Kısa cevap: Yükleme sayfasında Dosya iste'yi seçin ve Yeni çalışan işe girişi şablonundan başlayın: imzalı iş teklifi mektubu (PDF), kimlik belgesi, adres belgesi, banka bilgileri (zorunlu) ve vesikalık fotoğraf (isteğe bağlı). Son tarihi işe başlama tarihinden birkaç gün önceye ayarlayın, yeni başlayanların adlarını ve e-postalarını yapıştırın ve bağlantıyı oluşturun. Her kişi kendi bağlantısını ve hatırlatmaları alır; her belgeyi onaylar veya bir notla tekrar istersiniz ve durumu CSV olarak dışa aktarırsınız.
Neden e-posta yerine istek kullanmalı?
- Kişi başına tek yer: her belge doğru ada ve kontrol listesi öğesine karşılık gelir.
- Posta kutusu sınırı yok: her boyutta tarama ve PDF, yükleme başına 20 GB boyutuna kadar.
- Daha az takip: son tarihten önce otomatik hatırlatmalar ve hâlâ eksiği olan herkese hatırlatmak için tek bir düğme.
İşe alım dönemleri için İş başvurusu belgeleri şablonu bir özgeçmiş, kimlik belgesi, sertifikalar ve isteğe bağlı bir portfolyo ister. Daha fazlası İK ve işe alım için dosya paylaşımı sayfasında.
İşe giriş isteği oluşturma
- Yükleme sayfasında Dosya iste'yi seçin ve Başlangıç şablonu altında Yeni çalışan işe girişi'ni seçin.
- Kontrol listesini gözden geçirin: İmzalı iş teklifi mektubu (PDF), Kimlik belgesi, Adres belgesi, Banka bilgileri ve Vesikalık fotoğraf. Şirketinize göre öğe çıkarın veya ekleyin; örneğin "Önceki işverenden ilişik kesme yazısı".
- Son tarih'i işe başlama tarihinden birkaç gün önceye ayarlayın. Geç kalan biri yine gönderebilsin diye Dosyaları yine kabul et, geç olarak işaretle'yi seçin.
- Her yeni başlayanı kişisel e-postasıyla Dosya istediğiniz kişiler altına yapıştırın.
- İstek bağlantısı oluştur'a basın. Her yeni başlayan kendi bağlantısıyla bir karşılama e-postası alır.
Her grup için tekrar kullanmak üzere kendi sürümünüzü bir şablon olarak kaydedin (örneğin "İşe giriş: İstanbul ofisi").
Yeni başlayan ne görür?
Mesajınızın, son tarihin ve her biri zorunlu veya isteğe bağlı olarak işaretlenmiş, beklenen dosya türüyle (PDF, fotoğraf veya tarama, belge) belgeler listesinin bulunduğu bir sayfa. Telefonlarından fotoğraf çeker veya PDF seçer, her dosyanın hangi öğe için olduğunu işaretler ve Dosyaları gönder'e basarlar. Hesaba ihtiyaçları yoktur ve adları listenizden zaten doldurulmuştur.
İnceleyin, tekrar isteyin ve takip edin
- Yönetim sayfası her yeni başlayanı, her belge gönderildi, geç veya eksik olarak gösterir.
- Bir tarama okunmuyorsa veya kesikse "Lütfen kimliğin iki yüzünü de gönderin" gibi bir notla Tekrar isteyin. Yeni başlayan bir e-posta alır ve dosyayı tekrar gönderir.
- Yanlış bir belgeyi Reddedin; geri kalanını Onaylayın.
- İK sisteminiz veya bir tablodaki kontrol listesi için CSV olarak indirin.
Birkaç kişilik İK ekipleri
Bir ekip oluşturun; bunu ekip sayfasında yapabilirsiniz. Düzenleyici rolündeki İK yöneticileri, ekip üyelerinin oluşturduğu tüm istekleri görebilir ve yönetebilir. Yalnızca belgeleri kontrol eden bir meslektaş İnceleyici olabilir: ekibin istekleri üzerinden gelen dosyaları onaylar, tekrar ister veya reddeder, ancak kendisi transfer gönderemez. Etkinlik günlüğü kimin ne yaptığını kaydeder.
Örnek bir senaryo
Bir İK koordinatörünün ayın 1'inde işe başlayacak altı kişisi var. Ayın 20'sinde kayıtlı işe giriş şablonundan son tarihi 27'si olan bir istek oluşturuyor ve altı kişiyi yapıştırıyor. 25'ine kadar dördü her şeyi gönderiyor; 26'sındaki hatırlatma beşinciyi getiriyor. Bir adres belgesi bulanık bir fotoğraf; bu yüzden Tekrar iste'ye basıyor. 27'sinde son kişi için Eksiği olan herkese hatırlat'a basıyor ve işe giriş kontrol listesi için CSV'yi indiriyor.
Gizlilik ve sınırlar
- Kimlik ve banka belgeleri kişisel verilerdir. Dosyalar HTTPS üzerinden iletilir ve 1 gün sonra silinir; uçtan uca şifrelenmez ve herhangi bir sertifika iddiamız yoktur. Güvenlik özetini okuyun ve şirketinizin veri kurallarına uyun.
- Onaylandıktan sonra belgeleri İK sisteminize taşıyın ve isteği kapatın.
- Her öğenin dosya türü yalnızca uzantıya göre kontrol edilir; her dosyayı açıp gerçekten söylediği şey olup olmadığını kontrol edin.
Sık sorulan sorular
İşe giriş şablonu hangi belgeleri istiyor?
Zorunlu öğeler olarak imzalı iş teklifi mektubu (PDF), kimlik belgesi, adres belgesi ve banka bilgileri; isteğe bağlı olarak vesikalık fotoğraf. Listeyi düzenleyebilirsiniz.
Yeni başlayanların hesaba ihtiyacı var mı?
Hayır. Bağlantıyı e-postalarından açar, belgelerini ekler ve Dosyaları gönder'e basarlar.
Her şeyi göndermeyenlere hatırlatabilir miyim?
Evet. Hatırlatmalar son tarihten 3 gün ve 1 gün önce ve son tarih günü otomatik olarak gider; ayrıca istediğiniz zaman eksiği olan herkese hatırlatabilirsiniz.
Bir meslektaş dosya göndermeden belgeleri kontrol edebilir mi?
Evet. Ona ekibinizde İnceleyici rolünü verin. İnceleyiciler, ekip dosya istekleri üzerinden gelen dosyaları onaylar, tekrar ister veya reddeder.
Belgeler ne kadar süre saklanır?
Her transfer gibi 1 gün boyunca. O zamandan önce kendi sisteminize kaydedin.
Göndermeye hazır mısınız?
Dosyalarınızı bırakın, bağlantıyı kopyalayın, bitti. 20 GB’a kadar ücretsiz, hesap gerekmez.
Ücretsiz dosya gönder