering, følger du den, selv om en annen metode ville vært mer praktisk. Er du i tvil, spør kunden hvilken metode de foretrekker før du sender noe.

Overføringer her bruker HTTPS under overføring og slettes når de utløper, men ende-til-ende-kryptering tilbys ikke. Sikkerhetsoversikten vår forklarer nøyaktig hva som tilbys og ikke.

1. Forbered filene. Fjern alt kunden ikke trenger, for eksempel gamle versjoner, og fjern skjulte data fra bilder og PDF-er med de gratis verktøyene Fjern bildemetadata og Fjern PDF-metadata.
2. Krypter hvis det er svært sensitivt. Legg filene i en passordbeskyttet ZIP eller bruk ditt eget krypteringsverktøy.
3. Last opp på Share Large Files Free, opptil 20 GB per overføring, og angi et passord.
4. Åpne Flere alternativer og velg kontrollene du trenger: en nedlastingsgrense, tillatte e-postadresser eller domener, en NDA eller kun visning.
5. Send lenken på e-post, så du har oversikt over hvem den gikk til, og kryss av for å få e-post når den lastes ned.
6. Gi passordet separat, for eksempel på telefon eller SMS.
7. Rydd opp. Når kunden bekrefter at de har filene, sletter du overføringen eller lar den utløpe etter 1 dag.

• Personlige lenker. Gi hver person hos kunden sin egen lenke, slik at du ser hvem som lastet ned, og kan slå av én person uten å påvirke de andre.
• NDA før nedlasting. Krev en signatur før noe kan åpnes, med et PDF-sertifikat til begge parter.
• Kun visning. For utkast og prøver skjuler lenker med kun visning nedlastingsknappen og setter seerens e-postadresse som vannmerke på hver forhåndsvisning.
• Grenser og regler. Begrens nedlastinger, angi tidspunkter for åpning og stenging, og tillat bare bestemte land hvis det samsvarer med kontrakten.
• Bevis på at filen er uendret. Hver fil viser en SHA-256-sjekksum, slik at kunden kan bekrefte at kopien er identisk.
• Samle inn filer tilbake. En filforespørsel med sjekkliste og frist gir hver kunde en personlig opplastingslenke og påminner dem, i stedet for at dokumenter kommer på e-post.
• Roller for de ansatte. I et team administrerer redaktører alles kundelenker, mens kontrollører bare sjekker innkommende filer, og en aktivitetslogg viser hvem som gjorde hva. Se også regnskapsførere og advokater.

• Bli enige om kanalen. Fortell kundene hvordan filene kommer, så de kan oppdage en falsk lenke i innboksen.
• Bruk tydelige filnavn med prosjekt, versjon og dato, så ingen laster ned feil utkast.
• Hold din egen konto trygg. Hvis du bruker en gratis konto her, slår du på totrinnsbekreftelse, fordi den inneholder listen over overføringene dine.
• Ikke gjenbruk passord på tvers av kunder eller prosjekter.
• Bruk riktig verktøy til lange prosjekter. For måneder med frem og tilbake kan en delt mappe i Google Disk, OneDrive eller Dropbox med tilgang begrenset til navngitte kontoer, eller en egen kundeportal, passe bedre enn en rekke overføringer.

For leveranser av video og bilder kommer filene frem i originalkvalitet uten komprimering, noe som betyr mye når kundene skal redigere eller trykke dem. Trenger du godkjenninger, lar kundegodkjenning kundene velge favoritter, kommentere på et nøyaktig sekund i en video og godkjenne eller be om endringer. Mer om leveranserutiner finner du i sende video til en kunde.

• Er dette den endelige, godkjente versjonen, og er noe som er konfidensielt for en annen kunde, tatt med ved en feil?
• Er det satt et passord, og vet du hvordan du skal gi det videre?
• Er utløpet langt nok for kunden, men ikke lenger enn nødvendig?
• Bør lenken bare fungere for kundens e-postadresser eller firmadomene?
• Vil du vite når den lastes ned?

Å svare på disse tar et minutt og forhindrer de fleste feilene som skaper problemer senere.

Kunder er med god grunn forsiktige med uventede lenker. En kort, tydelig beskjed hjelper dem å stole på leveransen og vite hva de skal gjøre:

Hei, her er de endelige filene for prosjektet. Lenken nedenfor virker frem til datoen som vises på nedlastingssiden. Du får passordet separat på SMS. Hvis noe ikke åpnes, svarer du på denne e-posten, så sender jeg det på nytt.

Når du sender på e-post fra nettstedet, følger meldingen din med lenken, og du kan sende e-posten på nytt fra siden Overføringer hvis den blir borte. Du kan også sende til en lagret gruppe av kontakter hos kunden i ett trinn.

• Må jeg installere noe? Nei. Filene lastes ned i en hvilken som helst moderne nettleser.
• Hvorfor må jeg bekrefte e-posten min? Hvis du har begrenset lenken til bestemte e-postadresser eller bedt om en NDA, bekrefter kunden adressen sin med en kort kode, slik at du vet hvem som lastet ned.
• Kan jeg laste ned senere? Frem til lenken utløper. Hvis de trenger mer tid, kan du forlenge den.
• Er filen komplett? De kan sammenligne SHA-256-sjekksummen med den som vises på nedlastingssiden.