Slik samler du inn filer fra flere personer før en frist

En vanlig forespørselslenke holder når én person sender deg en mappe. Så snart flere personer skylder deg flere ting hver, må du vite hvem som har sendt hva. Det er det sjekkliste, frist og personer er til for.

• En lærer som samler inn én oppgave fra hver av 35 elever (se samle inn oppgaver).
• En regnskapsfører som henter kontoutskrifter og kvitteringer fra hver kunde hver måned (se samle inn dokumenter fra kunder).
• HR som samler legitimasjon, adressebevis og signert tilbudsbrev fra nyansatte (se onboardingdokumenter).
• Et arrangement eller en konkurranse som samler inn foto- og videobidrag innen en sluttdato.

1. På opplastingssiden velger du Be om filer. Hvis du vil, velger du en ferdig mal under Start fra.
2. Fyll inn E-postadressen din (filene sendes hit), Hva trenger du? og en valgfri Melding til avsenderen.
3. Åpne Sjekkliste, frist og personer. Trykk Legg til et punkt for hver ting du trenger, for eksempel «Kontoutskrifter» eller «Legitimasjon». Merk hvert punkt som påkrevd eller valgfritt, og velg filtype: hvilken som helst fil, PDF, dokument, regneark, bilde eller skanning, video, lyd, ZIP eller presentasjon.
4. Angi en Frist (valgfritt). Den angis i din egen lokale tid. Under Etter fristen velger du Godta fortsatt filer, merket som sene eller Slutt å ta imot filer.
5. Under Personer du trenger filer fra (valgfritt) limer du inn én person per linje: navn og e-post, som Priya Shah priya@example.com.
6. La Send hver person lenken sin på e-post nå og Påminn dem som ikke har sendt alt være krysset av, eller fjern krysset for å sende lenkene selv.
7. Trykk Opprett forespørselslenke og bekreft e-postadressen din med den 6-sifrede koden (hoppes over hvis du er logget inn med den adressen).

Opptil 20 punkter i sjekklisten og 200 personer får plass i én forespørsel.

Den personlige lenken åpner en side med forespørselen din, meldingen din, fristen og en liste Hva du skal sende. Det står Sender som med navnet deres, så de slipper å skrive det. De legger til filer, krysser av for hvilke punkter i sjekklisten filene gjelder, og trykker Send filer. Ingen konto, app eller kode trengs. Hvis fristen har passert og du valgte å slutte å ta imot filer, står det på siden; ellers godtas sene filer og merkes Sen.

Den private administrasjonslenken din (som også sendes deg på e-post) viser en tabell Hvem har sendt hva: én rad per person, én kolonne per punkt i sjekklisten, og hvor mange som er ferdige.

• Godkjenn, Be om på nytt eller Avvis hver fil. Be om på nytt og Avvis tar en kort merknad, som sendes til personen på e-post; de sender filen på nytt via samme lenke.
• Påminn alle som mangler noe sender e-post bare til dem som fortsatt skylder et påkrevd punkt.
• Legg til personer senere, eller Kopier lenken deres for å sende den på WhatsApp selv.
• Last ned som CSV eksporterer tabellen til et regneark eller en protokoll.
• Steng forespørselen stopper nye opplastinger med en gang.

Hver opplasting kommer også til innboksen din som en e-post med nedlastingslenke, som enhver overføring. Mottatte filer lagres i 1 dag, så last dem ned i tide.

• Automatiske påminnelser sendes 3 dager før, 1 dag før og på fristdagen, bare til dem som ikke har sendt alt som er påkrevd. De krever en frist og en liste over personer.
• Gjentas: velg Hver uke eller Hver måned, så starter en ny runde med neste frist når fristen passerer. Alle får beskjed, og tabellen starter på nytt for den nye runden.
• Maler: de innebygde dekker en oppgave, dokumenter til jobbsøknad, onboarding av nyansatte, dokumenter til månedsavslutning, foto- eller videobidrag og en ukesrapport. Skriv inn et navn under Lagre som mal for å gjenbruke dine egne innstillinger; de vises under Start fra når du er logget inn med samme e-postadresse.

Meera driver et lite designkurs. Hun starter fra malen Foto- eller videobidrag, gir den nytt navn, «Avsluttende portefølje», legger til to punkter (Portefølje-PDF, påkrevd; Prosessvideo, valgfritt), setter fristen til fredag kl. 18 og limer inn de 24 studentene sine. Onsdag er 15 rader grønne. Påminnelsene går ut av seg selv; fredag morgen trykker hun Påminn alle som mangler noe én gang til. To PDF-er er uskarpe skanninger, så hun trykker Be om på nytt med merknaden «Eksporter fra InDesign, ikke et telefonbilde». Lørdag er alle radene ferdige, og hun laster ned CSV-filen til karakterarket sitt.

I et team kan administratorer og redaktører åpne og administrere et medlems filforespørsler, og rollen Kontrollør finnes for dem som bare sjekker det som kommer inn: de godkjenner, ber om på nytt eller avviser filer uten å kunne sende noe selv. Forespørsler vises under Filforespørsler på teamsiden.

• Hver opplasting kan være opptil 20 GB. En person kan sende flere opplastinger via samme lenke.
• Filtypen for et punkt i sjekklisten sjekkes ut fra filendelsen, så en fil med nytt navn kan likevel slippe gjennom. Gå gjennom filene før du stoler på dem.
• Alle som har den generelle forespørselslenken, kan laste opp. Personlige lenker knytter opplastinger til en person; hold den generelle lenken for deg selv hvis du bare vil ha navngitte personer.
• Filene lagres ikke i en permanent mappe for deg. Last ned det du trenger før de utløper.