Come condividere file grandi con i clienti in sicurezza

La maggior parte dei problemi con i file dei clienti non sono attacchi clamorosi. Sono distrazioni quotidiane: un link inoltrato alla persona sbagliata, una cartella condivisa che resta aperta per anni, una password inviata nella stessa email del link, o una bozza scaricata da qualcuno che non avrebbe mai dovuto vederla. Buone abitudini e le giuste impostazioni del link ne evitano la maggior parte.

Aiuta anche avere chiaro il livello di protezione di cui un file ha bisogno. Il video finito di un matrimonio e il progetto di un prodotto non ancora lanciato richiedono impostazioni diverse.

Controlla anche il contratto. Alcuni clienti stabiliscono regole su come vengono archiviati i loro file, dove possono essere scaricati e per quanto tempo vengono conservati. Se un contratto indica una piattaforma specifica o richiede la crittografia end-to-end, rispettalo, anche se un altro metodo sarebbe più comodo. Nel dubbio, chiedi al cliente quale metodo preferisce prima di inviare qualsiasi cosa.

Qui i trasferimenti usano HTTPS in transito e vengono eliminati alla scadenza, ma la crittografia end-to-end non è disponibile. La nostra panoramica sulla sicurezza spiega esattamente cosa è fornito e cosa no.

1. Prepara i file. Togli tutto ciò che al cliente non serve, come le vecchie versioni, e rimuovi i dati nascosti da foto e PDF con gli strumenti gratuiti Rimuovi metadati immagine e Rimuovi metadati PDF.
2. Cifra se è molto riservato. Metti i file in uno ZIP con password oppure usa un tuo strumento di cifratura.
3. Caricali su Share Large Files Free, fino a 20 GB per trasferimento, e imposta una password.
4. Apri Altre opzioni e scegli i controlli che ti servono: un limite di download, email o domini consentiti, un NDA o la sola visualizzazione.
5. Invia il link via email così hai traccia di a chi è andato, e spunta l'opzione per ricevere un'email quando viene scaricato.
6. Comunica la password separatamente, ad esempio per telefono o con un SMS.
7. Fai pulizia. Quando il cliente conferma di avere i file, elimina il trasferimento o lascialo scadere dopo 1 giorno.

• Link personali. Dai a ogni persona del cliente il proprio link, così vedi chi ha scaricato e puoi disattivarne uno senza toccare gli altri.
• NDA prima del download. Richiedi una firma prima che si possa aprire qualsiasi cosa, con un certificato PDF per entrambe le parti.
• Solo visualizzazione. Per bozze e prove, i link in sola visualizzazione nascondono il pulsante di download e mettono in filigrana ogni anteprima con l'email di chi guarda.
• Limiti e regole. Limita i download, imposta orari di apertura e chiusura e consenti solo alcuni paesi se lo prevede il tuo contratto.
• Prova di integrità. Ogni file mostra un checksum SHA-256, così il cliente può verificare che la sua copia sia identica.
• Ricevere file indietro. Una richiesta file con checklist e scadenza dà a ogni cliente un link di caricamento personale e gli invia promemoria, invece di ricevere i documenti via email.
• Ruoli per il tuo staff. In un team, gli editor gestiscono i link ai clienti di tutti mentre i revisori controllano solo i file in arrivo, e un registro attività annota chi ha fatto cosa. Vedi anche commercialisti e avvocati.

• Concordate il canale. Spiega ai clienti come arriveranno i file, così riconoscono un link falso nella loro casella.
• Usa nomi di file chiari con progetto, versione e data, così nessuno scarica la bozza sbagliata.
• Proteggi il tuo account. Se usi un account gratuito qui, attiva la verifica in due passaggi, perché contiene l'elenco dei tuoi trasferimenti.
• Non riutilizzare le password tra clienti o progetti.
• Usa lo strumento giusto per i progetti lunghi. Per mesi di scambi, una cartella condivisa su Google Drive, OneDrive o Dropbox con accesso limitato ad account specifici, o un portale clienti dedicato, potrebbe essere più adatta di una serie di trasferimenti.

Per le consegne di video e foto, i file arrivano in qualità originale senza compressione, il che conta quando i clienti li modificheranno o li stamperanno. Se ti servono approvazioni, la revisione cliente permette ai clienti di scegliere i preferiti, commentare un secondo preciso di un video e approvare o richiedere modifiche. Per altre routine di consegna, vedi inviare un video a un cliente.

• È la versione finale approvata, ed è stato incluso per errore qualcosa di riservato di un altro cliente?
• È impostata una password, e sai come la comunicherai?
• La scadenza è abbastanza lunga per il cliente, ma non più del necessario?
• Il link deve funzionare solo per gli indirizzi email del cliente o per il dominio della sua azienda?
• Vuoi sapere quando viene scaricato?

Rispondere richiede un minuto ed evita la maggior parte degli errori che creano problemi in seguito.

I clienti sono giustamente prudenti con i link inattesi. Una nota breve e chiara li aiuta a fidarsi della consegna e a sapere cosa fare:

Ciao, ecco i file finali del progetto. Il link qui sotto funziona fino alla data indicata nella pagina di download. Riceverai la password a parte via SMS. Se qualcosa non si apre, rispondi a questa email e te lo invierò di nuovo.

Inviando via email dal sito, il tuo messaggio viene incluso con il link, e puoi reinviare l'email dalla pagina Trasferimenti se va persa. Puoi anche inviare a un gruppo salvato di contatti del cliente in un solo passaggio.

• Devo installare qualcosa? No. I file si scaricano in qualsiasi browser moderno.
• Perché devo confermare la mia email? Se hai limitato il link a certe email o richiesto un NDA, il cliente conferma il proprio indirizzo con un breve codice, così sai chi ha scaricato.
• Posso scaricare più tardi? Fino alla scadenza del link. Se serve più tempo, puoi prolungarlo.
• Il file è completo? Può confrontare il suo checksum SHA-256 con quello indicato nella pagina di download.