Cum colectați lunar documente de la clienți

• Contabili și experți contabili care colectează documentele de final de lună de la clienți, firme mici. Vedeți și partajare de fișiere pentru contabili.
• Avocați care strâng acte de identitate, formulare semnate și probe de la clienți înaintea unei depuneri. Vedeți partajare de fișiere pentru avocați.
• Consultanți, brokeri și agenții care au nevoie de același set de documente de la mulți clienți.

1. Pe pagina de încărcare, alegeți Solicită fișiere și selectați Documente contabile de final de lună la Pornește de la. Se adaugă patru elemente: Extrase bancare (PDF, obligatoriu), Facturi de vânzare (obligatoriu), Facturi de achiziție și bonuri (fotografie sau scanare, obligatoriu) și Stat de plată (foaie de calcul, opțional). De asemenea, Se repetă este setat la lunar.
2. Modificați elementele după nevoile cabinetului. Pentru o cauză juridică ați putea folosi „Contract de asistență semnat (PDF)”, „Act de identitate” și „Documente justificative (ZIP sau folder)”.
3. Setați Termenul limită, de exemplu pe 5 ale lunii la ora 18, și alegeți dacă fișierele întârziate sunt acceptate în continuare (marcate ca întârziate) sau refuzate.
4. Lipiți clienții la Persoanele de la care aveți nevoie de fișiere, câte unul pe rând, cu adresa de e-mail.
5. Apăsați Creează link de solicitare. Clienții primesc linkul prin e-mail; mementourile și runda din luna următoare urmează automat.

O pagină simplă cu solicitarea, mesajul dumneavoastră, termenul limită și o listă Ce trebuie trimis, cu fiecare element marcat obligatoriu sau opțional. Clientul încarcă de pe telefon sau de pe computer, bifează pentru ce element este fiecare fișier și apasă Trimite fișierele. Fără autentificare, fără aplicație și fără parolă de reținut. Pagina îi spune că fișierele ajung direct la dumneavoastră.

• Pagina de gestionare arată fiecare client, cu fiecare element trimis, întârziat sau lipsă.
• Aprobați fișierele corecte. Cereți din nou cu o notă, de exemplu „Extrasului din martie îi lipsește pagina 2”, sau respingeți documentul greșit. Clientul primește un e-mail și îl trimite din nou prin același link.
• Amintește tuturor celor cărora le lipsește ceva îi urmărește doar pe cei care încă datorează un element obligatoriu.
• Descarcă CSV pentru a urmări progresul în propriul program de cabinet sau într-o foaie de calcul.

Extrasele scanate în care trebuie să căutați sau din care trebuie să copiați cifre pot fi făcute căutabile cu instrumentul gratuit OCR PDF, care rulează în browser.

Rohit, expert contabil, are 40 de clienți, firme mici. Creează o solicitare lunară din șablon, cu termen pe 5 ale lunii, și îi lipește pe toți cei 40. Pe 2, clienții care nu au trimis tot primesc un memento; pe 4 încă unul; pe 5 unul final. Până pe 6, 34 au trimis tot. Le cere la trei să trimită din nou (o fotografie de pe telefon a unui bon este ilizibilă) și îi sună pe ceilalți trei. Pe 6, solicitarea pornește singură runda din luna următoare și toată lumea primește noul termen.

Pentru a returna situațiile financiare finalizate sau un proiect de contract, trimiteți un link obișnuit cu parolă sau un link doar pentru vizualizare pentru ciorne. Dacă clientul trebuie să accepte mai întâi niște condiții, cereți semnarea unui NDA sau a unui acord. Un cabinet cu mai mulți angajați poate crea o echipă, ca asociații să poată vedea și administra solicitările tuturor.

• Fișierele circulă prin HTTPS și sunt stocate pe serverele noastre până expiră, după 1 zi; nu sunt criptate end-to-end. Citiți prezentarea securității înainte să decideți ce colectați astfel.
• Nu pretindem nicio certificare sau conformitate cu reglementări. Respectați regulile organizației dumneavoastră profesionale privind datele clienților.
• Descărcați și arhivați documentele în propriul sistem; acesta este un instrument de colectare, nu o arhivă.