Lyhyt vastaus: Kirjaudu sisään ilmaisella tilillä, avaa Tiimi-sivu ja luo tiimi; sinusta tulee sen ylläpitäjä. Kutsu kollegat sähköpostilla ja anna jokaiselle rooli: ylläpitäjä (kaikki), muokkaaja (lähettää ja hallitsee kaikkien siirtoja ja tiedostopyyntöjä, vie toimintalokin), lähettäjä (lähettää ja hallitsee omiaan), tarkastaja (ei voi lähettää; tarkastaa tiimin tiedostopyyntöjen kautta saapuvat tiedostot) tai katsoja (vain luku: tiimin siirrot ja toiminta). Tiimit jakavat yhteystietoryhmät ja brändäyksen, voivat rajoittaa tiedostotyyppejä ja kuukausittaista lähettämistä, ja niillä on toimintaloki CSV-viennillä sekä viikoittainen raporttisähköposti.
Mitä kukin rooli voi tehdä
| Rooli | Lähettää | Hallitsee siirtoja ja tiedostopyyntöjä | Tarkastaa pyyntöjen tiedostot | Muuta |
|---|---|---|---|---|
| Ylläpitäjä | Kyllä | Kaikkien | Kyllä | Jäsenet, roolit, säännöt, brändäys; toimintaloki CSV:nä |
| Muokkaaja | Kyllä | Kaikkien | Kyllä | Toimintaloki CSV:nä |
| Lähettäjä | Kyllä | Omiaan | Omat pyyntönsä | |
| Tarkastaja | Ei | Ei | Kyllä, tiimin pyynnöt | |
| Katsoja | Ei | Ei | Ei | Näkee tiimin siirrot ja toiminnan |
Siirron hallinta tarkoittaa sen pidentämistä, perumista tai poistamista. Jokainen tiimin jäsen näkee tiimin viimeisimmät siirrot ja toiminnan ja voi käyttää sen yhteisiä yhteystietoryhmiä. Roolia voi vaihtaa milloin tahansa kohdassa Ihmiset.
Luo tiimi ja kutsu ihmisiä
- Kirjaudu sisään tai luo ilmainen tili ja avaa sitten Tiimi-sivu.
- Kirjoita tiimin nimi ja paina Luo tiimi. Sinusta tulee sen ylläpitäjä.
- Kirjoita kohtaan Kutsu ihmisiä sähköpostiosoitteet (yksi per rivi tai pilkuilla eroteltuina), valitse rooli ja paina Lähetä kutsut.
- Jokainen saa sähköpostin, jossa on liittymislinkki. Hän kirjautuu sisään (tai luo ilmaisen tilin) samalla osoitteella ja painaa Liity tiimiin.
Tili voi kuulua yhteen tiimiin kerrallaan, ja sivulla näkyy, montako jäsentä tiimiin mahtuu.
Yhteiset työkalut
- Tiimin siirrot: yksi luettelo kaikkien lähettämistä tiedostoista latauksineen.
- Yhteiset yhteystietoryhmät: asiakasluettelo tai luokan luettelo, johon jokainen jäsen voi lähettää.
- Brändäys: tiimisi nimi, väri, viesti ja verkkosivusto jokaisen uuden linkin lataussivulla, ellei lähettäjä aseta omiaan.
- Tiedostopyynnöt: ylläpitäjät ja muokkaajat hallitsevat jäsenten pyyntöjä; tarkastajat tarkistavat saapuvat tiedostot. Katso tiedostojen kerääminen useilta ihmisiltä.
Säännöt ja rajat
Ylläpitäjät voivat asettaa sääntöjä kohdassa Säännöt ja rajat. Ne koskevat sitä, mitä jäsenet lähettävät sisäänkirjautuneina, ja ne tarkistetaan palvelimella jokaisen tiedoston saapuessa:
- Salli vain nämä tiedostotyypit tai Älä koskaan salli näitä tiedostotyyppejä tiedostopäätteen mukaan.
- Kuukausikiintiö per henkilö (Gt) ja Siirtoja per henkilö kuukaudessa, tarvittaessa eri kiintiöllä eri henkilöille. Laskurit nollautuvat kunkin kuun 1. päivänä.
Jäsenet näkevät oman kiintiönsä tiimisivun yläosassa.
Toimintaloki ja viikkoraportti
Toiminta-loki kirjaa, kuka lähetti, poisti tai muutti mitäkin, ja ylläpitäjät ja muokkaajat voivat valita Lataa CSV-tiedostona. Ylläpitäjät voivat myös saada viikoittaisen sähköpostin: siirrot ja lataukset henkilöittäin, ladatuimmat tiedostot sekä pian vanhenevat linkit, joita kukaan ei ole avannut.
Esimerkki käytännössä
Kuuden hengen videotoimisto luo tiimin. Kaksi perustajaa ovat ylläpitäjiä, tuottaja on muokkaaja, kolme leikkaajaa, jotka editoivat ja toimittavat videot, ovat lähettäjiä, ja asiakkaan markkinointipäällikkö on katsoja, joka näkee, mitä on toimitettu. Ylläpitäjät estävät .exe-tiedostot ja asettavat rajaksi 200 Gt per henkilö kuukaudessa. Kun yksi leikkaajista on sairaana, tuottaja pidentää tämän asiakaslinkkejä tiimin luettelosta. Freelancer-assistentti liittyy tarkastajaksi tarkistamaan videomateriaalin, jonka asiakkaat lähettävät tiedostopyyntöjen kautta.
Rajoitukset ja rehelliset huomiot
- Tiimin säännöt koskevat vain siirtoja, jotka lähetetään tiimitilille kirjautuneena.
- Siirrot vanhenevat silti, kun 1 päivä on kulunut, ellei niitä pidennetä; tiimi ei ole pysyvä pilvitallennus. Jos haluat linkin, jonka osoite pysyy samana, kun tiedostoja lisätään, muuta siirto kansioksi Siirrot-sivun toiminnolla Säilytä kansiona.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on muokkaajalla ja lähettäjällä?
Molemmat voivat lähettää. Muokkaajat hallitsevat lisäksi kaikkien siirtoja ja tiedostopyyntöjä ja voivat viedä toimintalokin; lähettäjät hallitsevat vain omiaan.
Mitä tarkastaja voi tehdä?
Tarkastaja ei voi lähettää siirtoja. Hän tarkastaa tiedostot, jotka saapuvat tiimin tiedostopyyntöjen kautta: hyväksyy, pyytää uudelleen tai hylkää.
Tarvitsevatko tiimin jäsenet tilin?
Kyllä, ilmaisen tilin kutsutulla sähköpostiosoitteella. Tiedostojesi vastaanottajat eivät edelleenkään tarvitse mitään.
Voinko rajoittaa, mitä tiimini lähettää?
Kyllä. Ylläpitäjät voivat sallia tai estää tiedostotyyppejä ja asettaa kuukausikiintiön ja siirtojen määrän henkilöä kohden.
Näenkö, kuka lähetti mitäkin?
Kyllä. Toimintaloki näyttää, kuka lähetti, poisti tai muutti mitäkin, ja ylläpitäjät ja muokkaajat voivat ladata sen CSV-tiedostona.
Valmiina lähettämään?
Pudota tiedostot, kopioi linkki, valmis. Ilmaiseksi enintään 20 GB, ilman tiliä.
Lähetä tiedostoja ilmaiseksi