In breve: Per i documenti HR, carica su Share Large Video Files e imposta Chi può aprire il link su Solo le email o i domini che indico con l'indirizzo del candidato: prima che si apra qualsiasi cosa conferma un codice di 6 cifre, e un link inoltrato viene rifiutato. Limita dispositivi e download, aggiungi una password per stipendi e documenti d'identità e raccogli CV e documenti di onboarding con un link di Richiesta file. I trasferimenti sono cifrati durante il transito (HTTPS), non end-to-end, e vengono eliminati alla scadenza.
I file che inviano HR e recruiter e quanto pesano
| File | Formato | Dimensione tipica |
|---|---|---|
| Lettera d'offerta o contratto | PDF, DOCX | meno di 5 MB |
| CV con portfolio | Da 1 a 50 MB | |
| Documento d'identità, certificati e referenze scansionati | PDF, JPG | Da 2 a 30 MB a persona |
| Registrazione di un colloquio video o di una prova, 45 minuti | MP4 | Da 300 MB a 2 GB |
| Pacchetto di onboarding (manuale, policy, video formativi) | PDF, MP4 in una cartella | Da 200 MB a 5 GB |
Si può inviare via email o in chat?
Puoi inviare la registrazione di un colloquio video (circa 800 MB) come allegato?
| App | Limite | Ci sta? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB per email | No, invia un link |
| Outlook.com | da 20 a 25 MB per email | No, invia un link |
| WhatsApp (documento) | 2 GB per file | Sì |
| Telegram | 2 GB per file | Sì |
| Facebook Messenger | 100 MB per file | No, invia un link |
| Discord (gratis) | 20 MB per file | No, invia un link |
| Slack | 1 GB per file | Sì |
| WeTransfer (gratis) | 3 GB per trasferimento | Sì |
| Share Large Video Files | 20 GB per trasferimento | Invia il link ovunque |
Limiti tratti dalla nostra tabella dei limiti di dimensione dei file per app, verificati sulle pagine di assistenza di ciascun servizio.
Un flusso di lavoro che funziona
- Lettere d'offerta: carica la lettera, apri Altre opzioni e imposta Chi può aprire il link su Solo le email o i domini che indico con l'email del candidato. Limita Dispositivi per persona a 2.
- Per avere un'accettazione documentata, spunta Richiedi un NDA prima del download con il tuo testo di accettazione: il candidato scrive il suo nome ed entrambi ricevete un certificato in PDF.
- Spunta Avvisami via email quando viene scaricato, poi invia il link.
- Raccolta di documenti: crea un link di Richiesta file per ogni posizione o per ogni nuovo assunto. I candidati caricano CV, certificati e copie dei documenti da qualsiasi telefono, senza account. Parti da un modello, spunta i documenti che ti servono, imposta una scadenza e approva ogni file o chiedilo di nuovo.
- Policy per tutti: invia un unico trasferimento con link personali così vedi chi non l'ha ancora aperto e mandi un promemoria solo a loro.
Opzioni consigliate
| Opzione (in Altre opzioni) | Impostazione | Perché |
|---|---|---|
| Chi può aprire il link | Solo le email o i domini che indico | Una lettera d'offerta inoltrata non si apre per nessun altro |
| Dispositivi per persona | 2 | L'accesso di una persona non viene passato ad altri |
| Password | Attiva per stipendi e documenti d'identità | Un secondo fattore, comunicato al telefono o in chat |
| Richiedi un NDA prima del download | Attivo per le offerte che richiedono accettazione | Una firma digitata e un certificato in PDF |
| Solo visualizzazione (niente download) | Attivo per le policy interne | Si leggono nel browser con una filigrana, senza salvarle |
| Regole automatiche: elimina quando tutti hanno scaricato | Attivo | Le copie non restano sul server più del necessario |
Apri la pagina di caricamento con le impostazioni “Documenti del candidato” attive: solo le email che indichi qui sotto possono aprirlo (confermano con un codice), su al massimo 2 dispositivi, 3 download a testa. Aggiungi all'elenco l'email del candidato. Puoi cambiare qualsiasi cosa prima dell'invio, poi premere Salva attuale accanto a Preimpostazione per tenere la tua versione per ogni candidato.
Dividere il lavoro all'interno del team HR
Crea un team così i colleghi lavorano sugli stessi trasferimenti e sulle stesse richieste di file, ciascuno con un ruolo: Amministratore (membri, regole e branding), Editor (gestisce i trasferimenti e le richieste di tutti), Caricatore (invia e gestisce i propri), Revisore (non può inviare; esamina i documenti che arrivano tramite le richieste del team) e Osservatore (vede solo trasferimenti e attività). Un responsabile delle assunzioni che controlla solo i documenti in arrivo può essere Revisore.
Un registro di chi ha aperto cosa
Ogni trasferimento registra aperture, anteprime e download con l'email confermata della persona, l'ora e il dispositivo. Esporta il registro in CSV o PDF dalla pagina di statistiche del trasferimento quando ti serve per un fascicolo personale. Uno spazio di lavoro di team permette ai colleghi HR di condividere trasferimenti e gruppi di contatti, così i documenti di un nuovo assunto non restano bloccati nell'account di una sola persona. Leggi tracciamento dei download.
Cosa offre e cosa non offre
Share Large Video Files è un servizio di trasferimento, non un sistema HR: i link scadono e i file vengono eliminati, quindi conserva la copia ufficiale nel tuo software HR. I trasferimenti sono cifrati durante il transito (HTTPS) ma non end-to-end, e non dichiariamo certificazioni o conformità. Segui le tue regole sulla protezione dei dati per quanto riguarda cosa si può condividere e per quanto tempo. Leggi sicurezza.
Domande frequenti
Posso fare in modo che solo il candidato apra la lettera d'offerta?
Sì. Scegli Solo le email o i domini che indico e aggiungi il suo indirizzo; conferma un codice di 6 cifre prima che si apra, e il link viene rifiutato a chiunque altro.
I candidati possono caricare documenti per me senza account?
Sì. Invia un link di Richiesta file; caricano da qualsiasi telefono o computer.
Ricevo una traccia di quando è stato aperto?
Sì. Ogni apertura e ogni download vengono registrati con ora e dispositivo, e si possono esportare in CSV o PDF.
I file possono essere eliminati una volta ricevuti?
Sì. In Regole automatiche spunta l'opzione per eliminare i file quando tutti i destinatari li hanno scaricati, oppure elimina il trasferimento dalla pagina Trasferimenti.
Share Large Video Files è certificato GDPR?
Non dichiariamo alcuna certificazione. Leggi l'informativa sulla privacy e la pagina sulla sicurezza, e decidi con il tuo responsabile della protezione dei dati se è adatto ai tuoi documenti.
Pronto a inviare?
Trascina i file, copia il link, fatto. Gratis fino a 20 GB, senza account.
Invia file gratis