Näin keräät tiedostoja usealta ihmiseltä ennen määräaikaa

Tavallinen pyyntölinkki riittää, kun yksi ihminen lähettää sinulle kansion. Heti kun usealta ihmiseltä puuttuu usea asia, sinun täytyy tietää, kuka on lähettänyt mitä. Sitä varten ovat tarkistuslista, määräpäivä ja henkilöt.

• Opettaja kerää yhden tehtävän jokaiselta 35 oppilaalta (katso tehtävien kerääminen).
• Kirjanpitäjä saa tiliotteet ja kuitit jokaiselta asiakkaalta joka kuukausi (katso dokumenttien kerääminen asiakkailta).
• HR kerää uusilta työntekijöiltä henkilöllisyystodistuksen, osoitetodistuksen ja allekirjoitetun työtarjouksen (katso perehdytyksen dokumentit).
• Tapahtuma tai kilpailu kerää kuva- ja videoehdotukset määräpäivään mennessä.

1. Valitse lähetyssivulla Pyydä tiedostoja. Voit halutessasi valita valmiin pohjan kohdasta Aloita pohjasta.
2. Täytä Sähköpostisi (tiedostot lähetetään tänne), Mitä tarvitset? ja valinnainen Viesti lähettäjälle.
3. Avaa Tarkistuslista, määräpäivä ja ihmiset. Paina Lisää kohta jokaista tarvitsemaasi asiaa varten, esimerkiksi ”Tiliotteet” tai ”Henkilöllisyystodistus”. Merkitse jokainen kohta pakolliseksi tai valinnaiseksi ja valitse tiedoston laji: mikä tahansa tiedosto, PDF, dokumentti, taulukko, kuva tai skannaus, video, ääni, ZIP tai esitys.
4. Aseta Määräpäivä (valinnainen). Se syötetään omassa paikallisessa ajassasi. Valitse kohdassa Määräpäivän jälkeen joko Ota tiedostoja silti vastaan, merkittynä myöhästyneiksi tai Lopeta tiedostojen vastaanotto.
5. Liitä kohtaan Henkilöt, joilta tarvitset tiedostoja (valinnainen) yksi henkilö per rivi: nimi ja sähköposti, esimerkiksi Priya Shah priya@example.com.
6. Pidä Lähetä jokaiselle oma linkkinsä sähköpostilla nyt ja Muistuta niitä, jotka eivät ole lähettäneet kaikkea valittuina, tai poista valinnat lähettääksesi linkit itse.
7. Paina Luo pyyntölinkki ja vahvista sähköpostisi 6-numeroisella koodilla (ohitetaan, jos olet kirjautunut sisään samalla osoitteella).

Yhteen pyyntöön mahtuu enintään 20 tarkistuslistan kohtaa ja 200 henkilöä.

Henkilökohtainen linkki avaa sivun, jolla on pyyntösi, viestisi, määräpäivä ja Mitä lähettää -luettelo. Siinä lukee Lähettäjänä ja henkilön nimi, joten hänen ei tarvitse kirjoittaa sitä. Hän lisää tiedostot, valitsee, mihin tarkistuslistan kohtiin ne kuuluvat, ja painaa Lähetä tiedostot. Tiliä, sovellusta tai koodia ei tarvita. Jos määräpäivä on mennyt ja valitsit lopettaa vastaanoton, sivu kertoo sen; muuten myöhästyneet tiedostot otetaan vastaan ja merkitään Myöhässä.

Yksityinen hallintalinkkisi (joka lähetetään myös sähköpostiisi) näyttää Kuka on lähettänyt mitä -taulukon: rivi per henkilö, sarake per tarkistuslistan kohta ja kuinka monella kaikki on valmiina.

• Hyväksy, Pyydä uudelleen tai Hylkää jokainen tiedosto. Pyydä uudelleen ja Hylkää ottavat lyhyen huomautuksen, joka lähetetään henkilölle sähköpostilla; hän lähettää tiedoston uudelleen saman linkin kautta.
• Muistuta kaikkia, joilta puuttuu jotain lähettää sähköpostin vain niille, joilta puuttuu vielä pakollinen kohta.
• Lisää henkilöitä myöhemmin tai kopioi heidän linkkinsä lähettääksesi sen itse WhatsAppissa.
• Lataa CSV-muodossa vie taulukon laskentataulukkoon tai nimilistaan.
• Sulje pyyntö lopettaa uudet lähetykset heti.

Jokainen lähetys saapuu myös postilaatikkoosi sähköpostina latauslinkin kera, kuten mikä tahansa siirto. Vastaanotettuja tiedostoja säilytetään 1 päivä, joten lataa ne ajoissa.

• Automaattiset muistutukset lähtevät 3 päivää ennen, 1 päivä ennen ja määräpäivänä, vain niille, jotka eivät ole lähettäneet kaikkea pakollista. Ne vaativat määräpäivän ja henkilöluettelon.
• Toistuu: valitse joka viikko tai joka kuukausi, niin määräpäivän mentyä alkaa uusi kierros seuraavalla määräpäivällä. Kaikille ilmoitetaan, ja taulukko alkaa alusta uudelle kierrokselle.
• Pohjat: valmiit pohjat kattavat tehtävän, työhakemuksen dokumentit, uuden työntekijän perehdytyksen, kuukauden lopun kirjanpitodokumentit, kuva- tai videoehdotukset ja viikkoraportin. Kirjoita nimi kohtaan Tallenna pohjaksi käyttääksesi omia asetuksiasi uudelleen; ne näkyvät kohdassa Aloita pohjasta, kun olet kirjautunut samalla sähköpostilla.

Meera vetää pientä muotoilukurssia. Hän aloittaa kuva- tai videoehdotusten pohjasta, nimeää sen ”Lopullinen portfolio”, lisää kaksi kohtaa (Portfolio-PDF, pakollinen; Prosessivideo, valinnainen), asettaa määräpäiväksi perjantain klo 18 ja liittää 24 opiskelijaansa. Keskiviikkona 15 riviä on vihreinä. Muistutukset lähtevät itsestään; perjantaiaamuna hän painaa vielä kerran Muistuta kaikkia, joilta puuttuu jotain. Kaksi PDF:ää on epätarkkoja skannauksia, joten hän painaa Pyydä uudelleen huomautuksella ”Vie InDesignista, älä kuvaa puhelimella”. Lauantaihin mennessä jokainen rivi on valmis, ja hän lataa CSV:n arvosanataulukkoaan varten.

Tiimissä ylläpitäjät ja muokkaajat voivat avata ja hallita jäsenen tiedostopyyntöjä, ja Tarkastaja-rooli on ihmisille, jotka vain tarkistavat saapuvat tiedostot: he hyväksyvät, pyytävät uudelleen tai hylkäävät tiedostoja voimatta itse lähettää mitään. Pyynnöt näkyvät tiimisivun kohdassa Tiedostopyynnöt.

• Jokainen lähetys voi olla enintään 20 GB. Yksi henkilö voi tehdä useita lähetyksiä saman linkin kautta.
• Tarkistuslistan kohdan tiedostotyyppi tarkistetaan tiedostopäätteestä, joten uudelleennimetty tiedosto voi silti mennä läpi. Tarkista tiedostot ennen kuin luotat niihin.
• Kuka tahansa, jolla on yleinen pyyntölinkki, voi lähettää tiedostoja. Henkilökohtaiset linkit yhdistävät lähetykset henkilöön; pidä yleinen linkki itselläsi, jos haluat vain nimettyjä henkilöitä.
• Tiedostoja ei tallenneta sinulle pysyvään kansioon. Lataa tarvitsemasi ennen kuin ne vanhenevat.