Bestanden verzamelen van meerdere mensen vóór een deadline

Een gewone verzoeklink is genoeg als één persoon je een map stuurt. Zodra meerdere mensen je elk meerdere dingen moeten sturen, wil je weten wie wat heeft gestuurd. Daarvoor zijn de opties checklist, deadline en mensen.

• Een docent die van elk van 35 leerlingen één opdracht verzamelt (zie opdrachten verzamelen).
• Een accountant die elke maand bankafschriften en bonnetjes van elke klant ontvangt (zie documenten verzamelen van klanten).
• HR die een identiteitsbewijs, een adresbewijs en een ondertekende aanbiedingsbrief van nieuwe medewerkers verzamelt (zie onboardingdocumenten).
• Een evenement of wedstrijd die vóór een sluitingsdatum foto- en video-inzendingen verzamelt.

1. Kies op de uploadpagina Bestanden opvragen. Kies desgewenst een kant-en-klaar sjabloon onder Beginnen met.
2. Vul Je e-mailadres (hier worden de bestanden naartoe gestuurd), Wat heb je nodig? en eventueel een Bericht voor de afzender in.
3. Openen Checklist, deadline en mensen. Druk op Item toevoegen voor elk ding dat je nodig hebt, zoals "Bankafschriften" of "Identiteitsbewijs". Markeer elk item als verplicht of optioneel en kies het soort bestand: elk bestand, PDF, document, spreadsheet, foto of scan, video, audio, ZIP of presentatie.
4. Stel een Deadline (optioneel) in. Die vul je in je eigen lokale tijd in. Kies onder Na de deadline voor Bestanden nog accepteren, gemarkeerd als te laat of Geen bestanden meer accepteren.
5. Plak onder Mensen van wie je bestanden nodig hebt (optioneel) één persoon per regel: een naam en een e-mailadres, zoals Priya Shah priya@example.com.
6. Laat Mail iedereen nu zijn eigen link en Mensen herinneren die nog niet alles hebben gestuurd aangevinkt, of vink ze uit om de links zelf te versturen.
7. Druk op Verzoeklink maken en bevestig je e-mailadres met de 6-cijferige code (dat valt weg als je met dat adres bent ingelogd).

Er passen tot 20 checklistitems en 200 mensen in één verzoek.

De persoonlijke link opent een pagina met je verzoek, je bericht, de deadline en een lijst Wat je moet sturen. Er staat Verstuurd als met hun naam, zodat ze die niet hoeven te typen. Ze voegen bestanden toe, vinken aan voor welke checklistitems de bestanden zijn en drukken op Bestanden versturen. Er is geen account, app of code nodig. Is de deadline voorbij en heb je gekozen om geen bestanden meer te accepteren, dan staat dat op de pagina; anders worden te late bestanden geaccepteerd en gemarkeerd als Te laat.

Je privébeheerlink (die je ook per e-mail krijgt) toont een tabel Wie heeft wat gestuurd: één rij per persoon, een kolom per checklistitem, en hoeveel mensen compleet zijn.

• Kies bij elk bestand Goedkeuren, Opnieuw vragen of Afwijzen. Bij Opnieuw vragen en Afwijzen hoort een korte notitie, die naar de persoon wordt gemaild; die stuurt het bestand opnieuw via dezelfde link.
• Iedereen herinneren die nog iets mist mailt alleen de mensen die nog een verplicht item moeten sturen.
• Met Personen toevoegen voeg je later mensen toe, of met Hun link kopiëren stuur je die zelf via WhatsApp.
• Downloaden als CSV exporteert de tabel voor een spreadsheet of een presentielijst.
• Verzoek sluiten stopt nieuwe uploads meteen.

Elke upload komt ook in je inbox binnen als e-mail met een downloadlink, net als elke overdracht. Ontvangen bestanden worden 1 dag bewaard, dus download ze op tijd.

• Automatische herinneringen gaan 3 dagen vooraf, 1 dag vooraf en op de deadline, alleen naar mensen die nog niet alles hebben gestuurd wat verplicht is. Daarvoor zijn een deadline en een lijst met mensen nodig.
• Herhaalt: kies Elke week of Elke maand; als de deadline voorbij is, begint een nieuwe ronde met de volgende deadline. Iedereen krijgt bericht en de tabel begint opnieuw voor de nieuwe ronde.
• Sjablonen: de ingebouwde sjablonen dekken een opdracht, sollicitatiedocumenten, onboarding van nieuwe medewerkers, documenten voor de maandafsluiting, foto- of video-inzendingen en een weekrapport. Typ een naam onder Opslaan als sjabloon om je eigen instellingen te hergebruiken; ze verschijnen onder Beginnen met als je met hetzelfde e-mailadres bent ingelogd.

Meera geeft een kleine ontwerpcursus. Ze begint met het sjabloon Foto- of video-inzendingen, hernoemt het naar "Eindportfolio", voegt twee items toe (Portfolio-PDF, verplicht; Procesvideo, optioneel), zet de deadline op vrijdag 18.00 uur en plakt haar 24 cursisten erin. Op woensdag zijn 15 rijen groen. De herinneringen gaan vanzelf de deur uit; op vrijdagochtend drukt ze nog één keer op Iedereen herinneren die nog iets mist. Twee PDF's zijn wazige scans, dus ze drukt op Opnieuw vragen met de notitie "Exporteer graag vanuit InDesign, geen foto met je telefoon". Op zaterdag is elke rij compleet en downloadt ze de CSV voor haar cijferlijst.

In een team kunnen beheerders en editors de bestandsverzoeken van een lid openen en beheren, en de rol Reviewer is er voor mensen die alleen controleren wat binnenkomt: ze keuren bestanden goed, vragen ze opnieuw of wijzen ze af, zonder zelf iets te kunnen versturen. Verzoeken staan onder Bestandsverzoeken op de teampagina.

• Elke upload kan tot 20 GB groot zijn. Iemand kan via dezelfde link meerdere uploads sturen.
• Het bestandstype van een checklistitem wordt aan de extensie gecontroleerd, dus een hernoemd bestand kan er toch doorheen glippen. Controleer bestanden voordat je erop vertrouwt.
• Iedereen met de algemene verzoeklink kan uploaden. Persoonlijke links koppelen uploads aan een persoon; houd de algemene link voor jezelf als je alleen van bekende mensen bestanden wilt.
• Bestanden worden niet voor je in een vaste map bewaard. Download wat je nodig hebt voordat ze verlopen.