Pe scurt: Pentru lucrările de contabilitate, încărcați declarațiile, extrasele și dosarele de audit pe Share Large Video Files (până la 20 GB per transfer), setați Cine poate deschide linkul la Oricine își confirmă e-mailul, limitați descărcările per persoană și adăugați o parolă pentru declarații. Colectați facturile și bonurile cu un link Solicită fișiere și lăsați mementourile automate să-i urmărească pe clienții care nu au descărcat. Transferurile sunt criptate în tranzit (HTTPS), nu end-to-end.
Fișierele pe care le trimit contabilii și cât de mari ajung
| Fișier | Format | Dimensiune tipică |
|---|---|---|
| Declarație fiscală sau situații financiare | 1–20 MB | |
| Un an de extrase bancare scanate | 50–500 MB | |
| Bonuri fotografiate cu telefonul, o lună | JPG, HEIC, PDF | 100 MB – 1 GB |
| Exporturi din registre și state de plată | XLSX, CSV | sub 50 MB |
| Dosar de audit cu documente de lucru | PDF, XLSX într-un folder sau ZIP | 200 MB – 5 GB |
Poate fi trimis prin e-mail sau chat?
Puteți trimite ca atașament un an de extrase scanate (circa 300 MB)?
| Aplicație | Limită | Se încadrează? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB per e-mail | Nu, trimiteți un link |
| Outlook.com | 20–25 MB per e-mail | Nu, trimiteți un link |
| WhatsApp (document) | 2 GB per fișier | Da |
| Telegram | 2 GB per fișier | Da |
| Facebook Messenger | 100 MB per fișier | Nu, trimiteți un link |
| Discord (gratuit) | 20 MB per fișier | Nu, trimiteți un link |
| Slack | 1 GB per fișier | Da |
| WeTransfer (gratuit) | 3 GB per transfer | Da |
| Share Large Video Files | 20 GB per transfer | Trimiteți linkul oriunde |
Limitele provin din tabelul nostru cu limitele de dimensiune pe aplicații, verificat cu paginile de ajutor ale fiecărui serviciu.
Un flux de lucru care funcționează
- Trimitere: încărcați declarația sau dosarul de audit (funcționează și un folder întreg). Deschideți Mai multe opțiuni, setați Cine poate deschide linkul la Oricine își confirmă e-mailul și Limite de descărcare: per persoană la 3.
- Pentru declarații și extrase, adăugați o Parolă și comunicați-o clientului la telefon sau pe chat, nu în același e-mail.
- Bifați Trimite-mi un e-mail când este descărcat și, la Reguli automate, trimiteți un memento clientului dacă nu a descărcat după câteva zile.
- Colectare: dați fiecărui client un link Solicită fișiere. Clienții încarcă scanări, PDF-uri și foi de calcul de pe telefon sau computer, fără înregistrare. Adăugați o listă (extrase bancare, facturi, bonuri) și un termen limită: elementele lipsă declanșează mementouri automate, iar o solicitare lunară pornește singură runda următoare.
- Transformați fotografiile bonurilor într-un singur PDF cu instrumentul gratuit JPG în PDF și micșorați scanările mari cu Comprimă PDF, ambele în browser.
Opțiuni recomandate
| Opțiune (în Mai multe opțiuni) | Setare | De ce |
|---|---|---|
| Cine poate deschide linkul | Oricine își confirmă e-mailul | Clientul este cine pretinde că este |
| Parolă | Activată pentru declarații și extrase | Un al doilea factor, comunicat la telefon sau pe chat |
| Limite de descărcare: per persoană | 3 | Suficient pentru client, dar nu pentru toți cei cărora le-ar redirecționa linkul |
| Trimite-mi un e-mail când este descărcat | Activat | Dovada că clientul a preluat documentul înainte de un termen |
| Reguli automate: memento | După 2 sau 3 zile | Clienții sunt urmăriți în locul dumneavoastră |
| Personalizează pagina de descărcare | Logoul și mesajul dumneavoastră | Clienții recunosc linkul ca fiind al dumneavoastră |
Deschideți pagina de încărcare cu setările „Pachet de documente pentru client” activate: clientul își confirmă e-mailul, are 3 descărcări, iar dumneavoastră primiți un e-mail când documentul este descărcat. Adăugați mai jos o parolă pentru declarațiile fiscale și extrase. Puteți modifica orice înainte de trimitere, apoi apăsați Salvează setările curente lângă Presetare pentru a păstra propria versiune pentru toți clienții.
Dovada livrării
Fiecare transfer înregistrează deschiderile și descărcările cu e-mailul confirmat al clientului, ora și dispozitivul. Exportați jurnalul ca CSV sau PDF din pagina de statistici a transferului când trebuie să arătați că o declarație a fost livrată înainte de termen. Pentru listele de documente de final de an trimise multor clienți, linkurile personale arată exact cine nu le-a deschis. Vedeți urmărirea descărcărilor.
Ce oferă și ce nu oferă
Share Large Video Files livrează fișiere; nu este programul cabinetului și nici o arhivă. Linkurile expiră și fișierele sunt șterse, așa că păstrați copiile de lucru în propriul sistem. Transferurile sunt criptate în tranzit (HTTPS), dar nu end-to-end, și nu pretindem nicio certificare sau conformitate. Respectați regulile organizației profesionale privind datele clienților. Vedeți securitatea.
Întrebări frecvente
Pot clienții încărca documente fără cont?
Da. Un link Solicită fișiere le permite să încarce de pe orice telefon sau computer.
Pot proteja cu parolă o declarație fiscală?
Da. Adăugați o parolă la trimitere și comunicați-o clientului separat, la telefon sau pe chat.
Voi ști când a descărcat-o clientul?
Da. Bifați Trimite-mi un e-mail când este descărcat; pagina Transferuri înregistrează, de asemenea, fiecare descărcare cu ora ei.
Pot trimite un an de extrase deodată?
Da. Trimiteți un folder de până la 20 GB per transfer; clientul îl poate descărca ca o singură arhivă ZIP.
Pot primi clienții mementouri automate?
Da. Setați un memento la Reguli automate, iar clienții care nu au descărcat primesc un e-mail.
Gata de trimis?
Adaugă fișierele, copiază linkul și gata. Gratuit până la 20 GB, fără cont.
Trimite fișiere gratuit