Kısa cevap: Dosya iste'yi seçin, Ay sonu muhasebe belgeleri şablonundan başlayın (banka ekstreleri, satış faturaları, alış faturaları ve fişler, bordro tablosu), son tarihi belirleyin ve müşterilerinizi e-postalarıyla birlikte yapıştırın. Her müşteri kişisel bir bağlantı ve son tarihten 3 gün önce, 1 gün önce ve son tarih günü hatırlatmalar alır. Tekrarla, Her ay olarak ayarlıysa her son tarihten sonra yeni bir tur başlar. Her dosyayı onaylar veya bir notla tekrar istersiniz ve durumu CSV olarak dışa aktarırsınız.
Kimler için?
- Küçük işletme müşterilerinden ay sonu belgelerini toplayan muhasebeciler ve defter tutanlar. Ayrıca bkz. muhasebeciler için dosya paylaşımı.
- Bir başvurudan önce müşterilerden kimlik, imzalı formlar ve deliller toplayan avukatlar. Bkz. avukatlar için dosya paylaşımı.
- Birçok müşteriden aynı belge setine ihtiyaç duyan danışmanlar, aracılar ve ajanslar.
Aylık belge isteği oluşturma
- Yükleme sayfasında Dosya iste'yi seçin ve Başlangıç şablonu altında Ay sonu muhasebe belgeleri'ni seçin. Dört öğe eklenir: Banka ekstreleri (PDF, zorunlu), Satış faturaları (zorunlu), Alış faturaları ve fişler (fotoğraf veya tarama, zorunlu) ve Bordro tablosu (elektronik tablo, isteğe bağlı). Ayrıca Tekrarla her ay olarak ayarlanır.
- Öğeleri kendi işleyişinize göre düzenleyin. Hukuki bir dosya için "İmzalı vekalet sözleşmesi (PDF)", "Kimlik belgesi" ve "Destekleyici belgeler (ZIP veya klasör)" kullanabilirsiniz.
- Son tarih'i belirleyin, örneğin ayın 5'i saat 18.00, ve geç dosyaların yine kabul edilip (geç olarak işaretlenerek) edilmeyeceğini seçin.
- Müşterilerinizi Dosya istediğiniz kişiler altına, her satıra bir kişi ve e-postasıyla yapıştırın.
- İstek bağlantısı oluştur'a basın. Müşteriler bağlantılarını e-postayla alır; hatırlatmalar ve sonraki ayın turu otomatik olarak gelir.
Müşteriniz ne görür?
İsteğinizin, mesajınızın, son tarihin ve her öğenin zorunlu veya isteğe bağlı olarak işaretlendiği bir Gönderilecekler listesinin bulunduğu basit bir sayfa. Telefondan veya bilgisayardan yüklerler, her dosyanın hangi öğe için olduğunu işaretler ve Dosyaları gönder'e basarlar. Giriş yok, uygulama yok, hatırlanacak şifre yok. Sayfa, dosyaların doğrudan size gittiğini belirtir.
Gelenleri inceleme
- Yönetim sayfası her müşteriyi, her öğe gönderildi, geç veya eksik olarak gösterir.
- Uygun dosyaları Onaylayın. "Mart ekstresinin 2. sayfası eksik" gibi bir notla Tekrar isteyin ya da yanlış belgeyi Reddedin. Müşteriye e-posta gider ve aynı bağlantıdan tekrar gönderir.
- Eksiği olan herkese hatırlat, yalnızca hâlâ zorunlu bir öğe borcu olanların peşine düşer.
- Tamamlanma durumunu kendi yazılımınızda veya tablonuzda izlemek için CSV olarak indirin.
İçinde arama yapmanız veya rakam kopyalamanız gereken taranmış ekstreler, tarayıcınızda çalışan ücretsiz OCR PDF aracıyla aranabilir hale getirilebilir.
Örnek bir senaryo
Mali müşavir Rohit'in 40 küçük işletme müşterisi var. Şablondan, son tarihi ayın 5'i olan tek bir aylık istek oluşturuyor ve 40 müşterinin hepsini yapıştırıyor. Ayın 2'sinde her şeyi göndermemiş müşteriler bir hatırlatma alıyor; 4'ünde bir tane daha, 5'inde de son bir tane. Ayın 6'sına gelindiğinde 34'ü tamam. Üçünden tekrar göndermelerini istiyor (bir fişin telefon fotoğrafı okunmuyor) ve kalan üçünü arıyor. Ayın 6'sında istek bir sonraki ayın turunu kendiliğinden başlatıyor ve herkes yeni son tarihi alıyor.
Belgeleri geri gönderme
Tamamlanmış hesapları veya bir sözleşme taslağını geri göndermek için şifreli normal bir bağlantı ya da taslaklar için bir yalnızca görüntüleme bağlantısı gönderin. Müşterinin önce şartları kabul etmesi gerekiyorsa bir NDA veya sözleşme imzası isteyin. Birkaç çalışanı olan bir büro, ortakların herkesin isteklerini görüp yönetebilmesi için bir ekip oluşturabilir.
Gizlilik hakkında dürüst notlar
- Dosyalar HTTPS üzerinden iletilir ve 1 gün sonra süreleri dolana kadar sunucularımızda saklanır; uçtan uca şifrelenmez. Bu yolla neleri toplayacağınıza karar vermeden önce güvenlik özetini okuyun.
- Herhangi bir sertifika veya mevzuata uyum iddiasında bulunmuyoruz. Müşteri verileri konusunda meslek kuruluşunuzun kurallarına uyun.
- Belgeleri indirip kendi sisteminizde dosyalayın; bu bir arşiv değil, bir toplama aracıdır.
Sık sorulan sorular
Müşterilerden her ay nasıl belge alırım?
Ay sonu muhasebe belgeleri şablonundan bir dosya isteği oluşturun, müşterilerinizi yapıştırın ve Tekrarla'yı Her ay olarak bırakın. Hatırlatmalar ve yeni turlar otomatik gönderilir.
Müşterilerin hesap oluşturması gerekir mi?
Hayır. Kişisel bağlantılarını açıp yüklerler. Sizin de hesaba ihtiyacınız yok; ancak giriş yaparsanız şablon kaydedebilirsiniz.
Bir müşteriden yanlış belgeyi yeniden göndermesini isteyebilir miyim?
Evet. O dosyada Tekrar iste veya Reddet'e basın ve bir not ekleyin. Müşteriye e-posta gider ve aynı bağlantıdan tekrar gönderebilir.
Finansal belgeler için yeterince güvenli mi?
Dosyalar HTTPS üzerinden gönderilir ve süreleri dolunca silinir, ancak uçtan uca şifrelenmez ve herhangi bir sertifika iddiamız yoktur. Kendi mesleki kurallarınızı kontrol edin.
Meslektaşlarım istekleri görebilir mi?
Evet, bir ekipte: yöneticiler ve düzenleyiciler üyelerin dosya isteklerini yönetebilir, inceleyiciler ise dosyaları onaylayıp reddedebilir.
Göndermeye hazır mısınız?
Dosyalarınızı bırakın, bağlantıyı kopyalayın, bitti. 20 GB’a kadar ücretsiz, hesap gerekmez.
Ücretsiz dosya gönder