Jak zebrać pliki od wielu osób przed terminem

Zwykły link z prośbą wystarczy, gdy jedna osoba wysyła Ci folder. Gdy jednak kilka osób jest Ci winnych po kilka rzeczy, musisz wiedzieć, kto co wysłał. Do tego służą opcje listy, terminu i osób.

• Nauczyciel zbierający jedno zadanie od każdego z 35 uczniów (zobacz zbieranie prac od uczniów).
• Księgowy odbierający co miesiąc wyciągi bankowe i paragony od każdego klienta (zobacz zbieranie dokumentów od klientów).
• Dział HR zbierający od nowych pracowników dokument tożsamości, potwierdzenie adresu i podpisaną ofertę pracy (zobacz dokumenty do onboardingu).
• Wydarzenie lub konkurs zbierające zgłoszenia ze zdjęciami i filmami do określonej daty.

1. Na stronie przesyłania wybierz Poproś o pliki. Jeśli chcesz, wybierz gotowy szablon w sekcji Zacznij od.
2. Wypełnij Twój e-mail (tu trafią pliki), Czego potrzebujesz? i opcjonalnie Wiadomość dla nadawcy.
3. Otwórz Lista, termin i osoby. Kliknij Dodaj pozycję dla każdej potrzebnej rzeczy, np. „Wyciągi bankowe” lub „Dokument tożsamości”. Oznacz każdą pozycję jako wymaganą lub opcjonalną i wybierz rodzaj pliku: dowolny plik, PDF, dokument, arkusz, zdjęcie lub skan, wideo, audio, ZIP lub prezentacja.
4. Ustaw Termin (opcjonalnie). Wpisujesz go w swoim czasie lokalnym. W sekcji Po terminie wybierz Nadal przyjmuj pliki, oznaczone jako spóźnione lub Przestań przyjmować pliki.
5. W polu Osoby, od których potrzebujesz plików (opcjonalnie) wklej jedną osobę w wierszu: imię i e-mail, np. Priya Shah priya@example.com.
6. Zostaw zaznaczone Wyślij teraz każdemu jego link e-mailem i Przypominaj osobom, które nie wysłały wszystkiego albo je odznacz, żeby samemu wysłać linki.
7. Kliknij Utwórz link do prośby i potwierdź swój e-mail 6-cyfrowym kodem (pomijane, jeśli jesteś zalogowany na ten adres).

Jedna prośba mieści do 20 pozycji listy i 200 osób.

Jej osobisty link otwiera stronę z Twoją prośbą, wiadomością, terminem i listą Co wysłać. Widnieje tam Wysyłasz jako z jej imieniem, więc nie musi go wpisywać. Dodaje pliki, zaznacza, do których pozycji listy należą, i klika Wyślij pliki. Nie potrzeba konta, aplikacji ani kodu. Jeśli termin minął, a Ty wybrałeś wstrzymanie przyjmowania plików, strona to komunikuje; w przeciwnym razie spóźnione pliki są przyjmowane i oznaczane jako Spóźnione.

Twój prywatny link do zarządzania (wysłany też e-mailem) pokazuje tabelę Kto co wysłał: wiersz dla każdej osoby, kolumnę dla każdej pozycji listy oraz liczbę osób, które wysłały komplet.

• Zatwierdź, Poproś ponownie lub Odrzuć każdy plik. Poproś ponownie i Odrzuć przyjmują krótką uwagę, która trafia e-mailem do tej osoby; wysyła ona plik ponownie przez ten sam link.
• Przypomnij wszystkim, którym czegoś brakuje wysyła e-mail tylko do osób, które wciąż nie wysłały wymaganej pozycji.
• Później możesz Dodać osoby albo Skopiować link danej osoby, żeby samemu wysłać go przez WhatsApp.
• Pobierz jako CSV eksportuje tabelę do arkusza lub dziennika.
• Zamknij prośbę od razu blokuje nowe przesyłki.

Każda przesyłka trafia też do Twojej skrzynki jako e-mail z linkiem do pobrania, jak każdy transfer. Odebrane pliki są przechowywane przez 1 dzień, więc pobierz je na czas.

• Automatyczne przypomnienia wychodzą 3 dni przed terminem, 1 dzień przed i w dniu terminu, tylko do osób, które nie wysłały wszystkiego, co wymagane. Potrzebują terminu i listy osób.
• Powtarzanie: wybierz Co tydzień lub Co miesiąc, a gdy minie termin, zacznie się nowa runda z kolejnym terminem. Wszyscy dostają powiadomienie, a tabela zaczyna się od nowa dla nowej rundy.
• Szablony: wbudowane obejmują zadanie, dokumenty rekrutacyjne, onboarding nowego pracownika, dokumenty na koniec miesiąca, zgłoszenia zdjęć lub filmów i raport tygodniowy. Wpisz nazwę w polu Zapisz jako szablon, żeby ponownie użyć własnych ustawień; pojawią się w sekcji Zacznij od, gdy zalogujesz się na ten sam e-mail.

Meera prowadzi mały kurs projektowania. Zaczyna od szablonu Zgłoszenia zdjęć lub filmów, zmienia jego nazwę na „Portfolio końcowe”, dodaje dwie pozycje (Portfolio w PDF, wymagane; Film z procesu, opcjonalnie), ustawia termin na piątek na 18:00 i wkleja 24 kursantów. W środę 15 wierszy jest zielonych. Przypomnienia wychodzą same; w piątek rano jeszcze raz klika Przypomnij wszystkim, którym czegoś brakuje. Dwa PDF-y to rozmazane skany, więc klika Poproś ponownie z uwagą „Wyeksportuj z InDesign, a nie zdjęciem z telefonu”. W sobotę każdy wiersz jest kompletny, a ona pobiera CSV do arkusza ocen.

W zespole administratorzy i edytorzy mogą otwierać prośby o pliki członków i nimi zarządzać, a rola Recenzent jest przeznaczona dla osób, które tylko sprawdzają, co przychodzi: zatwierdzają, proszą ponownie lub odrzucają pliki, ale same nie mogą niczego wysyłać. Prośby pojawiają się w sekcji Prośby o pliki na stronie zespołu.

• Każda przesyłka może mieć do 20 GB. Jedna osoba może wysłać kilka przesyłek przez ten sam link.
• Typ pliku przy pozycji listy jest sprawdzany po rozszerzeniu, więc plik ze zmienioną nazwą może się prześlizgnąć. Przejrzyj pliki, zanim na nich polegasz.
• Każdy, kto ma ogólny link z prośbą, może przesyłać pliki. Linki osobiste przypisują przesyłki do osób; jeśli chcesz tylko konkretnych osób, zachowaj ogólny link dla siebie.
• Pliki nie są dla Ciebie przechowywane w stałym folderze. Pobierz, czego potrzebujesz, zanim wygasną.