Slik samler du inn dokumenter fra kunder hver måned

• Regnskapsførere og bokførere som samler inn dokumenter til månedsavslutning fra små bedriftskunder. Se også fildeling for regnskapsførere.
• Advokater som samler ID, signerte skjemaer og bevis fra klienter før en innlevering. Se fildeling for advokater.
• Rådgivere, meglere og byråer som trenger det samme settet med dokumenter fra mange kunder.

1. På opplastingssiden velger du Be om filer og velger Dokumenter til månedsavslutning under Start fra. Den legger til fire punkter: Kontoutskrifter (PDF, påkrevd), Salgsfakturaer (påkrevd), Inngående fakturaer og kvitteringer (bilde eller skanning, påkrevd) og Lønnsliste (regneark, valgfritt). Den setter også Gjentas til hver måned.
2. Rediger punktene slik at de passer for virksomheten din. For en juridisk sak kan du bruke «Signert oppdragsavtale (PDF)», «Legitimasjon» og «Underlagsdokumenter (ZIP eller mappe)».
3. Angi Frist, for eksempel den 5. kl. 18, og velg om sene filer fortsatt skal godtas (merket som sene) eller avvises.
4. Lim inn kundene under Personer du trenger filer fra, én per linje med e-postadresse.
5. Trykk Opprett forespørselslenke. Kundene får lenken på e-post; påminnelser og neste måneds runde følger automatisk.

En enkel side med forespørselen din, meldingen din, fristen og en liste Hva du skal sende der hvert punkt er merket som påkrevd eller valgfritt. De laster opp fra telefon eller datamaskin, krysser av for hvilket punkt hver fil gjelder, og trykker Send filer. Ingen innlogging, ingen app og ikke noe passord å huske. Siden forteller dem at filene går rett til deg.

• Administrasjonssiden viser hver kunde med hvert punkt som sendt, sent eller mangler.
• Godkjenn gode filer. Be om på nytt med en merknad, for eksempel «Kontoutskriften for mars mangler side 2», eller Avvis feil dokument. Kunden får en e-post og sender det på nytt via samme lenke.
• Påminn alle som mangler noe purrer bare på dem som fortsatt skylder et påkrevd punkt.
• Last ned som CSV for å følge opp i ditt eget fagsystem eller regneark.

Skannede kontoutskrifter som du må søke i eller kopiere tall fra, kan gjøres søkbare med det gratis verktøyet OCR PDF, som kjører i nettleseren.

Rohit er statsautorisert revisor og har 40 småbedrifter som kunder. Han oppretter én månedlig forespørsel fra malen, med frist den 5., og limer inn alle 40. Den 2. får kunder som ikke har sendt alt, en påminnelse; den 4. en til; den 5. en siste. Innen den 6. er 34 komplette. Han ber tre sende på nytt (et telefonbilde av en kvittering er uleselig) og ringer de tre siste. Den 6. starter forespørselen neste måneds runde av seg selv, og alle får den nye fristen.

For å returnere ferdige regnskap eller et utkast til avtale sender du en vanlig lenke med passord, eller en lenke med kun visning for utkast. Hvis kunden må godta vilkår først, kan du kreve signert NDA eller avtale. Et kontor med flere ansatte kan opprette et team, slik at partnerne kan se og administrere alles forespørsler.

• Filene sendes over HTTPS og lagres på serverne våre til de utløper etter 1 dag; de er ikke ende-til-ende-krypterte. Les sikkerhetsoversikten før du bestemmer hva du vil samle inn på denne måten.
• Vi hevder ikke å ha noen sertifisering eller regulatorisk samsvar. Følg reglene fra din bransjeorganisasjon om kundedata.
• Last ned og arkiver dokumentene i ditt eget system; dette er et innsamlingsverktøy, ikke et arkiv.