Kurz gesagt: Für die Buchhaltung lädst du Steuererklärungen, Kontoauszüge und Prüfungsunterlagen bei Share Large Video Files hoch (bis zu 20 GB pro Übertragung), stellst Wer den Link öffnen kann auf Jeder, der seine E-Mail bestätigt, begrenzt die Downloads pro Person und fügst bei Steuererklärungen ein Passwort hinzu. Rechnungen und Belege sammelst du mit einem Link über Dateien anfordern ein, und automatische Erinnerungen haken bei Mandanten nach, die noch nicht heruntergeladen haben. Übertragungen sind auf dem Transportweg verschlüsselt (HTTPS), nicht Ende-zu-Ende.
Welche Dateien Steuerberater senden – und wie groß sie werden
| Datei | Format | Typische Größe |
|---|---|---|
| Steuererklärung oder Jahresabschluss | 1 bis 20 MB | |
| Ein Jahr gescannter Kontoauszüge | 50 bis 500 MB | |
| Mit dem Handy fotografierte Belege, ein Monat | JPG, HEIC, PDF | 100 MB bis 1 GB |
| Exporte aus Hauptbuch und Lohnabrechnung | XLSX, CSV | unter 50 MB |
| Prüfungsunterlagen mit Arbeitspapieren | PDF, XLSX in einem Ordner oder ZIP | 200 MB bis 5 GB |
Geht das per E-Mail oder Chat?
Lässt sich ein Jahr gescannter Kontoauszüge (etwa 300 MB) als Anhang verschicken?
| App | Limit | Passt? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB pro E-Mail | Nein, Link senden |
| Outlook.com | 20 bis 25 MB pro E-Mail | Nein, Link senden |
| WhatsApp (Dokument) | 2 GB pro Datei | Ja |
| Telegram | 2 GB pro Datei | Ja |
| Facebook Messenger | 100 MB pro Datei | Nein, Link senden |
| Discord (kostenlos) | 20 MB pro Datei | Nein, Link senden |
| Slack | 1 GB pro Datei | Ja |
| WeTransfer (kostenlos) | 3 GB pro Übertragung | Ja |
| Share Large Video Files | 20 GB pro Übertragung | Link überallhin senden |
Limits aus unserer Tabelle Dateigrößen-Limits nach App, abgeglichen mit den Hilfeseiten der einzelnen Dienste.
Ein Ablauf, der funktioniert
- Senden: Lade die Steuererklärung oder die Prüfungsunterlagen hoch (auch ein ganzer Ordner geht). Öffne Weitere Optionen, stell Wer den Link öffnen kann auf Jeder, der seine E-Mail bestätigt und Download-Limits: Pro Person auf 3.
- Füge bei Steuererklärungen und Kontoauszügen ein Passwort hinzu und gib es dem Mandanten per Telefon oder Chat, nicht in derselben E-Mail.
- Aktiviere Benachrichtige mich per E-Mail beim Download und lass den Mandanten unter Automatische Regeln erinnern, wenn er nach ein paar Tagen noch nicht heruntergeladen hat.
- Einsammeln: Gib jedem Mandanten einen Link über Dateien anfordern. Er lädt Scans, PDFs und Tabellen vom Handy oder Computer hoch, ohne sich anzumelden. Füge eine Checkliste (Kontoauszüge, Rechnungen, Belege) und ein Fälligkeitsdatum hinzu: Fehlende Unterlagen lösen automatische Erinnerungen aus, und eine monatliche Anfrage startet die nächste Runde von selbst.
- Mach aus Belegfotos mit dem kostenlosen Tool JPG in PDF umwandeln eine einzige PDF und verkleinere große Scans mit PDF komprimieren – beides im Browser.
Empfohlene Optionen
| Option (unter Weitere Optionen) | Einstellung | Warum |
|---|---|---|
| Wer den Link öffnen kann | Jeder, der seine E-Mail bestätigt | Der Mandant ist, wer er vorgibt zu sein |
| Passwort | An für Steuererklärungen und Kontoauszüge | Ein zweiter Faktor, per Telefon oder Chat weitergegeben |
| Download-Limits: Pro Person | 3 | Genug für den Mandanten, aber nicht für alle, an die er weiterleitet |
| Benachrichtige mich per E-Mail beim Download | An | Nachweis, dass der Mandant die Unterlagen vor einer Frist abgeholt hat |
| Automatische Regeln: erinnern | Nach 2 oder 3 Tagen | Mandanten werden für dich erinnert |
| Download-Seite im eigenen Branding | Dein Logo und deine Nachricht | Mandanten erkennen den Link als deinen |
Upload-Seite mit den Einstellungen „Unterlagen für Mandanten“ öffnen: Der Mandant bestätigt seine E-Mail, 3 Downloads pro Person, und du bekommst eine E-Mail beim Download. Füge unten für Steuererklärungen und Kontoauszüge ein Passwort hinzu. Du kannst vor dem Senden alles ändern und dann neben Voreinstellung auf Aktuelle speichern klicken, um deine eigene Version für jeden Mandanten zu behalten.
Zustellnachweis
Jede Übertragung protokolliert Öffnungen und Downloads mit der bestätigten E-Mail des Mandanten, der Uhrzeit und dem Gerät. Exportiere das Protokoll auf der Statistikseite der Übertragung als CSV oder PDF, wenn du belegen musst, dass eine Steuererklärung vor einer Frist zugestellt wurde. Bei Jahresabschluss-Checklisten an viele Mandanten zeigen persönliche Links genau, wer sie noch nicht geöffnet hat. Siehe Download-Tracking.
Was das leistet – und was nicht
Share Large Video Files stellt Dateien zu; es ist weder deine Kanzleisoftware noch ein Archiv. Links laufen ab und Dateien werden gelöscht, bewahre die Arbeitskopien also in deinem eigenen System auf. Übertragungen sind auf dem Transportweg verschlüsselt (HTTPS), aber nicht Ende-zu-Ende, und wir beanspruchen keine Zertifizierung oder Compliance. Halte dich an die Regeln deiner Berufskammer zu Mandantendaten. Siehe Sicherheit.
Häufige Fragen
Können Mandanten Unterlagen ohne Konto hochladen?
Ja. Über einen Link von Dateien anfordern laden sie von jedem Handy oder Computer hoch.
Kann ich eine Steuererklärung mit einem Passwort schützen?
Ja. Füge beim Senden ein Passwort hinzu und gib es dem Mandanten getrennt davon weiter, per Telefon oder Chat.
Erfahre ich, wann der Mandant heruntergeladen hat?
Ja. Aktiviere Benachrichtige mich per E-Mail beim Download; deine Seite Übertragungen protokolliert außerdem jeden Download mit Uhrzeit.
Kann ich ein ganzes Jahr an Kontoauszügen auf einmal senden?
Ja. Sende einen Ordner mit bis zu 20 GB pro Übertragung; der Mandant kann ihn als ein ZIP herunterladen.
Können Mandanten automatisch erinnert werden?
Ja. Leg unter Automatische Regeln eine Erinnerung fest, dann bekommen Mandanten, die noch nicht heruntergeladen haben, eine E-Mail.
Bereit zum Senden?
Dateien reinziehen, Link kopieren, fertig. Kostenlos bis 20 GB – ganz ohne Konto.
Dateien kostenlos senden