Lyhyt vastaus: Valitse Pyydä tiedostoja, aloita Kuukauden lopun kirjanpitoaineisto -mallista (tiliotteet, myyntilaskut, ostolaskut ja kuitit, palkkalista), aseta määräpäivä ja liitä asiakkaasi sähköposteineen. Jokainen asiakas saa henkilökohtaisen linkin ja muistutukset 3 päivää ennen, 1 päivä ennen ja määräpäivänä. Kun Toistuu-asetus on Joka kuukausi, uusi kierros alkaa jokaisen määräpäivän jälkeen. Hyväksyt jokaisen tiedoston tai pyydät sitä uudelleen saatteen kera ja viet tilanteen CSV-muodossa.
Kenelle tämä on
- Tilitoimistot ja kirjanpitäjät keräämässä kuukauden lopun dokumentteja pienyritysasiakkailta. Katso myös tiedostojen jakaminen kirjanpitäjille.
- Juristit keräämässä henkilöllisyystodistuksia, allekirjoitettuja lomakkeita ja todisteita asiakkailta ennen asian vireillepanoa. Katso tiedostojen jakaminen juristeille.
- Konsultit, välittäjät ja toimistot jotka tarvitsevat saman dokumenttijoukon monilta asiakkailta.
Kuukausittaisen dokumenttipyynnön luominen
- Avaa lähetyssivu, valitse Pyydä tiedostoja ja valitse Kuukauden lopun kirjanpitoaineisto kohdasta Aloita mallista. Se lisää neljä kohtaa: Tiliotteet (PDF, pakollinen), Myyntilaskut (pakollinen), Ostolaskut ja kuitit (kuva tai skannaus, pakollinen) ja Palkkalista (laskentataulukko, valinnainen). Se asettaa myös Toistuu-asetukseksi joka kuukausi.
- Muokkaa kohtia toimistosi tarpeisiin. Juridisessa asiassa voisit käyttää kohtia "Allekirjoitettu toimeksiantosopimus (PDF)", "Henkilöllisyystodistus" ja "Liitteet (ZIP tai kansio)".
- Aseta Määräpäivä, esimerkiksi kuun 5. päivä klo 18, ja valitse, hyväksytäänkö myöhästyneet tiedostot edelleen (merkittyinä myöhästyneiksi) vai hylätäänkö ne.
- Liitä asiakkaasi kohtaan Ihmiset, joilta tarvitset tiedostoja, yksi riville sähköpostiosoitteineen.
- Paina Luo pyyntölinkki. Asiakkaat saavat linkkinsä sähköpostilla; muistutukset ja seuraavan kuukauden kierros seuraavat automaattisesti.
Mitä asiakkaasi näkee
Yksinkertaisen sivun, jolla on pyyntösi, viestisi, määräpäivä ja Mitä lähettää -luettelo, jossa jokainen kohta on merkitty pakolliseksi tai valinnaiseksi. He lataavat puhelimelta tai tietokoneelta, merkitsevät, mihin kohtaan kukin tiedosto kuuluu, ja painavat Lähetä tiedostot. Ei kirjautumista, ei sovellusta eikä muistettavaa salasanaa. Sivu kertoo heille, että tiedostot menevät suoraan sinulle.
Saapuneiden tarkastaminen
- Hallintasivu näyttää jokaisen asiakkaan ja kunkin kohdan tilan: lähetetty, myöhässä tai puuttuu.
- Hyväksy hyvät tiedostot. Pyydä uudelleen saatteella, kuten "Maaliskuun tiliotteesta puuttuu sivu 2", tai Hylkää väärä dokumentti. Asiakas saa sähköpostin ja lähettää sen uudelleen saman linkin kautta.
- Muistuta kaikkia, joilta puuttuu jotain hoputtaa vain niitä, joilta puuttuu vielä pakollinen kohta.
- Lataa CSV-muodossa ja seuraa valmistumista omassa toimisto-ohjelmistossasi tai laskentataulukossa.
Skannatut tiliotteet, joista sinun täytyy hakea tai kopioida lukuja, saa haettaviksi ilmaisella PDF:n tekstintunnistus -työkalulla, joka toimii selaimessasi.
Esimerkki käytännöstä
Rohit, tilintarkastaja, palvelee 40 pienyritysasiakasta. Hän luo mallista yhden kuukausittaisen pyynnön, jonka määräpäivä on kuun 5. päivä, ja liittää kaikki 40. Kuun 2. päivänä asiakkaat, jotka eivät ole lähettäneet kaikkea, saavat muistutuksen; 4. päivänä toisen; 5. päivänä viimeisen. Kuun 6. päivään mennessä 34 on valmiina. Hän pyytää kolmea lähettämään uudelleen (puhelimella kuvattu kuitti on lukukelvoton) ja soittaa jäljellä oleville kolmelle. Kuun 6. päivänä pyyntö aloittaa itsestään seuraavan kuukauden kierroksen, ja kaikki saavat uuden määräpäivän.
Dokumenttien palauttaminen
Palauta valmis tilinpäätös tai sopimusluonnos tavallisella linkillä salasanan kanssa tai vain katselu -linkillä luonnoksille. Jos asiakkaan täytyy ensin hyväksyä ehdot, vaadi salassapitosopimuksen tai sopimuksen allekirjoitus. Usean työntekijän toimisto voi luoda tiimin , jotta osakkaat näkevät ja hallinnoivat kaikkien pyyntöjä.
Rehelliset huomiot luottamuksellisuudesta
- Tiedostot kulkevat HTTPS:n kautta ja ovat palvelimillamme, kunnes ne vanhenevat (1 päivä); niitä ei ole salattu päästä päähän. Lue tietoturvakatsaus ennen kuin päätät, mitä keräät tällä tavalla.
- Emme väitä omaavamme sertifiointeja tai täyttävämme sääntelyvaatimuksia. Noudata ammattijärjestösi asiakastietoja koskevia sääntöjä.
- Lataa ja arkistoi dokumentit omaan järjestelmääsi; tämä on keruutyökalu, ei arkisto.
Usein kysytyt kysymykset
Miten saan dokumentit asiakkailta joka kuukausi?
Luo tiedostopyyntö Kuukauden lopun kirjanpitoaineisto -mallista, liitä asiakkaasi ja pidä Toistuu-asetuksena Joka kuukausi. Muistutukset ja uudet kierrokset lähtevät automaattisesti.
Täytyykö asiakkaiden luoda tili?
Ei. He avaavat henkilökohtaisen linkkinsä ja lataavat. Sinäkään et tarvitse tiliä, mutta kirjautumalla voit tallentaa malleja.
Voinko pyytää asiakasta lähettämään väärän dokumentin uudelleen?
Kyllä. Paina tiedoston kohdalla Pyydä uudelleen tai Hylkää ja lisää saate. Asiakas saa sähköpostin ja voi lähettää sen uudelleen saman linkin kautta.
Onko se riittävän turvallinen taloudellisille dokumenteille?
Tiedostot lähetetään HTTPS:n kautta ja poistetaan vanhentuessaan, mutta niitä ei ole salattu päästä päähän, emmekä väitä omaavamme sertifiointeja. Tarkista omat ammatilliset sääntösi.
Näkevätkö kollegani pyynnöt?
Kyllä, tiimissä: ylläpitäjät ja muokkaajat voivat hallinnoida jäsenten tiedostopyyntöjä, ja tarkastajat voivat hyväksyä tai hylätä tiedostoja.
Valmiina lähettämään?
Pudota tiedostot, kopioi linkki, valmis. Ilmaiseksi enintään 20 GB, ilman tiliä.
Lähetä tiedostoja ilmaiseksi