Sådan indsamler du dokumenter fra kunder hver måned

• Revisorer og bogholdere, der indsamler månedsbilag fra små virksomhedskunder. Se også fildeling for revisorer.
• Advokater, der indsamler ID, underskrevne formularer og beviser fra klienter før en indlevering. Se fildeling for advokater.
• Konsulenter, mæglere og bureauer, der har brug for det samme sæt dokumenter fra mange kunder.

1. Vælg Anmod om filer på uploadsiden, og vælg Månedsafslutning: regnskabsbilag under Start fra. Den tilføjer fire punkter: Kontoudtog (PDF, påkrævet), Salgsfakturaer (påkrævet), Købsbilag og kvitteringer (foto eller scanning, påkrævet) og Lønoversigt (regneark, valgfri). Den sætter også Gentages til hver måned.
2. Tilpas punkterne til din praksis. Til en juridisk sag kan du bruge "Underskrevet opdragsaftale (PDF)", "ID-bevis" og "Bilag (ZIP eller mappe)".
3. Angiv Frist, fx den 5. kl. 18, og vælg, om sene filer stadig accepteres (markeret som for sent) eller afvises.
4. Indsæt dine kunder under Personer, du har brug for filer fra, én pr. linje med deres e-mail.
5. Tryk på Opret anmodningslink. Kunderne får deres link via e-mail; påmindelser og næste måneds runde følger automatisk.

En enkel side med din anmodning, din besked, fristen og en liste over, hvad der skal sendes, med hvert punkt markeret som påkrævet eller valgfrit. Kunden uploader fra en telefon eller en computer, markerer, hvilket punkt hver fil hører til, og trykker på Send filer. Intet login, ingen app og ingen adgangskode at huske. Siden fortæller, at filerne går direkte til dig.

• Administrationssiden viser hver kunde med hvert punkt som sendt, for sent eller mangler.
• Godkend gode filer. Bed om igen med en note som "Marts-kontoudtoget mangler side 2", eller Afvis det forkerte dokument. Kunden får en e-mail og sender det igen via samme link.
• Påmind alle, der mangler noget rykker kun dem, der stadig mangler et påkrævet punkt.
• Download som CSV for at følge status i dit eget praksissystem eller regneark.

Scannede kontoudtog, som du skal søge i eller kopiere tal fra, kan gøres søgbare med det gratis værktøj OCR PDF, der kører i din browser.

Rohit, statsautoriseret revisor, har 40 små virksomhedskunder. Han opretter én månedlig anmodning ud fra skabelonen med frist den 5. og indsætter alle 40. Den 2. får de kunder, der ikke har sendt alt, en påmindelse; den 4. en til; den 5. en sidste. Den 6. er 34 komplette. Han beder tre om at sende igen (et telefonfoto af en kvittering kan ikke læses) og ringer til de sidste tre. Den 6. starter anmodningen selv næste måneds runde, og alle får den nye frist.

For at returnere et færdigt regnskab eller et aftaleudkast sender du et almindeligt link med adgangskode eller et link med kun visning til udkast. Skal kunden først acceptere vilkår, så kræv en NDA eller underskrift på en aftale. En praksis med flere medarbejdere kan oprette et team, så partnerne kan se og administrere alles anmodninger.

• Filer sendes via HTTPS og gemmes på vores servere, indtil de udløber efter 1 dag; de er ikke end-to-end-krypteret. Læs sikkerhedsoversigten, før du beslutter, hvad du vil indsamle på denne måde.
• Vi påstår ingen certificering eller overholdelse af regulering. Følg din brancheorganisations regler for kundedata.
• Download dokumenterne, og arkivér dem i dit eget system; dette er et indsamlingsværktøj, ikke et arkiv.