Kort antwoord: Log in met een gratis account, open de pagina Team en maak een team aan; jij wordt de beheerder. Nodig collega's uit per e-mail en geef iedereen een rol: Beheerder (alles), Editor (verstuurt en beheert de overdrachten en bestandsverzoeken van iedereen, exporteert activiteit), Uploader (verstuurt en beheert die van zichzelf), Reviewer (kan niet versturen; beoordeelt bestanden die via de bestandsverzoeken van het team binnenkomen) of Kijker (alleen lezen: overdrachten en activiteit van het team). Teams delen contactgroepen en huisstijl, kunnen bestandstypen en maandelijks versturen beperken, en houden een activiteitenlog bij met CSV-export en een wekelijks rapport per e-mail.
Wat elke rol kan
| Rol | Versturen | Overdrachten en bestandsverzoeken beheren | Bestanden van verzoeken beoordelen | Overig |
|---|---|---|---|---|
| Beheerder | Ja | Van iedereen | Ja | Leden, rollen, regels, huisstijl; activiteit als CSV |
| Editor | Ja | Van iedereen | Ja | Activiteit als CSV |
| Uploader | Ja | Eigen | Eigen verzoeken | |
| Reviewer | Nee | Nee | Ja, verzoeken van het team | |
| Kijker | Nee | Nee | Nee | Ziet overdrachten en activiteit van het team |
Een overdracht beheren betekent hem verlengen, annuleren of verwijderen. Iedereen in het team kan de laatste overdrachten en activiteit zien en de gedeelde contactgroepen gebruiken. Een rol kun je op elk moment wijzigen onder Mensen.
Een team aanmaken en mensen uitnodigen
- Log in of maak een gratis account aan en open de pagina Team.
- Vul een Teamnaam in en druk op Team aanmaken. Jij bent de beheerder.
- Vul onder Mensen uitnodigen e-mailadressen in (één per regel of gescheiden door komma's), kies een Rol en druk op Uitnodigingen versturen.
- Iedereen krijgt een e-mail met een link om lid te worden. Ze loggen in met dat adres (of maken een gratis account aan) en drukken op Lid worden van het team.
Een account hoort bij één team tegelijk, en de pagina toont hoeveel mensen een team kan hebben.
Gedeelde tools
- Overdrachten van het team: één lijst van wat iedereen heeft verstuurd, met downloads.
- Gedeelde contactgroepen: een klantenlijst of klassenlijst waar elk lid naar kan versturen.
- Huisstijl: je teamnaam, kleur, bericht en website op de downloadpagina van elke nieuwe link, tenzij een afzender een eigen huisstijl instelt.
- Bestandsverzoeken: beheerders en editors beheren de verzoeken van leden; reviewers controleren wat binnenkomt. Zie bestanden verzamelen van meerdere mensen.
Regels en limieten
Beheerders kunnen regels instellen onder Regels en limieten. Die gelden voor wat leden versturen terwijl ze zijn ingelogd en worden op de server gecontroleerd zodra elk bestand binnenkomt:
- Alleen deze bestandstypen toestaan of Deze bestandstypen nooit toestaan, op extensie.
- Maandelijks tegoed per persoon (GB) en Overdrachten per persoon per maand, zo nodig met een ander tegoed per persoon. De tellingen beginnen op de 1e van elke maand opnieuw.
Leden zien hun eigen tegoed bovenaan de teampagina.
Activiteitenlog en weekrapport
Het log Activiteit houdt bij wie wat heeft verstuurd, verwijderd of gewijzigd, en beheerders en editors kunnen het downloaden als CSV. Beheerders kunnen ook een wekelijkse e-mail krijgen: overdrachten en downloads per persoon, de meest gedownloade bestanden en links die bijna verlopen en door niemand zijn geopend.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een videobureau met zes mensen maakt een team aan. De twee oprichters zijn beheerder, de producent is editor, drie monteurs die knippen en opleveren zijn uploader, en de marketingmanager van de klant is kijker en kan zien wat er is opgeleverd. De beheerders blokkeren .exe-bestanden en stellen 200 GB per persoon per maand in. Als een monteur ziek is, verlengt de producent haar klantlinks vanuit de teamlijst. Een freelance assistent wordt lid als reviewer om het beeldmateriaal te controleren dat klanten via bestandsverzoeken uploaden.
Beperkingen en eerlijke kanttekeningen
- Teamregels gelden alleen voor overdrachten die zijn verstuurd terwijl iemand in het teamaccount is ingelogd.
- Overdrachten verlopen nog steeds na 1 dag, tenzij ze worden verlengd; een team is geen permanente cloudopslag. Voor een link die zijn adres houdt terwijl er bestanden bij komen, maak je van een overdracht een map met Als map bewaren op de pagina Overdrachten.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een editor en een uploader?
Beide kunnen versturen. Editors beheren ook de overdrachten en bestandsverzoeken van iedereen en kunnen het activiteitenlog exporteren; uploaders beheren alleen die van zichzelf.
Wat kan een reviewer?
Een reviewer kan geen overdrachten versturen. Hij beoordeelt bestanden die via de bestandsverzoeken van het team binnenkomen: goedkeuren, opnieuw vragen of afwijzen.
Hebben teamleden een account nodig?
Ja, een gratis account met het uitgenodigde e-mailadres. Ontvangers van je bestanden hebben nog steeds niets nodig.
Kan ik beperken wat mijn team verstuurt?
Ja. Beheerders kunnen bestandstypen toestaan of blokkeren en een maandelijks tegoed en aantal overdrachten per persoon instellen.
Kan ik zien wie wat heeft verstuurd?
Ja. Het activiteitenlog toont wie wat heeft verstuurd, verwijderd of gewijzigd, en beheerders en editors kunnen het downloaden als CSV.
Klaar om te versturen?
Sleep je bestanden erin, kopieer de link, klaar. Gratis tot 20 GB, zonder account.
Gratis bestanden versturen