Sådan indsamler du filer fra flere personer inden en deadline

Et almindeligt anmodningslink er nok, når én person sender dig en mappe. Så snart flere personer hver skylder dig flere ting, skal du vide, hvem der har sendt hvad. Det er det, tjeklisten, fristen og personerne er til.

• En lærer, der indsamler én opgave fra hver af 35 elever (se indsamling af opgaver).
• En revisor, der får kontoudtog og kvitteringer fra alle kunder hver måned (se indsamling af dokumenter fra kunder).
• HR, der indsamler ID-bevis, adressebevis og et underskrevet tilbudsbrev fra nye medarbejdere (se onboardingdokumenter).
• Et arrangement eller en konkurrence, der indsamler foto- og videobidrag inden en slutdato.

1. Vælg Anmod om filer på uploadsiden. Vælg eventuelt en færdig skabelon under Start fra.
2. Udfyld Din e-mail (filerne sendes hertil), Hvad har du brug for? og eventuelt en besked til afsenderen.
3. Åbn Tjekliste, frist og personer. Tryk på Tilføj et punkt for hver ting, du har brug for, fx "Kontoudtog" eller "ID-bevis". Markér hvert punkt som påkrævet eller valgfrit, og vælg filtypen: enhver fil, PDF, dokument, regneark, foto eller scanning, video, lyd, ZIP eller præsentation.
4. Angiv en Frist (valgfrit). Den indtastes i din egen lokale tid. Under Efter fristen vælger du Modtag stadig filer, markeret som for sent eller Stop med at modtage filer.
5. Under Personer, du har brug for filer fra (valgfrit) indsætter du én person pr. linje: et navn og en e-mail, som Priya Shah priya@example.com.
6. Behold fluebenene ved Send hver person sit link via e-mail nu og påmindelser til dem, der ikke har sendt alt, eller fjern dem for selv at sende linkene.
7. Tryk på Opret anmodningslink, og bekræft din e-mail med den 6-cifrede kode (springes over, hvis du er logget ind med den adresse).

Der er plads til op til 20 punkter på tjeklisten og 200 personer i én anmodning.

Deres personlige link åbner en side med din anmodning, din besked, fristen og en liste over, hvad der skal sendes. Den viser, at de sender som sig selv med deres navn, så de ikke behøver at skrive det. De tilføjer filer, markerer, hvilke punkter på tjeklisten filerne hører til, og trykker på Send filer. Der kræves ingen konto, ingen app og ingen kode. Er fristen passeret, og har du valgt at stoppe med at modtage filer, står det på siden; ellers accepteres sene filer og markeres For sent.

Dit private administrationslink (som også sendes til dig via e-mail) viser en tabel over, hvem der har sendt hvad: én række pr. person, en kolonne pr. punkt på tjeklisten og hvor mange personer der er færdige.

• Godkend, Bed om igen eller Afvis hver fil. Bed om igen og Afvis tager en kort note, som sendes til personen via e-mail; vedkommende sender filen igen via samme link.
• Påmind alle, der mangler noget sender kun e-mail til de personer, der stadig skylder et påkrævet punkt.
• Tilføj personer senere, eller kopiér deres link for selv at sende det på WhatsApp.
• Download som CSV eksporterer tabellen til et regneark eller en protokol.
• Luk anmodning stopper nye uploads med det samme.

Hver upload kommer også i din indbakke som en e-mail med et downloadlink, som enhver anden overførsel. Modtagne filer gemmes i 1 dag, så download dem i tide.

• Automatiske påmindelser sendes 3 dage før, 1 dag før og på dagen for fristen, kun til personer, der ikke har sendt alt påkrævet. De kræver en frist og en liste over personer.
• Gentages: vælg Hver uge eller Hver måned, så starter en ny runde med næste frist, når fristen passeres. Alle får besked, og tabellen starter forfra for den nye runde.
• Skabeloner: de indbyggede dækker en opgave, dokumenter til jobansøgning, onboarding af nye medarbejdere, regnskabsbilag til månedsafslutning, foto- eller videobidrag og en ugentlig rapport. Skriv et navn under Gem som skabelon for at genbruge dine egne indstillinger; de vises under Start fra, når du er logget ind med samme e-mail.

Meera driver et lille designkursus. Hun starter fra skabelonen Foto- eller videobidrag, omdøber den til "Endelig portfolio", tilføjer to punkter (Portfolio-PDF, påkrævet; Procesvideo, valgfri), sætter fristen til fredag kl. 18 og indsætter sine 24 studerende. Onsdag er 15 rækker grønne. Påmindelserne sendes af sig selv; fredag morgen trykker hun på Påmind alle, der mangler noget, én gang til. To PDF'er er slørede scanninger, så hun trykker på Bed om igen med noten "Eksportér venligst fra InDesign, ikke et telefonfoto". Lørdag er alle rækker færdige, og hun downloader CSV-filen til sit karakterark.

I et team kan administratorer og redaktører åbne og administrere et medlems filanmodninger, og rollen Korrekturlæser findes til folk, der kun tjekker det, der kommer ind: de godkender, beder om igen eller afviser filer uden selv at kunne sende noget. Anmodninger vises under Filanmodninger på teamsiden.

• Hver upload kan være på op til 20 GB. En person kan sende flere uploads via samme link.
• Filtypen for et punkt på tjeklisten tjekkes ud fra filtypenavnet, så en omdøbt fil kan stadig slippe igennem. Gennemgå filerne, før du regner med dem.
• Alle med det generelle anmodningslink kan uploade. Personlige links knytter uploads til en person; hold det generelle link for dig selv, hvis du kun vil have navngivne personer.
• Filerne gemmes ikke i en permanent mappe for dig. Download det, du skal bruge, før de udløber.