Kort svar: Velg Be om filer på opplastingssiden og start fra malen Onboarding av nyansatte: signert tilbudsbrev (PDF), legitimasjon, adressebevis, bankopplysninger (påkrevd) og et passbilde (valgfritt). Sett fristen noen dager før tiltredelsesdatoen, lim inn navn og e-postadresser til de nyansatte, og opprett lenken. Hver person får sin egen lenke og påminnelser; du godkjenner hvert dokument eller ber om det på nytt med en merknad, og eksporterer statusen som CSV.
Hvorfor bruke en forespørsel i stedet for e-post
- Ett sted per person: hvert dokument kommer inn på riktig navn og riktig punkt i sjekklisten.
- Ingen grenser i innboksen: skanninger og PDF-er i alle størrelser, opptil 20 GB per opplasting.
- Mindre maset: automatiske påminnelser før fristen, og én knapp for å påminne alle som fortsatt mangler noe.
For ansettelsesrunder ber malen Dokumenter til jobbsøknad om CV, legitimasjon, attester og en valgfri portefølje. Mer om dette på siden om fildeling for HR og rekrutterere.
Sett opp en onboardingforespørsel
- På opplastingssiden velger du Be om filer og velger Onboarding av nyansatte under Start fra.
- Sjekk sjekklisten: Signert tilbudsbrev (PDF), Legitimasjon, Adressebevis, Bankopplysninger og Passbilde. Fjern eller legg til punkter som passer for firmaet ditt, for eksempel «Attest fra tidligere arbeidsgiver».
- Sett Frist noen dager før tiltredelsesdatoen. Velg Godta fortsatt filer, merket som sene, så en nyansatt som er sent ute, fortsatt kan sende.
- Lim inn hver nyansatt under Personer du trenger filer fra med den personlige e-postadressen deres.
- Trykk Opprett forespørselslenke. Hver nyansatt får en velkomst-e-post med sin egen lenke.
Lagre din versjon som en mal (for eksempel «Onboarding: Oslo-kontoret») for å gjenbruke den for hvert kull.
Hva den nyansatte ser
En side med meldingen din, fristen og listen over dokumenter, hvert merket som påkrevd eller valgfritt, med hvilken type fil som forventes (en PDF, et bilde eller en skanning, et dokument). De tar bilder eller velger PDF-er fra telefonen, krysser av for hvilket punkt hver fil gjelder, og trykker Send filer. De trenger ingen konto, og navnet deres er allerede fylt inn fra listen din.
Gå gjennom, be om på nytt og følg opp
- Administrasjonssiden viser alle nyansatte med hvert dokument som sendt, sent eller mangler.
- Be om på nytt når en skanning er uleselig eller avkuttet, med en merknad som «Send begge sider av legitimasjonen». Den nyansatte får en e-post og sender filen på nytt.
- Avvis et feil dokument; Godkjenn resten.
- Last ned som CSV til HR-systemet ditt eller en sjekkliste i et regneark.
HR-team med flere personer
Opprett et team på teamsiden. HR-ledere som Redaktører kan se og administrere alle forespørsler fra teammedlemmene. En kollega som bare sjekker dokumenter, kan være Kontrollør: de godkjenner, ber om på nytt eller avviser filer som kommer inn via teamets forespørsler, uten å kunne sende overføringer selv. Aktivitetsloggen viser hvem som gjorde hva.
Et eksempel
En HR-koordinator har seks personer som begynner den 1. Den 20. oppretter hun en forespørsel fra den lagrede onboardingmalen, med frist den 27., og limer inn de seks. Innen den 25. har fire sendt alt; påminnelsen den 26. får inn en femte. Ett adressebevis er et uskarpt bilde, så hun trykker Be om på nytt. Den 27. trykker hun Påminn alle som mangler noe for den siste personen, og laster ned CSV-filen til sjekklisten for oppstart.
Personvern og begrensninger
- Legitimasjon og bankdokumenter er personopplysninger. Filene sendes over HTTPS og slettes etter 1 dag; de er ikke ende-til-ende-krypterte, og vi hevder ingen sertifisering. Les sikkerhetsoversikten og følg firmaets regler for data.
- Flytt dokumentene inn i HR-systemet når de er godkjent, og steng forespørselen.
- Filtypen per punkt sjekkes bare ut fra filendelsen; åpne hver fil for å sjekke at den virkelig er det den sier.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke dokumenter ber onboardingmalen om?
Et signert tilbudsbrev (PDF), legitimasjon, adressebevis og bankopplysninger som påkrevde punkter, og et passbilde som valgfritt. Du kan redigere listen.
Trenger nyansatte en konto?
Nei. De åpner lenken fra e-posten, legger til dokumentene og trykker Send filer.
Kan jeg påminne dem som ikke har sendt alt?
Ja. Påminnelser sendes automatisk 3 dager og 1 dag før og på fristdagen, og du kan påminne alle som mangler noe når som helst.
Kan en kollega sjekke dokumenter uten å sende filer?
Ja. Gi dem rollen Kontrollør i teamet. Kontrollører godkjenner, ber om på nytt eller avviser filer som kommer inn via teamets filforespørsler.
Hvor lenge lagres dokumentene?
Som enhver overføring, i 1 dag. Lagre dem i ditt eget system før det.
Klar til å sende?
Slipp filene dine, kopier lenken, ferdig. Gratis opptil 20 GB, uten konto.
Send filer gratis