Cum colectați fișiere de la mai multe persoane înainte de un termen

Un simplu link de solicitare ajunge când o singură persoană vă trimite un folder. De îndată ce mai multe persoane vă datorează fiecare mai multe lucruri, trebuie să știți cine ce a trimis. Pentru asta există opțiunile de listă, termen și persoane.

• Un profesor care colectează câte o temă de la fiecare dintre cei 35 de elevi (vedeți colectarea temelor).
• Un contabil care primește lunar extrase bancare și bonuri de la fiecare client (vedeți colectarea documentelor de la clienți).
• Departamentul de HR care strânge actul de identitate, o dovadă de adresă și oferta de angajare semnată de la noii angajați (vedeți documentele de angajare).
• Un eveniment sau un concurs care colectează fotografii și videoclipuri înscrise până la o dată de închidere.

1. Pe pagina de încărcare, alegeți Solicită fișiere. Dacă doriți, selectați un șablon gata făcut la Pornește de la.
2. Completați E-mailul dumneavoastră (fișierele sunt trimise aici), De ce aveți nevoie? și, opțional, un Mesaj pentru expeditor.
3. Deschideți Listă, termen și persoane. Apăsați Adaugă un element pentru fiecare lucru de care aveți nevoie, de exemplu „Extrase bancare” sau „Act de identitate”. Marcați fiecare element ca obligatoriu sau opțional și alegeți tipul de fișier: orice fișier, PDF, document, foaie de calcul, fotografie sau scanare, video, audio, ZIP sau prezentare.
4. Setați un Termen limită (opțional). Se introduce în ora dumneavoastră locală. La După termenul limită, alegeți Acceptă în continuare fișiere, marcate ca întârziate sau Nu mai accepta fișiere.
5. La Persoanele de la care aveți nevoie de fișiere (opțional), lipiți câte o persoană pe rând: un nume și un e-mail, de exemplu Priya Shah priya@example.com.
6. Lăsați bifate Trimite acum fiecărei persoane linkul său prin e-mail și Trimite memento celor care nu au trimis tot sau debifați-le pentru a trimite chiar dumneavoastră linkurile.
7. Apăsați Creează link de solicitare și confirmați-vă e-mailul cu codul din 6 cifre (pasul se sare dacă sunteți autentificat cu acea adresă).

Într-o solicitare încap până la 20 de elemente în listă și 200 de persoane.

Linkul personal deschide o pagină cu solicitarea, mesajul dumneavoastră, termenul limită și o listă Ce trebuie trimis. Scrie Trimiteți ca și numele persoanei, așa că nu trebuie să-l tasteze. Persoana adaugă fișierele, bifează pentru ce elemente din listă sunt și apasă Trimite fișierele. Nu este nevoie de cont, de aplicație sau de cod. Dacă termenul a trecut și ați ales să nu mai acceptați fișiere, pagina spune acest lucru; altfel, fișierele întârziate sunt acceptate și marcate Întârziat.

Linkul privat de gestionare (trimis și pe e-mail) afișează un tabel Cine ce a trimis: un rând pentru fiecare persoană, o coloană pentru fiecare element din listă și numărul persoanelor care au trimis tot.

• Aprobați, cereți din nou sau respingeți fiecare fișier. Cere din nou și Respinge au nevoie de o notă scurtă, trimisă prin e-mail persoanei; aceasta trimite fișierul din nou prin același link.
• Amintește tuturor celor cărora le lipsește ceva trimite e-mail doar celor care încă datorează un element obligatoriu.
• Adaugă persoane mai târziu sau Copiază linkul lor pentru a-l trimite chiar dumneavoastră pe WhatsApp.
• Descarcă CSV exportă tabelul pentru o foaie de calcul sau o evidență.
• Închide solicitarea oprește imediat încărcările noi.

Fiecare încărcare ajunge și în inbox ca e-mail cu un link de descărcare, ca orice transfer. Fișierele primite sunt păstrate timp de 1 zi, așa că descărcați-le la timp.

• Mementourile automate pleacă cu 3 zile înainte, cu o zi înainte și în ziua termenului, doar către persoanele care nu au trimis tot ce este obligatoriu. Au nevoie de un termen limită și de o listă de persoane.
• Se repetă: alegeți În fiecare săptămână sau În fiecare lună, iar când trece termenul începe o rundă nouă cu următorul termen. Toată lumea este anunțată, iar tabelul o ia de la capăt pentru noua rundă.
• Șabloane: cele predefinite acoperă o temă, documentele pentru o candidatură, documentele de angajare, documentele contabile de final de lună, înscrieri cu fotografii sau videoclipuri și un raport săptămânal. Scrieți un nume la Salvează ca șablon pentru a vă refolosi setările; apar la Pornește de la când sunteți autentificat cu același e-mail.

Meera ține un mic curs de design. Pornește de la șablonul Înscrieri cu fotografii sau videoclipuri, îl redenumește „Portofoliu final”, adaugă două elemente (Portofoliu PDF, obligatoriu; Video cu procesul de lucru, opțional), setează termenul vineri la ora 18 și lipește cei 24 de cursanți. Miercuri, 15 rânduri sunt verzi. Mementourile pleacă singure; vineri dimineață mai apasă o dată Amintește tuturor celor cărora le lipsește ceva. Două PDF-uri sunt scanări neclare, așa că apasă Cere din nou cu nota „Vă rog exportați din InDesign, nu fotografiați cu telefonul”. Până sâmbătă, fiecare rând este complet și descarcă CSV-ul pentru foaia de note.

Într-o echipă, administratorii și editorii pot deschide și administra solicitările de fișiere ale unui membru, iar rolul Recenzent există pentru cei care doar verifică ce sosește: aprobă, cer din nou sau resping fișiere fără să poată trimite ei înșiși ceva. Solicitările apar la Solicitări de fișiere pe pagina echipei.

• Fiecare încărcare poate avea până la 20 GB. O persoană poate trimite mai multe încărcări prin același link.
• Tipul de fișier al unui element din listă este verificat după extensie, așa că un fișier redenumit poate trece totuși. Verificați fișierele înainte să vă bazați pe ele.
• Oricine are linkul general de solicitare poate încărca. Linkurile personale asociază încărcările cu o persoană; păstrați linkul general pentru dumneavoastră dacă doriți doar persoane nominalizate.
• Fișierele nu sunt stocate pentru dumneavoastră într-un folder permanent. Descărcați ce vă trebuie înainte să expire.