Come raccogliere file da più persone entro una scadenza

Un semplice link di richiesta basta quando una sola persona ti invia una cartella. Appena più persone ti devono più cose ciascuna, devi sapere chi ha inviato cosa. A questo servono le opzioni checklist, scadenza e persone.

• Un insegnante che raccoglie un compito da ciascuno dei suoi 35 studenti (vedi raccogliere i compiti).
• Un commercialista che riceve ogni mese estratti conto e ricevute da tutti i clienti (vedi raccogliere documenti dai clienti).
• Le risorse umane che raccolgono documento d'identità, prova di residenza e lettera di assunzione firmata dai nuovi assunti (vedi documenti di onboarding).
• Un evento o un concorso che raccoglie foto e video in gara entro una data di chiusura.

1. Nella pagina di caricamento, scegli Richiedi file. Se vuoi, scegli un modello pronto in Parti da.
2. Compila La tua email (i file arrivano qui), Di cosa hai bisogno? e, se vuoi, un Messaggio per il mittente.
3. Apri Checklist, scadenza e persone. Premi Aggiungi una voce per ogni cosa che ti serve, ad esempio "Estratti conto" o "Documento d'identità". Segna ogni voce come obbligatoria o facoltativa e scegli il tipo di file: qualsiasi file, PDF, documento, foglio di calcolo, foto o scansione, video, audio, ZIP o presentazione.
4. Imposta una Scadenza (facoltativa), inserita nel tuo fuso orario locale. In Dopo la scadenza scegli Accetta ancora i file, segnati in ritardo oppure Non accettare più file.
5. In Persone da cui ti servono file (facoltativo), incolla una persona per riga: nome ed email, come Priya Shah priya@example.com.
6. Lascia spuntate Invia subito a ciascuno il suo link via email e Ricorda a chi non ha inviato tutto, oppure toglile per inviare tu i link.
7. Premi Crea link di richiesta e conferma la tua email con il codice a 6 cifre (non serve se hai effettuato l'accesso con quell'indirizzo).

Una richiesta può contenere fino a 20 voci di checklist e 200 persone.

Il link personale apre una pagina con la tua richiesta, il tuo messaggio, la scadenza e un elenco Cosa inviare. Riporta Invii come con il suo nome, così non deve digitarlo. Aggiunge i file, spunta a quali voci della checklist corrispondono e preme Invia file. Non servono account, app o codici. Se la scadenza è passata e hai scelto di non accettare più file, la pagina lo indica; altrimenti i file in ritardo vengono accettati e segnati In ritardo.

Il tuo link di gestione privato (inviato anche via email) mostra una tabella Chi ha inviato cosa: una riga per persona, una colonna per voce della checklist e quante persone hanno completato.

• Approva, Chiedi di nuovo o Rifiuta ogni file. Chiedi di nuovo e Rifiuta prevedono una breve nota, inviata via email alla persona, che rimanda il file dallo stesso link.
• Ricorda a tutti quelli a cui manca qualcosa scrive solo a chi deve ancora una voce obbligatoria.
• Aggiungi persone in un secondo momento, oppure Copia il suo link per inviarlo tu su WhatsApp.
• Scarica come CSV esporta la tabella per un foglio di calcolo o un registro.
• Chiudi richiesta blocca subito i nuovi caricamenti.

Ogni caricamento arriva anche nella tua casella come email con un link di download, come qualsiasi trasferimento. I file ricevuti sono conservati per 1 giorno, quindi scaricali in tempo.

• I promemoria automatici partono 3 giorni prima, 1 giorno prima e il giorno della scadenza, solo a chi non ha inviato tutto ciò che è obbligatorio. Richiedono una scadenza e un elenco di persone.
• Ripetizione: scegli Ogni settimana o Ogni mese e, passata la scadenza, inizia un nuovo ciclo con la scadenza successiva. Tutti vengono avvisati e la tabella riparte per il nuovo ciclo.
• Modelli: quelli integrati coprono un compito, i documenti per una candidatura, l'onboarding dei nuovi assunti, i documenti contabili di fine mese, l'invio di foto o video e un report settimanale. Scrivi un nome in Salva come modello per riutilizzare le tue impostazioni; compaiono in Parti da quando accedi con la stessa email.

Meera tiene un piccolo corso di design. Parte dal modello Invio di foto o video, lo rinomina "Portfolio finale", aggiunge due voci (PDF del portfolio, obbligatorio; video del processo, facoltativo), imposta la scadenza a venerdì alle 18 e incolla i suoi 24 studenti. Mercoledì 15 righe sono verdi. I promemoria partono da soli; venerdì mattina preme ancora una volta Ricorda a tutti quelli a cui manca qualcosa. Due PDF sono scansioni sfocate, quindi preme Chiedi di nuovo con la nota "Esporta da InDesign, non una foto dal telefono". Sabato ogni riga è completa e scarica il CSV per il suo registro dei voti.

In un team, amministratori ed editor possono aprire e gestire le richieste file di un membro, e il ruolo di Revisore esiste per chi controlla soltanto ciò che arriva: approva, chiede di nuovo o rifiuta i file senza poter inviare nulla. Le richieste compaiono in Richieste file nella pagina del team.

• Ogni caricamento può arrivare a 20 GB. Una persona può fare più caricamenti con lo stesso link.
• Il tipo di file di una voce della checklist viene controllato in base all'estensione, quindi un file rinominato può comunque passare. Controlla i file prima di farci affidamento.
• Chiunque abbia il link di richiesta generale può caricare file. I link personali associano i caricamenti a una persona; tieni per te il link generale se vuoi solo le persone indicate.
• I file non vengono archiviati per te in una cartella permanente. Scarica ciò che ti serve prima che scadano.