Näin keräät perehdytysdokumentit uusilta työntekijöiltä

• Yksi paikka henkilöä kohden: jokainen dokumentti saapuu oikean nimen ja tarkistuslistan kohdan alle.
• Ei postilaatikon rajoja: minkä kokoiset skannaukset ja PDF:t tahansa, enintään 20 GB per lataus.
• Vähemmän perässä juoksemista: automaattiset muistutukset ennen määräpäivää ja yksi painike kaikkien niiden muistuttamiseen, joilta puuttuu vielä jotain.

Rekrytointikierroksille Työhakemuksen dokumentit -malli pyytää CV:n, henkilöllisyystodistuksen, todistukset ja valinnaisen portfolion. Lisää tiedostojen jakaminen HR:lle ja rekrytoijille -sivulla.

1. Avaa lähetyssivu, valitse Pyydä tiedostoja ja valitse Uuden työntekijän perehdytys kohdasta Aloita mallista.
2. Tarkista tarkistuslista: Allekirjoitettu työtarjous (PDF), Henkilöllisyystodistus, Osoitetodistus, Pankkitiedot ja Passikuva. Poista tai lisää kohtia yrityksesi tarpeiden mukaan, esimerkiksi "Edellisen työnantajan työtodistus".
3. Aseta Määräpäivä muutamaa päivää ennen aloituspäivää. Valitse Hyväksy tiedostot edelleen, merkitään myöhästyneiksi niin myöhässä oleva voi vielä lähettää.
4. Liitä jokainen uusi työntekijä kohtaan Ihmiset, joilta tarvitset tiedostoja henkilökohtaisen sähköpostinsa kanssa.
5. Paina Luo pyyntölinkki. Jokainen uusi työntekijä saa tervetulosähköpostin omalla linkillään.

Tallenna versiosi malliksi (esimerkiksi "Perehdytys: Helsingin toimisto"), niin voit käyttää sitä jokaiselle ryhmälle.

Sivun, jolla on viestisi, määräpäivä ja dokumenttiluettelo, jossa jokainen on merkitty pakolliseksi tai valinnaiseksi ja odotettu tiedostotyyppi on kerrottu (PDF, kuva tai skannaus, dokumentti). He ottavat kuvia tai valitsevat PDF:iä puhelimestaan, merkitsevät, mihin kohtaan kukin tiedosto kuuluu, ja painavat Lähetä tiedostot. He eivät tarvitse tiliä, ja heidän nimensä on jo täytetty luettelostasi.

• Hallintasivu näyttää jokaisen uuden työntekijän ja kunkin dokumentin tilan: lähetetty, myöhässä tai puuttuu.
• Pyydä uudelleen kun skannaus on lukukelvoton tai rajattu, saatteella kuten "Lähetä henkilökortin molemmat puolet". Työntekijä saa sähköpostin ja lähettää tiedoston uudelleen.
• Hylkää väärä dokumentti; Hyväksy loput.
• Lataa CSV-muodossa HR-järjestelmääsi tai laskentataulukon tarkistuslistaksi.

Luo tiimi sivulla Tiimi. HR-päälliköt Muokkaajina näkevät ja hallinnoivat kaikkia tiimin jäsenten tekemiä pyyntöjä. Kollega, joka vain tarkistaa dokumentteja, voi olla Tarkastaja: hän hyväksyy, pyytää uudelleen tai hylkää tiimin pyyntöjen kautta saapuvat tiedostot voimatta itse lähettää siirtoja. Tapahtumaloki kirjaa, kuka teki mitä.

HR-koordinaattorilla on kuusi uutta työntekijää aloittamassa kuun 1. päivänä. Kuun 20. päivänä hän luo pyynnön tallentamastaan perehdytysmallista, määräpäivänä 27., ja liittää kuusi nimeä. Kuun 25. päivään mennessä neljä on lähettänyt kaiken; 26. päivän muistutus tuo viidennen. Yksi osoitetodistus on epäselvä kuva, joten hän painaa Pyydä uudelleen. Kuun 27. päivänä hän painaa viimeisen henkilön kohdalla Muistuta kaikkia, joilta puuttuu jotain, ja lataa CSV-tiedoston aloitustarkistuslistaa varten.

• Henkilöllisyys- ja pankkiasiakirjat ovat henkilötietoja. Tiedostot kulkevat HTTPS:n kautta ja poistetaan, kun voimassaolo (1 päivä) päättyy; niitä ei ole salattu päästä päähän, emmekä väitä omaavamme sertifiointeja. Lue tietoturvakatsaus ja noudata yrityksesi tietosääntöjä.
• Siirrä dokumentit HR-järjestelmääsi, kun ne on hyväksytty, ja sulje pyyntö.
• Tiedostotyyppi tarkistetaan kohdekohtaisesti vain päätteen perusteella; avaa jokainen tiedosto ja tarkista, että se on sitä, mitä väittää.