Elke maand documenten van klanten verzamelen

• Accountants en boekhouders die documenten voor de maandafsluiting verzamelen bij klanten uit het mkb. Zie ook bestanden delen voor accountants.
• Advocaten die vóór een indiening identiteitsbewijzen, ondertekende formulieren en bewijsstukken van klanten verzamelen. Zie bestanden delen voor advocaten.
• Adviseurs, tussenpersonen en bureaus die dezelfde set documenten van veel klanten nodig hebben.

1. Kies op de uploadpagina Bestanden opvragen en kies Documenten maandafsluiting onder Beginnen met. Dat voegt vier items toe: Bankafschriften (PDF, verplicht), Verkoopfacturen (verplicht), Inkoopfacturen en bonnetjes (foto of scan, verplicht) en Loonoverzicht (spreadsheet, optioneel). Ook wordt Herhaalt op elke maand gezet.
2. Pas de items aan je praktijk aan. Voor een juridische zaak gebruik je bijvoorbeeld "Ondertekende opdrachtbevestiging (PDF)", "Identiteitsbewijs" en "Ondersteunende documenten (ZIP of map)".
3. Stel de Deadline in, bijvoorbeeld de 5e om 18.00 uur, en kies of te late bestanden nog worden geaccepteerd (gemarkeerd als te laat) of geweigerd.
4. Plak je klanten onder Mensen van wie je bestanden nodig hebt, één per regel met hun e-mailadres.
5. Druk op Verzoeklink maken. Klanten krijgen hun link per e-mail; herinneringen en de ronde van de volgende maand volgen automatisch.

Een eenvoudige pagina met je verzoek, je bericht, de deadline en een lijst Wat je moet sturen waarin elk item als verplicht of optioneel is gemarkeerd. De klant uploadt vanaf een telefoon of computer, vinkt aan voor welk item elk bestand is en drukt op Bestanden versturen. Geen login, geen app en geen wachtwoord om te onthouden. De pagina vertelt dat de bestanden rechtstreeks naar jou gaan.

• De beheerpagina toont elke klant met elk item als verstuurd, te laat of ontbrekend.
• Goedkeuren doe je bij goede bestanden. Met Opnieuw vragen voeg je een notitie toe, zoals "Bij het afschrift van maart ontbreekt pagina 2", en met Afwijzen weiger je het verkeerde document. De klant krijgt een e-mail en stuurt het opnieuw via dezelfde link.
• Iedereen herinneren die nog iets mist zit alleen achter wie nog een verplicht item moet sturen.
• Downloaden als CSV om de voortgang bij te houden in je eigen praktijksoftware of spreadsheet.

Gescande afschriften waarin je wilt zoeken of waaruit je bedragen wilt kopiëren, maak je doorzoekbaar met de gratis tool OCR PDF, die in je browser werkt.

Rohit, registeraccountant, heeft 40 klanten uit het mkb. Hij maakt één maandelijks verzoek op basis van het sjabloon, met de 5e als deadline, en plakt alle 40 klanten erin. Op de 2e krijgen klanten die nog niet alles hebben gestuurd een herinnering, op de 4e nog een en op de 5e een laatste. Op de 6e zijn er 34 compleet. Hij vraagt drie klanten om het opnieuw te sturen (een telefoonfoto van een bonnetje is onleesbaar) en belt de overige drie. Op de 6e start het verzoek vanzelf de ronde van de volgende maand en krijgt iedereen de nieuwe deadline.

Om een afgeronde jaarrekening of een conceptovereenkomst terug te sturen, verstuur je een gewone link met een wachtwoord, of een link om alleen te bekijken voor concepten. Moet de klant eerst voorwaarden accepteren, vraag dan om een handtekening onder een NDA of overeenkomst. Een kantoor met meerdere medewerkers kan een team aanmaken, zodat partners de verzoeken van iedereen kunnen zien en beheren.

• Bestanden gaan via HTTPS en worden op onze servers bewaard tot ze na 1 dag verlopen; ze zijn niet end-to-end versleuteld. Lees het beveiligingsoverzicht voordat je besluit wat je op deze manier verzamelt.
• We claimen geen certificering of naleving van regelgeving. Volg de regels van je beroepsorganisatie over klantgegevens.
• Download de documenten en sla ze op in je eigen systeem; dit is een tool om te verzamelen, geen archief.