Cum distribuiți în siguranță fișiere mari clienților

Majoritatea problemelor cu fișierele clienților nu sunt atacuri spectaculoase. Sunt scăpări obișnuite: un link redirecționat persoanei greșite, un folder comun care rămâne deschis ani de zile, o parolă trimisă în același e-mail cu linkul sau o ciornă descărcată de cineva care nu trebuia să o vadă niciodată. Obiceiurile bune și setările potrivite ale linkului previn majoritatea acestor situații.

Ajută și să știți clar de ce nivel de protecție are nevoie un fișier. Un film de nuntă finalizat și un design de produs nelansat cer setări diferite.

Verificați și contractul. Unii clienți stabilesc reguli despre cum sunt stocate fișierele lor, unde pot fi descărcate și cât timp sunt păstrate. Dacă un contract numește o anumită platformă sau cere criptare end-to-end, respectați-l, chiar dacă altă metodă ar fi mai comodă. Dacă aveți dubii, întrebați clientul ce metodă preferă înainte să trimiteți ceva.

Transferurile de aici folosesc HTTPS în tranzit și sunt șterse când expiră, dar criptarea end-to-end nu este oferită. Prezentarea securității explică exact ce oferim și ce nu.

1. Pregătiți fișierele. Eliminați tot ce nu îi trebuie clientului, de exemplu versiunile vechi, și ștergeți datele ascunse din fotografii și PDF-uri cu instrumentele gratuite de eliminare a metadatelor din imagini și de eliminare a metadatelor PDF.
2. Criptați dacă sunt foarte sensibile. Puneți fișierele într-o arhivă ZIP protejată cu parolă sau folosiți propriul instrument de criptare.
3. Încărcați pe Share Large Files Free, până la 20 GB per transfer, și setați o parolă.
4. Deschideți Mai multe opțiuni și alegeți controalele de care aveți nevoie: o limită de descărcări, adrese de e-mail sau domenii permise, un NDA sau doar vizualizare.
5. Trimiteți linkul prin e-mail, ca să aveți evidența destinatarilor, și bifați opțiunea de a primi un e-mail când este descărcat.
6. Comunicați parola separat, de exemplu la telefon sau prin SMS.
7. Faceți curat. După ce clientul confirmă că are fișierele, ștergeți transferul sau lăsați-l să expire după 1 zi.

• Linkuri personale. Dați fiecărei persoane din partea clientului propriul link, ca să vedeți cine a descărcat și să puteți dezactiva accesul unei persoane fără să-i afectați pe ceilalți.
• NDA înainte de descărcare. Cereți o semnătură înainte ca ceva să poată fi deschis, cu un certificat PDF pentru ambele părți.
• Doar vizualizare. Pentru ciorne și probe, linkurile doar pentru vizualizare ascund butonul de descărcare și pun ca filigran pe fiecare previzualizare e-mailul persoanei.
• Limite și reguli. Limitați descărcările, setați ore de deschidere și de închidere și permiteți doar anumite țări, dacă asta corespunde contractului.
• Dovada integrității. Fiecare fișier afișează o sumă de control SHA-256, astfel încât clientul poate confirma că propria copie este identică.
• Colectarea fișierelor înapoi. O solicitare de fișiere cu listă și termen limită îi dă fiecărui client un link personal de încărcare și îi trimite mementouri, în loc ca documentele să sosească prin e-mail.
• Roluri pentru angajați. Într-o echipă, editorii gestionează linkurile tuturor clienților, recenzenții doar verifică fișierele primite, iar un jurnal de activitate înregistrează cine ce a făcut. Vedeți și contabili și avocați.

• Stabiliți canalul. Spuneți-le clienților cum vor sosi fișierele, ca să poată recunoaște un link fals în inbox.
• Folosiți nume de fișiere clare, cu proiectul, versiunea și data, ca nimeni să nu descarce ciorna greșită.
• Păstrați-vă contul în siguranță. Dacă folosiți aici un cont gratuit, activați verificarea în doi pași, pentru că acesta conține lista transferurilor dumneavoastră.
• Nu refolosiți parolele între clienți sau proiecte.
• Folosiți instrumentul potrivit pentru proiectele lungi. Pentru luni întregi de schimburi, un folder comun în Google Drive, OneDrive sau Dropbox, cu acces limitat la conturi nominalizate, ori un portal dedicat clienților vi se pot potrivi mai bine decât o serie de transferuri.

La livrările video și foto, fișierele ajung la calitate originală, fără comprimare, ceea ce contează când clienții le vor edita sau tipări. Dacă aveți nevoie de aprobări, aprobarea client le permite clienților să aleagă favorite, să comenteze la o secundă exactă dintr-un videoclip și să aprobe sau să ceară modificări. Pentru mai multe despre rutina de livrare, vedeți trimiterea unui videoclip către un client.

• Este aceasta versiunea finală, aprobată, și nu ați inclus din greșeală ceva confidențial al altui client?
• Este setată o parolă și știți cum o veți comunica?
• Este expirarea suficient de lungă pentru client, dar nu mai lungă decât e nevoie?
• Ar trebui ca linkul să funcționeze doar pentru adresele de e-mail ale clientului sau pentru domeniul companiei?
• Vreți să știți când este descărcat?

Răspunsul la aceste întrebări durează un minut și previne majoritatea greșelilor care creează probleme mai târziu.

Clienții sunt pe bună dreptate precauți cu linkurile neașteptate. O notă scurtă și clară îi ajută să aibă încredere în livrare și să știe ce au de făcut:

Bună ziua, acestea sunt fișierele finale pentru proiect. Linkul de mai jos funcționează până la data afișată pe pagina de descărcare. Veți primi parola separat, prin SMS. Dacă ceva nu se deschide, răspundeți la acest e-mail și vi-l retrimit.

Trimiterea prin e-mail de pe site include mesajul dumneavoastră împreună cu linkul, iar dacă e-mailul se pierde, îl puteți retrimite din pagina Transferuri. Puteți și să trimiteți către un grup salvat de contacte ale clientului dintr-un singur pas.

• Trebuie să instalez ceva? Nu. Fișierele se descarcă în orice browser modern.
• De ce trebuie să-mi confirm e-mailul? Dacă ați limitat linkul la anumite adrese de e-mail sau ați cerut un NDA, clientul își confirmă adresa cu un cod scurt, ca să știți cine a descărcat.
• Pot descărca mai târziu? Până la expirarea linkului. Dacă are nevoie de mai mult timp, îl puteți prelungi.
• Este fișierul complet? Poate compara suma de control SHA-256 cu cea afișată pe pagina de descărcare.