Grote bestanden veilig delen met klanten

De meeste problemen met klantbestanden zijn geen spectaculaire hacks. Het zijn alledaagse vergissingen: een link die naar de verkeerde persoon wordt doorgestuurd, een gedeelde map die jarenlang open blijft staan, een wachtwoord in dezelfde e-mail als de link, of een concept dat wordt gedownload door iemand die het nooit had mogen zien. Goede gewoonten en de juiste linkinstellingen voorkomen de meeste daarvan.

Het helpt ook om duidelijk te hebben hoeveel bescherming een bestand nodig heeft. Een afgeronde trouwfilm en een onuitgebracht productontwerp vragen om verschillende instellingen.

Kijk ook in je contract. Sommige klanten stellen regels over hoe hun bestanden worden opgeslagen, waar ze mogen worden gedownload en hoe lang ze worden bewaard. Noemt een contract een specifiek platform of eist het end-to-end versleuteling, houd je daar dan aan, ook als een andere methode handiger zou zijn. Twijfel je, vraag de klant dan welke methode hij het liefst heeft voordat je iets verstuurt.

Overdrachten hier gaan via HTTPS en worden verwijderd als ze verlopen, maar end-to-end versleuteling wordt niet geboden. Ons beveiligingsoverzicht legt precies uit wat wel en niet wordt geboden.

1. Bereid de bestanden voor. Haal alles weg wat de klant niet nodig heeft, zoals oude versies, en verwijder verborgen gegevens uit foto's en PDF's met de gratis tools Metadata uit afbeelding verwijderen en PDF-metadata verwijderen.
2. Versleutel als het heel gevoelig is. Zet de bestanden in een ZIP met wachtwoord of gebruik je eigen versleutelingstool.
3. Upload bij Share Large Files Free, tot 20 GB per overdracht, en stel een wachtwoord in.
4. Open Meer opties en kies de instellingen die je nodig hebt: een downloadlimiet, toegestane e-mailadressen of domeinen, een NDA of alleen bekijken.
5. Verstuur de link per e-mail, zodat je kunt nagaan naar wie hij is gegaan, en vink de optie aan om een e-mail te krijgen als er is gedownload.
6. Deel het wachtwoord apart, bijvoorbeeld telefonisch of per sms.
7. Ruim op. Zodra de klant bevestigt dat hij de bestanden heeft, verwijder je de overdracht of laat je hem na 1 dag verlopen.

• Persoonlijke links. Geef iedereen aan de kant van de klant een eigen link, zodat je ziet wie heeft gedownload en je één persoon kunt uitschakelen zonder de rest te raken.
• NDA vóór het downloaden. Vraag om een handtekening voordat er iets kan worden geopend, met een PDF-certificaat voor beide partijen.
• Alleen bekijken. Voor concepten en proeven verbergen links om alleen te bekijken de downloadknop en krijgt elke voorvertoning een watermerk met het e-mailadres van de kijker.
• Limieten en regels. Beperk downloads, stel openings- en sluitingstijden in en sta alleen bepaalde landen toe als dat bij je contract past.
• Bewijs van integriteit. Elk bestand toont een SHA-256-checksum, zodat de klant kan controleren dat zijn kopie identiek is.
• Bestanden terug verzamelen. Een bestandsverzoek met een checklist en een deadline geeft elke klant een persoonlijke uploadlink en herinnert hem eraan, in plaats van documenten die per e-mail binnendruppelen.
• Rollen voor je medewerkers. In een team beheren editors de klantlinks van iedereen, terwijl reviewers alleen binnenkomende bestanden controleren, en een activiteitenlog houdt bij wie wat heeft gedaan. Zie ook accountants en advocaten.

• Spreek het kanaal af. Vertel klanten hoe bestanden binnenkomen, zodat ze een neplink in hun inbox herkennen.
• Gebruik duidelijke bestandsnamen met project, versie en datum, zodat niemand het verkeerde concept downloadt.
• Houd je eigen account veilig. Gebruik je hier een gratis account, zet dan verificatie in twee stappen aan, want daarin staat je lijst met overdrachten.
• Hergebruik geen wachtwoorden tussen klanten of projecten.
• Gebruik de juiste tool voor lange projecten. Voor maandenlang heen-en-weer past een gedeelde map in Google Drive, OneDrive of Dropbox met toegang voor bepaalde accounts, of een speciaal klantportaal, misschien beter dan een reeks overdrachten.

Bij het opleveren van video's en foto's komen bestanden aan in originele kwaliteit zonder compressie, wat belangrijk is als klanten ze gaan bewerken of afdrukken. Heb je goedkeuring nodig, dan laat klantreview klanten favorieten kiezen, reageren op de exacte seconde van een video en goedkeuren of wijzigingen vragen. Meer over werkwijzen voor oplevering lees je in video naar een klant sturen.

• Is dit de definitieve, goedgekeurde versie, en zit er per ongeluk iets vertrouwelijks van een andere klant bij?
• Is er een wachtwoord ingesteld, en weet je hoe je het gaat delen?
• Is de vervaldatum lang genoeg voor de klant, maar niet langer dan nodig?
• Moet de link alleen werken voor de e-mailadressen of het bedrijfsdomein van de klant?
• Wil je weten wanneer er is gedownload?

Deze vragen beantwoorden kost een minuut en voorkomt de meeste fouten die later problemen geven.

Klanten zijn terecht voorzichtig met onverwachte links. Een kort, duidelijk bericht helpt ze de levering te vertrouwen en te weten wat ze moeten doen:

Hoi, hier zijn de definitieve bestanden voor het project. De link hieronder werkt tot de datum die op de downloadpagina staat. Het wachtwoord krijg je apart per sms. Als iets niet opent, beantwoord dan deze e-mail en ik stuur het opnieuw.

Als je via de site per e-mail verstuurt, gaat je bericht mee met de link, en je kunt de e-mail opnieuw versturen vanaf de pagina Overdrachten als hij zoekraakt. Je kunt ook in één stap naar een opgeslagen groep klantcontacten versturen.

• Moet ik iets installeren? Nee. De bestanden downloaden in elke moderne browser.
• Waarom moet ik mijn e-mailadres bevestigen? Als je de link tot bepaalde e-mailadressen hebt beperkt of om een NDA hebt gevraagd, bevestigt de klant zijn adres met een korte code, zodat je weet wie heeft gedownload.
• Kan ik later downloaden? Tot de link verloopt. Hebben ze meer tijd nodig, dan kun je hem verlengen.
• Is het bestand compleet? Ze kunnen de SHA-256-checksum vergelijken met die op de downloadpagina.