Come raccogliere i documenti di onboarding dai nuovi assunti

• Un unico posto per persona: ogni documento arriva associato al nome giusto e alla voce giusta della checklist.
• Nessun limite della casella di posta: scansioni e PDF di qualsiasi dimensione, fino a 20 GB per caricamento.
• Meno solleciti: promemoria automatici prima della scadenza e un pulsante per ricordarlo a tutti quelli a cui manca ancora qualcosa.

Per le selezioni, il modello Documenti per candidatura chiede CV, documento d'identità, certificati e un portfolio facoltativo. Altro nella pagina condivisione file per risorse umane e recruiter.

1. Nella pagina di caricamento, scegli Richiedi file e seleziona Onboarding nuovi assunti in Parti da.
2. Controlla la checklist: Lettera d'offerta firmata (PDF), Documento d'identità, Prova di residenza, Coordinate bancarie e Fototessera. Togli o aggiungi voci in base alla tua azienda, ad esempio "Lettera di dimissioni dal precedente datore di lavoro".
3. Imposta la Scadenza qualche giorno prima della data di inizio. Scegli Accetta ancora i file, segnati in ritardo così chi è in ritardo può comunque inviare.
4. Incolla ogni nuovo assunto in Persone da cui ti servono file con la sua email personale.
5. Premi Crea link di richiesta. Ogni nuovo assunto riceve un'email di benvenuto con il proprio link.

Salva la tua versione come modello (ad esempio "Onboarding: sede di Milano") per riutilizzarla per ogni gruppo.

Una pagina con il tuo messaggio, la scadenza e l'elenco dei documenti, ognuno segnato come obbligatorio o facoltativo, con il tipo di file previsto (un PDF, una foto o scansione, un documento). Scatta foto o sceglie i PDF dal telefono, spunta a quale voce corrisponde ogni file e preme Invia file. Non serve un account e il suo nome è già compilato dal tuo elenco.

• La pagina di gestione mostra ogni nuovo assunto con ogni documento inviato, in ritardo o mancante.
• Chiedi di nuovo quando una scansione è illeggibile o tagliata, con una nota come "Invia entrambi i lati del documento". Il nuovo assunto riceve un'email e invia di nuovo il file.
• Rifiuta un documento sbagliato; Approva gli altri.
• Scarica come CSV per il tuo sistema HR o per una checklist in un foglio di calcolo.

Crea un team nella pagina del team. I responsabili HR come Editor vedono e gestiscono tutte le richieste create dai membri del team. Un collega che controlla soltanto i documenti può essere Revisore: approva, chiede di nuovo o rifiuta i file che arrivano tramite le richieste del team, senza poter inviare trasferimenti. Il registro attività annota chi ha fatto cosa.

Una coordinatrice HR ha sei persone che iniziano il 1° del mese. Il 20 crea una richiesta dal suo modello di onboarding salvato, con scadenza il 27, e incolla i sei nomi. Il 25 quattro hanno inviato tutto; il promemoria del 26 porta il quinto. Una prova di residenza è una foto sfocata, quindi preme Chiedi di nuovo. Il 27 preme Ricorda a tutti quelli a cui manca qualcosa per l'ultima persona e scarica il CSV per la checklist di inserimento.

• Documenti d'identità e bancari sono dati personali. I file viaggiano tramite HTTPS e vengono eliminati dopo 1 giorno; non sono cifrati end-to-end e non dichiariamo alcuna certificazione. Leggi la panoramica sulla sicurezza e segui le regole sui dati della tua azienda.
• Una volta approvati, sposta i documenti nel tuo sistema HR e chiudi la richiesta.
• Il tipo di file di ogni voce viene controllato solo in base all'estensione; apri ogni file per verificare che sia davvero ciò che dichiara.