Müşterilerle Büyük Dosyalar Güvenli Bir Şekilde Nasıl Paylaşılır?

Müşteri dosyalarıyla ilgili sorunların çoğu dramatik saldırılar değildir. Gündelik hatalardır: yanlış kişiye iletilen bir bağlantı, yıllarca açık kalan paylaşılan bir klasör, bağlantıyla aynı e-postada gönderilen bir şifre ya da hiç görmemesi gereken birinin indirdiği bir taslak. İyi alışkanlıklar ve doğru bağlantı ayarları bunların çoğunu önler.

Bir dosyanın hangi düzeyde korumaya ihtiyaç duyduğunu netleştirmek de yardımcı olur. Bitmiş bir düğün filmi ile yayınlanmamış bir ürün tasarımı farklı ayarlar gerektirir.

Sözleşmenizi de kontrol edin. Bazı müşteriler dosyalarının nasıl saklanacağı, nereye indirilebileceği ve ne kadar süre tutulacağı konusunda kurallar koyar. Bir sözleşme belirli bir platformu adıyla belirtiyorsa veya uçtan uca şifreleme şart koşuyorsa, başka bir yöntem daha pratik olsa bile ona uyun. Emin değilseniz, bir şey göndermeden önce müşteriye hangi yöntemi tercih ettiğini sorun.

Buradaki transferler aktarım sırasında HTTPS kullanır ve süreleri dolunca silinir, ancak uçtan uca şifreleme sunulmaz. Güvenlik özetimiz neyin sağlanıp neyin sağlanmadığını tam olarak açıklar.

1. Dosyaları hazırlayın. Eski sürümler gibi müşterinin ihtiyaç duymadığı her şeyi çıkarın ve ücretsiz resim meta verisi silme ve PDF meta verisi silme araçlarıyla fotoğraflardaki ve PDF'lerdeki gizli verileri temizleyin.
2. Çok hassassa şifreleyin. Dosyaları şifreli bir ZIP içine koyun ya da kendi şifreleme aracınızı kullanın.
3. Share Large Files Free üzerinden yükleyin; transfer başına 20 GB boyutuna kadar, ve bir şifre belirleyin.
4. Diğer seçenekler'i açın ve ihtiyacınız olan kontrolleri seçin: bir indirme sınırı, izin verilen e-postalar veya alan adları, bir NDA ya da yalnızca görüntüleme.
5. Bağlantıyı e-postayla gönderin; böylece kime gittiğinin kaydı olur ve indirildiğinde e-postayla bildirim alma seçeneğini işaretleyin.
6. Şifreyi ayrıca paylaşın, örneğin telefonla veya kısa mesajla.
7. Temizleyin. Müşteri dosyaları aldığını onayladığında transferi silin ya da 1 gün sonra süresinin dolmasını bekleyin.

• Kişisel bağlantılar. Müşteri tarafındaki her kişiye kendi bağlantısını verin; böylece kimin indirdiğini görebilir ve diğerlerini etkilemeden tek bir kişiyi kapatabilirsiniz.
• İndirmeden önce NDA. Herhangi bir şey açılmadan önce, iki taraf için de PDF sertifikalı imza isteyin.
• Yalnızca görüntüleme. Taslaklar ve provalar için yalnızca görüntüleme bağlantıları indirme düğmesini gizler ve her önizlemeye izleyenin e-postasını filigran olarak ekler.
• Sınırlar ve kurallar. İndirmeleri sınırlayın, açılış ve kapanış zamanları belirleyin ve sözleşmenize uyuyorsa yalnızca belirli ülkelere izin verin.
• Bütünlük kanıtı. Her dosya bir SHA-256 sağlama toplamı gösterir; böylece müşteri kopyasının aynı olduğunu doğrulayabilir.
• Dosyaları geri toplama. Kontrol listeli ve son tarihli bir dosya isteği, belgelerin e-postayla gelmesi yerine her müşteriye kişisel bir yükleme bağlantısı verir ve onlara hatırlatır.
• Çalışanlarınız için roller. Bir ekipte düzenleyiciler herkesin müşteri bağlantılarını yönetirken inceleyiciler yalnızca gelen dosyaları kontrol eder ve bir etkinlik günlüğü kimin ne yaptığını kaydeder. Ayrıca bkz. muhasebeciler ve avukatlar.

• Kanal üzerinde anlaşın. Müşterilere dosyaların nasıl geleceğini söyleyin; böylece gelen kutularındaki sahte bir bağlantıyı fark edebilirler.
• Net dosya adları kullanın: proje, sürüm ve tarihle; böylece kimse yanlış taslağı indirmez.
• Kendi hesabınızı güvende tutun. Burada ücretsiz bir hesap kullanıyorsanız iki adımlı doğrulamayı açın; çünkü hesabınız transfer listenizi tutar.
• Şifreleri tekrar kullanmayın; müşteriler veya projeler arasında.
• Uzun projeler için doğru aracı kullanın. Aylarca süren gidip gelmeler için, belirli hesaplarla sınırlı erişime sahip Google Drive, OneDrive veya Dropbox'taki paylaşılan bir klasör ya da özel bir müşteri portalı, art arda transferlerden daha uygun olabilir.

Video ve fotoğraf teslimlerinde dosyalar sıkıştırma olmadan orijinal kalitede ulaşır; bu, müşteriler onları düzenleyecek veya basacaksa önemlidir. Onay gerekiyorsa müşteri onayı, müşterilerin favori seçmesine, videonun tam bir saniyesine yorum yapmasına ve onaylamasına veya değişiklik istemesine olanak tanır. Teslim rutinleri hakkında daha fazlası için müşteriye video gönderme rehberine bakın.

• Bu, onaylanmış son sürüm mü ve yanlışlıkla başka bir müşteriye ait gizli bir şey eklendi mi?
• Bir şifre belirlendi mi ve onu nasıl paylaşacağınızı biliyor musunuz?
• Son geçerlilik süresi müşteri için yeterince uzun ama gerekenden uzun değil mi?
• Bağlantı yalnızca müşterinin e-posta adresleri veya şirket alan adı için mi çalışmalı?
• İndirildiğinde haberdar olmak istiyor musunuz?

Bunları yanıtlamak bir dakika sürer ve daha sonra sorun çıkaran hataların çoğunu önler.

Müşteriler beklenmedik bağlantılar konusunda haklı olarak temkinlidir. Kısa ve net bir not, teslimata güvenmelerine ve ne yapacaklarını bilmelerine yardımcı olur:

Merhaba, proje için son dosyalar ektedir. Aşağıdaki bağlantı, indirme sayfasında gösterilen tarihe kadar çalışır. Şifreyi ayrıca kısa mesajla alacaksınız. Açılmayan bir şey olursa bu e-postayı yanıtlayın, yeniden göndereyim.

Siteden e-postayla gönderdiğinizde mesajınız bağlantıyla birlikte gider ve kaybolursa e-postayı Transferler sayfasından yeniden gönderebilirsiniz. Ayrıca müşteri kişilerinden oluşan kayıtlı bir gruba tek adımda gönderebilirsiniz.

• Bir şey yüklemem gerekir mi? Hayır. Dosyalar herhangi bir modern tarayıcıda iner.
• E-postamı neden doğrulamam gerekiyor? Bağlantıyı belirli e-postalarla sınırladıysanız veya NDA istediyseniz müşteri adresini kısa bir kodla doğrular; böylece kimin indirdiğini bilirsiniz.
• Daha sonra indirebilir miyim? Bağlantının süresi dolana kadar. Daha fazla zamana ihtiyaçları varsa süreyi uzatabilirsiniz.
• Dosya eksiksiz mi? SHA-256 sağlama toplamını indirme sayfasında gösterilenle karşılaştırabilirler.