Lyhyt vastaus: Lataa HR-dokumentit palveluun Share Large Video Files ja aseta Kuka voi avata linkin -kohtaan Vain luettelemani sähköpostit tai verkkotunnukset hakijan osoitteella: hakija vahvistaa 6-numeroisen koodin ennen kuin mitään aukeaa, ja eteenpäin lähetetty linkki hylätään. Rajoita laitteita ja latauksia, lisää palkka- ja henkilöllisyysasiakirjoihin salasana ja kerää CV:t ja perehdytysdokumentit Pyydä tiedostoja -linkillä. Siirrot salataan siirron aikana (HTTPS), mutta eivät päästä päähän, ja ne poistetaan vanhentuessaan.
HR-tiimien ja rekrytoijien lähettämät tiedostot ja niiden koot
| Tiedosto | Muoto | Tyypillinen koko |
|---|---|---|
| Työtarjous tai sopimus | PDF, DOCX | alle 5 Mt |
| CV ja portfolio | 1–50 Mt | |
| Skannattu henkilöllisyystodistus, todistukset ja suosittelijat | PDF, JPG | 2–30 Mt henkilöä kohden |
| Videohaastattelun tai arvioinnin tallenne, 45 minuuttia | MP4 | 300 Mt – 2 Gt |
| Perehdytyspaketti (käsikirja, ohjeet, koulutusvideot) | PDF, MP4 kansiossa | 200 Mt – 5 Gt |
Voiko sen lähettää sähköpostilla tai pikaviestimellä?
Voitko lähettää tallennetun videohaastattelun (noin 800 Mt) liitteenä?
| Sovellus | Raja | Mahtuuko? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 Mt per viesti | Ei, lähetä linkki |
| Outlook.com | 20–25 Mt per viesti | Ei, lähetä linkki |
| WhatsApp (dokumentti) | 2 Gt per tiedosto | Kyllä |
| Telegram | 2 Gt per tiedosto | Kyllä |
| Facebook Messenger | 100 Mt per tiedosto | Ei, lähetä linkki |
| Discord (ilmainen) | 20 Mt per tiedosto | Ei, lähetä linkki |
| Slack | 1 Gt per tiedosto | Kyllä |
| WeTransfer (ilmainen) | 3 Gt per siirto | Kyllä |
| Share Large Video Files | 20 GB per siirto | Lähetä linkki minne tahansa |
Rajat ovat sovelluskohtaisten tiedostokokorajojen taulukostamme, ja ne on tarkistettu kunkin palvelun ohjesivuilta.
Toimiva työnkulku
- Työtarjoukset: lähetä kirje, avaa Lisää vaihtoehtoja ja aseta Kuka voi avata linkin arvoon Vain luettelemani sähköpostit tai verkkotunnukset ja lisää hakijan sähköposti. Rajoita Laitteita henkilöä kohden arvoon 2.
- Jos haluat hyväksynnän kirjattuna, valitse Vaadi salassapitosopimus ennen latausta ja lisää hyväksymisteksti: hakija kirjoittaa nimensä, ja molemmat saatte PDF-todistuksen.
- Valitse Ilmoita minulle sähköpostilla, kun se ladataan ja lähetä sitten linkki.
- Dokumenttien kerääminen: luo Pyydä tiedostoja -linkki jokaiselle roolille tai uudelle työntekijälle. Hakijat lataavat CV:t, todistukset ja henkilöllisyystodistusten kopiot miltä tahansa puhelimelta ilman tiliä. Aloita mallista, valitse tarvitsemasi dokumentit, aseta määräpäivä ja hyväksy jokainen tiedosto tai pyydä sitä uudelleen.
- Ohjeet kaikille: lähetä yksi siirto, jossa on henkilökohtaiset linkit niin näet, kuka ei ole vielä avannut sitä, ja voit muistuttaa vain heitä.
Suositellut asetukset
| Asetus (kohdassa Lisää vaihtoehtoja) | Arvo | Miksi |
|---|---|---|
| Kuka voi avata linkin | Vain luettelemani sähköpostit tai verkkotunnukset | Eteenpäin lähetetty työtarjous ei aukea kenellekään muulle |
| Laitteita henkilöä kohden | 2 | Yhden ihmisen pääsy ei kierrä eteenpäin |
| Salasana | Päällä palkka- ja henkilöllisyysasiakirjoissa | Toinen tunnistustekijä puhelimitse tai pikaviestimellä |
| Vaadi salassapitosopimus ennen latausta | Päällä hyväksyntää vaativissa tarjouksissa | Kirjoitettu allekirjoitus ja PDF-todistus |
| Vain katselu (ei latauksia) | Päällä sisäisissä ohjeissa | Luetaan selaimessa vesileiman kanssa, ei tallenneta |
| Automaattiset säännöt: poista, kun kaikki ovat ladanneet | Päällä | Kopiot eivät jää palvelimelle tarpeettoman pitkäksi aikaa |
Avaa lähetyssivu, jossa ”Hakijan dokumentit” -asetukset ovat päällä: vain alla luettelemasi sähköpostit voivat avata sen (vahvistus koodilla), enintään 2 laitteella, 3 latausta kullekin. Lisää hakijan sähköposti luetteloon. Voit muuttaa mitä tahansa ennen lähettämistä ja painaa sitten Tallenna nykyiset kohdan Esiasetus tallentaaksesi oman versiosi jokaiselle hakijalle.
Työn jakaminen HR-tiimissä
Luo tiimi, jotta kollegat työskentelevät samojen siirtojen ja tiedostopyyntöjen parissa, kukin omassa roolissaan: Ylläpitäjä (jäsenet, säännöt ja brändäys), Muokkaaja (hallinnoi kaikkien siirtoja ja pyyntöjä), Lähettäjä (lähettää ja hallinnoi omiaan), Tarkastaja (ei voi lähettää; tarkastaa tiimin pyyntöjen kautta saapuvat dokumentit) ja Katselija (näkee vain siirrot ja tapahtumat). Rekrytoiva esihenkilö, joka vain tarkistaa saapuvat dokumentit, voi olla Tarkastaja.
Kirjaus siitä, kuka avasi mitä
Jokainen siirto kirjaa avaukset, esikatselut ja lataukset henkilön vahvistetulla sähköpostilla, ajalla ja laitteella. Vie loki CSV- tai PDF-muodossa siirron tilastosivulta, kun tarvitset sitä henkilöstökansioon. Tiimin työtila antaa HR-kollegoiden jakaa siirtoja ja yhteystietoryhmiä, joten uuden työntekijän dokumentit eivät jää jumiin yhden ihmisen tilille. Katso lataustenseuranta.
Mitä tämä tarjoaa ja mitä ei
Share Large Video Files on siirtopalvelu, ei HR-järjestelmä: linkit vanhenevat ja tiedostot poistetaan, joten säilytä virallinen kopio HR-ohjelmistossasi. Siirrot salataan siirron aikana (HTTPS), mutta eivät päästä päähän, emmekä esitä sertifiointi- tai vaatimustenmukaisuusväitteitä. Noudata omia tietosuojasääntöjäsi siinä, mitä saa jakaa ja kuinka pitkäksi aikaa. Katso tietoturva.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko varmistaa, että vain hakija avaa työtarjouksen?
Kyllä. Valitse Vain luettelemani sähköpostit tai verkkotunnukset ja lisää hänen osoitteensa; hän vahvistaa 6-numeroisen koodin ennen avaamista, ja linkki hylätään kaikilta muilta.
Voivatko hakijat ladata minulle dokumentteja ilman tiliä?
Kyllä. Lähetä Pyydä tiedostoja -linkki; he lataavat miltä tahansa puhelimelta tai tietokoneelta.
Saanko kirjauksen siitä, milloin se avattiin?
Kyllä. Jokainen avaus ja lataus kirjataan ajan ja laitteen kanssa, ja kirjaukset voi viedä CSV- tai PDF-muodossa.
Voiko tiedostot poistaa, kun ne on vastaanotettu?
Kyllä. Valitse kohdassa Automaattiset säännöt Poista tiedostot, kun jokainen vastaanottaja on ladannut ne, tai poista siirto Siirrot-sivultasi.
Onko Share Large Video Files GDPR-sertifioitu?
Emme esitä sertifiointiväitteitä. Lue tietosuojakäytäntö ja tietoturvasivu ja päätä tietosuojasta vastaavan kanssa, sopiiko palvelu dokumenteillesi.
Valmiina lähettämään?
Pudota tiedostot, kopioi linkki, valmis. Ilmaiseksi enintään 20 GB, ilman tiliä.
Lähetä tiedostoja ilmaiseksi