En bref: Pour les travaux comptables, importez déclarations, relevés et dossiers de révision sur Share Large Video Files (jusqu'à 20 GB par transfert), réglez Qui peut ouvrir le lien sur Toute personne qui confirme son e-mail, limitez les téléchargements par personne et ajoutez un mot de passe pour les déclarations. Recueillez factures et justificatifs avec un lien Demander des fichiers, et laissez les relances automatiques s'occuper des clients qui n'ont pas téléchargé. Les transferts sont chiffrés pendant le transit (HTTPS), pas de bout en bout.
Les fichiers envoyés par les comptables, et leur taille
| Fichier | Format | Taille habituelle |
|---|---|---|
| Déclaration fiscale ou comptes annuels | 1 à 20 Mo | |
| Une année de relevés bancaires scannés | 50 à 500 Mo | |
| Justificatifs photographiés au téléphone, un mois | JPG, HEIC, PDF | 100 Mo à 1 Go |
| Exports du grand livre et de la paie | XLSX, CSV | moins de 50 Mo |
| Dossier de révision avec feuilles de travail | PDF, XLSX dans un dossier ou un ZIP | 200 Mo à 5 Go |
Est-ce que ça passe par e-mail ou messagerie ?
Peut-on envoyer une année de relevés scannés (environ 300 Mo) en pièce jointe ?
| App | Limite | Ça passe ? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 Mo par e-mail | Non, envoyez un lien |
| Outlook.com | 20 à 25 Mo par e-mail | Non, envoyez un lien |
| WhatsApp (document) | 2 Go par fichier | Oui |
| Telegram | 2 Go par fichier | Oui |
| Facebook Messenger | 100 Mo par fichier | Non, envoyez un lien |
| Discord (gratuit) | 20 Mo par fichier | Non, envoyez un lien |
| Slack | 1 Go par fichier | Oui |
| WeTransfer (gratuit) | 3 Go par transfert | Oui |
| Share Large Video Files | 20 GB par transfert | Envoyez le lien où vous voulez |
Limites issues de notre tableau des limites de taille de fichier par application, vérifiées sur les pages d'aide de chaque service.
Une méthode qui fonctionne
- Envoi : importez la déclaration ou le dossier de révision (un dossier entier fonctionne). Ouvrez Plus d'options, réglez Qui peut ouvrir le lien sur Toute personne qui confirme son e-mail et Limites de téléchargement : par personne sur 3.
- Pour les déclarations et les relevés, ajoutez un mot de passe et communiquez-le au client par téléphone ou messagerie, pas dans le même e-mail.
- Cochez M'avertir par e-mail lors du téléchargement et, sous Règles automatiques, relancez le client s'il n'a pas téléchargé après quelques jours.
- Collecte : donnez à chaque client un lien Demander des fichiers. Il envoie scans, PDF et tableurs depuis un téléphone ou un ordinateur, sans inscription. Ajoutez une liste (relevés bancaires, factures, justificatifs) et une date limite : les éléments manquants déclenchent des relances automatiques, et une demande mensuelle lance d'elle-même la collecte suivante.
- Rassemblez les photos de justificatifs en un seul PDF avec l'outil gratuit JPG en PDF, et allégez les gros scans avec Compresser un PDF, tous deux dans le navigateur.
Options recommandées
| Option (dans Plus d'options) | Réglage | Pourquoi |
|---|---|---|
| Qui peut ouvrir le lien | Toute personne qui confirme son e-mail | Le client est bien celui qu'il prétend être |
| Mot de passe | Activé pour les déclarations et les relevés | Un second facteur, communiqué par téléphone ou messagerie |
| Limites de téléchargement : par personne | 3 | Assez pour le client, pas pour tous ceux à qui il le transférerait |
| M'avertir par e-mail lors du téléchargement | Activé | La preuve que le client l'a récupéré avant une échéance |
| Règles automatiques : relancer | Après 2 ou 3 jours | Les clients sont relancés à votre place |
| Personnaliser la page de téléchargement | Votre logo et votre message | Les clients reconnaissent le lien comme le vôtre |
Ouvrez la page d'envoi avec les réglages « Dossier comptable client » activés : le client confirme son e-mail, 3 téléchargements chacun, et vous êtes averti par e-mail lors du téléchargement. Ajoutez ci-dessous un mot de passe pour les déclarations fiscales et les relevés. Vous pouvez tout modifier avant l'envoi, puis appuyer sur Enregistrer l'actuel à côté de Préréglage pour garder votre propre version pour chaque client.
Preuve de remise
Chaque transfert enregistre les ouvertures et téléchargements avec l'e-mail confirmé du client, l'heure et l'appareil. Exportez le journal en CSV ou en PDF depuis la page de statistiques du transfert quand vous devez montrer qu'une déclaration a été remise avant une échéance. Pour les listes de fin d'exercice envoyées à de nombreux clients, les liens personnels montrent exactement qui ne les a pas ouvertes. Voir le suivi des téléchargements.
Ce que cela apporte, et ce que cela n'apporte pas
Share Large Video Files livre des fichiers ; ce n'est ni votre logiciel de cabinet ni un outil d'archivage. Les liens expirent et les fichiers sont supprimés : conservez les copies de travail dans votre propre système. Les transferts sont chiffrés pendant le transit (HTTPS), mais pas de bout en bout, et nous ne revendiquons aucune certification ni conformité. Respectez les règles de votre ordre professionnel sur les données clients. Consultez la page sécurité.
Questions fréquentes
Les clients peuvent-ils envoyer des documents sans compte ?
Oui. Un lien Demander des fichiers leur permet d'envoyer depuis n'importe quel téléphone ou ordinateur.
Puis-je protéger une déclaration fiscale par mot de passe ?
Oui. Ajoutez un mot de passe lors de l'envoi et communiquez-le séparément au client, par téléphone ou messagerie.
Saurai-je quand le client l'a téléchargée ?
Oui. Cochez M'avertir par e-mail lors du téléchargement ; votre page Transferts enregistre aussi chaque téléchargement avec l'heure.
Puis-je envoyer une année de relevés d'un coup ?
Oui. Envoyez un dossier jusqu'à 20 GB par transfert ; le client peut le télécharger en un seul ZIP.
Les clients peuvent-ils être relancés automatiquement ?
Oui. Programmez une relance sous Règles automatiques, et les clients qui n'ont pas téléchargé reçoivent un e-mail.
Prêt à envoyer ?
Déposez vos fichiers, copiez le lien, c’est tout. Gratuit jusqu’à 20 GB, sans inscription.
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