Onboardingdocumenten verzamelen van nieuwe medewerkers

• Eén plek per persoon: elk document komt binnen bij de juiste naam en het juiste checklistitem.
• Geen limieten van de mailbox: scans en PDF's van elke grootte, tot 20 GB per upload.
• Minder najagen: automatische herinneringen vóór de deadline, en één knop om iedereen te herinneren die nog iets mist.

Voor sollicitatierondes vraagt het sjabloon Sollicitatiedocumenten om een cv, identiteitsbewijs, diploma's en een optioneel portfolio. Meer op de pagina bestanden delen voor HR en recruiters.

1. Kies op de uploadpagina Bestanden opvragen en kies Onboarding nieuwe medewerker onder Beginnen met.
2. Controleer de checklist: Getekende aanbiedingsbrief (PDF), Identiteitsbewijs, Adresbewijs, Bankgegevens en Pasfoto. Verwijder of voeg items toe die bij je bedrijf passen, bijvoorbeeld "Getuigschrift vorige werkgever".
3. Zet de Deadline een paar dagen vóór de startdatum. Kies Bestanden nog accepteren, gemarkeerd als te laat, zodat een late starter nog kan sturen.
4. Plak elke nieuwe medewerker onder Mensen van wie je bestanden nodig hebt met zijn persoonlijke e-mailadres.
5. Druk op Verzoeklink maken. Elke nieuwe medewerker krijgt een welkomstmail met een eigen link.

Sla je versie op als sjabloon (bijvoorbeeld "Onboarding: kantoor India") om hem voor elke groep te hergebruiken.

Een pagina met je bericht, de deadline en de lijst met documenten, elk gemarkeerd als verplicht of optioneel, met het soort bestand dat wordt verwacht (een PDF, een foto of scan, een document). Ze maken foto's of kiezen PDF's op hun telefoon, vinken aan voor welk item elk bestand is en drukken op Bestanden versturen. Ze hebben geen account nodig en hun naam is al ingevuld vanuit je lijst.

• De beheerpagina toont elke nieuwe medewerker met elk document als verstuurd, te laat of ontbrekend.
• Opnieuw vragen doe je als een scan onleesbaar of afgesneden is, met een notitie zoals "Stuur alsjeblieft beide kanten van je identiteitsbewijs". De medewerker krijgt een e-mail en stuurt het bestand opnieuw.
• Afwijzen bij een verkeerd document; Goedkeuren bij de rest.
• Downloaden als CSV voor je HR-systeem of een checklist in een spreadsheet.

Maak een team aan op de teampagina. HR-managers met de rol Editor kunnen alle verzoeken van teamleden zien en beheren. Een collega die alleen documenten controleert, kan Reviewer zijn: die keurt bestanden die via de verzoeken van het team binnenkomen goed, vraagt ze opnieuw of wijst ze af, zonder zelf overdrachten te kunnen versturen. Het activiteitenlog houdt bij wie wat heeft gedaan.

Een HR-coördinator heeft zes mensen die op de 1e beginnen. Op de 20e maakt ze een verzoek met haar opgeslagen onboardingsjabloon, deadline de 27e, en plakt de zes erin. Op de 25e hebben vier alles gestuurd; de herinnering op de 26e levert een vijfde op. Eén adresbewijs is een wazige foto, dus ze drukt op Opnieuw vragen. Op de 27e drukt ze op Iedereen herinneren die nog iets mist voor de laatste persoon en downloadt ze de CSV voor de startchecklist.

• Identiteits- en bankdocumenten zijn persoonsgegevens. Bestanden gaan via HTTPS en worden na 1 dag verwijderd; ze zijn niet end-to-end versleuteld en we claimen geen certificering. Lees het beveiligingsoverzicht en volg de gegevensregels van je bedrijf.
• Zet de documenten na goedkeuring in je HR-systeem en sluit het verzoek.
• Het soort bestand per item wordt alleen aan de extensie gecontroleerd; open elk bestand om te zien of het echt is wat het zegt te zijn.