Kort antwoord: Voor boekhoudwerk upload je aangiftes, overzichten en controledossiers naar Share Large Video Files (tot 20 GB per overdracht), zet je Wie de link kan openen op Iedereen die zijn e-mailadres bevestigt, beperk je downloads per persoon en voeg je een wachtwoord toe voor aangiftes. Verzamel facturen en bonnetjes met een link via Bestanden opvragen, en laat automatische herinneringen klanten achter de broek zitten die nog niet hebben gedownload. Overdrachten zijn versleuteld onderweg (HTTPS), niet end-to-end.
Bestanden die accountants versturen, en hoe groot ze worden
| Bestand | Formaat | Gangbare grootte |
|---|---|---|
| Belastingaangifte of jaarrekening | 1 tot 20 MB | |
| Een jaar aan gescande bankafschriften | 50 tot 500 MB | |
| Bonnetjes gefotografeerd met een telefoon, één maand | JPG, HEIC, PDF | 100 MB tot 1 GB |
| Exports van grootboek en salarisadministratie | XLSX, CSV | onder 50 MB |
| Controledossier met werkdocumenten | PDF, XLSX in een map of ZIP | 200 MB tot 5 GB |
Kan het per e-mail of chat?
Kun je een jaar aan gescande afschriften (ongeveer 300 MB) als bijlage versturen?
| App | Limiet | Past het? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB per e-mail | Nee, stuur een link |
| Outlook.com | 20 tot 25 MB per e-mail | Nee, stuur een link |
| WhatsApp (document) | 2 GB per bestand | Ja |
| Telegram | 2 GB per bestand | Ja |
| Facebook Messenger | 100 MB per bestand | Nee, stuur een link |
| Discord (gratis) | 20 MB per bestand | Nee, stuur een link |
| Slack | 1 GB per bestand | Ja |
| WeTransfer (gratis) | 3 GB per overdracht | Ja |
| Share Large Video Files | 20 GB per overdracht | Stuur de link overal heen |
Limieten uit onze tabel met bestandslimieten per app, gecontroleerd met de helppagina's van elke dienst.
Een werkwijze die werkt
- Versturen: upload de aangifte of het controledossier (een hele map kan ook). Open Meer opties, zet Wie de link kan openen op Iedereen die zijn e-mailadres bevestigt en Downloadlimieten: per persoon op 3.
- Voeg voor aangiftes en overzichten een Wachtwoord toe en geef het de klant via telefoon of chat, niet in dezelfde e-mail.
- Vink Mail me als het is gedownload aan, en laat de klant onder Automatische regels herinneren als die na een paar dagen nog niet heeft gedownload.
- Verzamelen: geef elke klant een link via Bestanden opvragen. Klanten uploaden scans, pdf's en spreadsheets vanaf een telefoon of computer, zonder zich aan te melden. Voeg een checklist toe (bankafschriften, facturen, bonnetjes) en een deadline: ontbrekende stukken leiden tot automatische herinneringen, en een maandelijks verzoek start vanzelf de volgende ronde.
- Maak van foto's van bonnetjes één PDF met de gratis tool JPG naar PDF, en verklein grote scans met PDF comprimeren, allebei in de browser.
Aanbevolen opties
| Optie (onder Meer opties) | Instelling | Waarom |
|---|---|---|
| Wie de link kan openen | Iedereen die zijn e-mailadres bevestigt | De klant is wie hij zegt te zijn |
| Wachtwoord | Aan voor aangiftes en overzichten | Een tweede factor, via telefoon of chat gegeven |
| Downloadlimieten: per persoon | 3 | Genoeg voor de klant, niet voor iedereen naar wie die het doorstuurt |
| Mail me als het is gedownload | Aan | Bewijs dat de klant het vóór een deadline heeft opgehaald |
| Automatische regels: herinneren | Na 2 of 3 dagen | Klanten worden voor je herinnerd |
| Downloadpagina in je eigen huisstijl | Je logo en bericht | Klanten herkennen de link als die van jou |
Open de uploadpagina met de instellingen voor een “Dossier voor klanten” aan: de klant bevestigt zijn e-mailadres, 3 downloads per persoon, en jij krijgt een e-mail als het is gedownload. Voeg hieronder een wachtwoord toe voor belastingaangiftes en overzichten. Je kunt alles aanpassen voordat je verstuurt, en dan op Huidige opslaan naast Voorinstelling drukken om je eigen versie voor elke klant te bewaren.
Bewijs van aflevering
Elke overdracht registreert openingen en downloads met het bevestigde e-mailadres van de klant, het tijdstip en het apparaat. Exporteer het logboek als CSV of PDF vanaf de statistiekenpagina van de overdracht als je moet aantonen dat een aangifte vóór een deadline is afgeleverd. Bij checklists voor de jaarafsluiting die naar veel klanten gaan, laten persoonlijke links precies zien wie ze nog niet heeft geopend. Zie downloads bijhouden.
Wat dit wel en niet biedt
Share Large Video Files levert bestanden af; het is geen praktijksoftware of archief. Links verlopen en bestanden worden verwijderd, dus bewaar de werkkopieën in je eigen systeem. Overdrachten zijn versleuteld onderweg (HTTPS), maar niet end-to-end, en we claimen geen certificering of compliance. Volg de regels van je beroepsorganisatie over klantgegevens. Zie beveiliging.
Veelgestelde vragen
Kunnen klanten documenten uploaden zonder account?
Ja. Met een link via Bestanden opvragen uploaden ze vanaf elke telefoon of computer.
Kan ik een belastingaangifte met een wachtwoord beveiligen?
Ja. Voeg bij het versturen een wachtwoord toe en geef het de klant apart, via telefoon of chat.
Weet ik wanneer de klant het heeft gedownload?
Ja. Vink Mail me als het is gedownload aan; je pagina Overdrachten registreert ook elke download met het tijdstip.
Kan ik een jaar aan afschriften in één keer versturen?
Ja. Verstuur een map van maximaal 20 GB per overdracht; de klant kan hem als één ZIP downloaden.
Kunnen klanten automatisch worden herinnerd?
Ja. Stel onder Automatische regels een herinnering in, dan krijgen klanten die nog niet hebben gedownload een e-mail.
Klaar om te versturen?
Sleep je bestanden erin, kopieer de link, klaar. Gratis tot 20 GB, zonder account.
Gratis bestanden versturen