Come raccogliere ogni mese i documenti dai clienti

• Commercialisti e contabili che raccolgono i documenti di fine mese dai clienti piccole imprese. Vedi anche condivisione file per commercialisti.
• Avvocati che raccolgono documenti d'identità, moduli firmati e prove dai clienti prima di un deposito. Vedi condivisione file per avvocati.
• Consulenti, broker e agenzie che hanno bisogno dello stesso insieme di documenti da molti clienti.

1. Nella pagina di caricamento, scegli Richiedi file e seleziona Documenti contabili di fine mese in Parti da. Aggiunge quattro voci: Estratti conto (PDF, obbligatorio), Fatture di vendita (obbligatorio), Fatture d'acquisto e ricevute (foto o scansione, obbligatorio) e Prospetto paghe (foglio di calcolo, facoltativo). Imposta anche la Ripetizione mensile.
2. Modifica le voci in base al tuo studio. Per una pratica legale potresti usare "Mandato firmato (PDF)", "Documento d'identità" e "Documenti di supporto (ZIP o cartella)".
3. Imposta la Scadenza, ad esempio il 5 alle 18, e scegli se i file in ritardo vengono ancora accettati (segnati in ritardo) o rifiutati.
4. Incolla i clienti in Persone da cui ti servono file, uno per riga con la sua email.
5. Premi Crea link di richiesta. I clienti ricevono il loro link via email; promemoria e ciclo del mese successivo seguono in automatico.

Una pagina semplice con la tua richiesta, il tuo messaggio, la scadenza e un elenco Cosa inviare con ogni voce segnata come obbligatoria o facoltativa. Caricano dal telefono o dal computer, spuntano a quale voce corrisponde ogni file e premono Invia file. Niente login, niente app e nessuna password da ricordare. La pagina indica che i file arrivano direttamente a te.

• La pagina di gestione mostra ogni cliente con ogni voce inviata, in ritardo o mancante.
• Approva i file corretti. Chiedi di nuovo con una nota, come "Nell'estratto conto di marzo manca la pagina 2", oppure Rifiuta il documento sbagliato. Il cliente riceve un'email e lo invia di nuovo dallo stesso link.
• Ricorda a tutti quelli a cui manca qualcosa sollecita solo chi deve ancora una voce obbligatoria.
• Scarica come CSV per seguire il completamento nel tuo gestionale o in un foglio di calcolo.

Gli estratti conto scansionati in cui devi cercare o da cui devi copiare cifre si possono rendere ricercabili con lo strumento gratuito OCR PDF, che funziona nel tuo browser.

Rohit, commercialista, ha 40 clienti piccole imprese. Crea dal modello una richiesta mensile con scadenza il 5 e incolla tutti i 40 clienti. Il 2, chi non ha inviato tutto riceve un promemoria; il 4 un altro; il 5 l'ultimo. Il 6, 34 sono completi. Ne chiede di nuovo a tre (la foto di una ricevuta fatta col telefono è illeggibile) e telefona ai tre rimanenti. Il 6 la richiesta avvia da sola il ciclo del mese successivo e tutti ricevono la nuova scadenza.

Per restituire un bilancio completato o una bozza di accordo, invia un normale link con password, oppure un link in sola visualizzazione per le bozze. Se il cliente deve prima accettare delle condizioni, richiedi la firma di un NDA o di un accordo. Uno studio con più collaboratori può creare un team, così i soci possono vedere e gestire le richieste di tutti.

• I file viaggiano tramite HTTPS e restano sui nostri server finché non scadono dopo 1 giorno; non sono cifrati end-to-end. Leggi la panoramica sulla sicurezza prima di decidere cosa raccogliere in questo modo.
• Non dichiariamo alcuna certificazione o conformità normativa. Segui le regole del tuo ordine professionale sui dati dei clienti.
• Scarica e archivia i documenti nel tuo sistema; questo è uno strumento di raccolta, non un archivio.