Jak co miesiąc zbierać dokumenty od klientów

• Księgowi i biura rachunkowe zbierający dokumenty na koniec miesiąca od małych firm. Zobacz też udostępnianie plików dla księgowych.
• Prawnicy zbierający od klientów dokumenty tożsamości, podpisane formularze i dowody przed złożeniem pisma. Zobacz udostępnianie plików dla prawników.
• Konsultanci, pośrednicy i agencje, którzy potrzebują tego samego zestawu dokumentów od wielu klientów.

1. Na stronie przesyłania wybierz Poproś o pliki i w sekcji Zacznij od wybierz Dokumenty na koniec miesiąca. Szablon dodaje cztery pozycje: Wyciągi bankowe (PDF, wymagane), Faktury sprzedaży (wymagane), Faktury zakupu i paragony (zdjęcie lub skan, wymagane) oraz Lista płac (arkusz, opcjonalnie). Ustawia też Powtarzanie na co miesiąc.
2. Dopasuj pozycje do swojej praktyki. W sprawie prawnej możesz użyć np. „Podpisana umowa o świadczenie usług (PDF)”, „Dokument tożsamości” i „Dokumenty uzupełniające (ZIP lub folder)”.
3. Ustaw Termin, np. 5. dnia miesiąca o 18:00, i wybierz, czy spóźnione pliki są nadal przyjmowane (z oznaczeniem spóźnienia), czy odrzucane.
4. Wklej klientów w polu Osoby, od których potrzebujesz plików, po jednym w wierszu, z adresem e-mail.
5. Kliknij Utwórz link do prośby. Klienci dostają link e-mailem; przypomnienia i runda na kolejny miesiąc przychodzą automatycznie.

Prostą stronę z Twoją prośbą, wiadomością, terminem i listą Co wysłać, gdzie każda pozycja jest oznaczona jako wymagana lub opcjonalna. Klient przesyła pliki z telefonu lub komputera, zaznacza, do której pozycji należy każdy plik, i klika Wyślij pliki. Bez logowania, bez aplikacji i bez hasła do zapamiętania. Strona informuje, że pliki trafiają bezpośrednio do Ciebie.

• Strona zarządzania pokazuje każdego klienta i każdą pozycję jako wysłaną, spóźnioną lub brakującą.
• Zatwierdź poprawne pliki. Poproś ponownie z uwagą, np. „W wyciągu za marzec brakuje strony 2”, albo Odrzuć niewłaściwy dokument. Klient dostaje e-mail i wysyła plik ponownie przez ten sam link.
• Przypomnij wszystkim, którym czegoś brakuje upomina się tylko u tych, którzy wciąż nie wysłali wymaganej pozycji.
• Pobierz jako CSV, żeby śledzić postępy we własnym programie lub arkuszu.

Zeskanowane wyciągi, w których musisz coś wyszukać lub skopiować kwoty, zamienisz w przeszukiwalne dokumenty darmowym narzędziem OCR PDF, działającym w przeglądarce.

Rohit, biegły rewident, ma 40 klientów – małych firm. Tworzy z szablonu jedną comiesięczną prośbę z terminem na 5. dzień miesiąca i wkleja wszystkich 40. Drugiego dnia klienci, którzy nie wysłali wszystkiego, dostają przypomnienie, czwartego kolejne, a piątego ostatnie. Szóstego dnia 34 komplety są gotowe. Trzech klientów prosi o ponowne wysłanie (zdjęcie paragonu z telefonu jest nieczytelne), a do pozostałych trzech dzwoni. Szóstego prośba sama rozpoczyna rundę na kolejny miesiąc i wszyscy dostają nowy termin.

Aby oddać gotowe sprawozdania lub projekt umowy, wyślij zwykły link z hasłem albo, w przypadku wersji roboczych, link tylko do podglądu. Jeśli klient musi najpierw zaakceptować warunki, wymagaj podpisu NDA lub umowy. Kancelaria lub biuro z kilkoma pracownikami może utworzyć zespół, żeby wspólnicy widzieli prośby wszystkich i mogli nimi zarządzać.

• Pliki są przesyłane przez HTTPS i przechowywane na naszych serwerach przez 1 dzień, po czym wygasają; nie są szyfrowane end-to-end. Zanim zdecydujesz, co zbierać w ten sposób, przeczytaj przegląd bezpieczeństwa.
• Nie deklarujemy żadnych certyfikatów ani zgodności z regulacjami. Przestrzegaj zasad swojego samorządu zawodowego dotyczących danych klientów.
• Pobierz dokumenty i zarchiwizuj je we własnym systemie; to narzędzie do zbierania, a nie archiwum.