Jak zbierać dokumenty do onboardingu od nowych pracowników

• Jedno miejsce na osobę: każdy dokument trafia do właściwego nazwiska i pozycji listy.
• Bez limitów skrzynki: skany i PDF-y dowolnej wielkości, do 20 GB na przesyłkę.
• Mniej upominania się: automatyczne przypomnienia przed terminem i jeden przycisk, żeby przypomnieć wszystkim, którym czegoś brakuje.

Przy rekrutacjach szablon Dokumenty rekrutacyjne prosi o CV, dokument tożsamości, certyfikaty i opcjonalnie portfolio. Więcej na stronie udostępnianie plików dla HR i rekruterów.

1. Na stronie przesyłania wybierz Poproś o pliki i w sekcji Zacznij od wybierz Onboarding nowego pracownika.
2. Sprawdź listę: Podpisana oferta pracy (PDF), Dokument tożsamości, Potwierdzenie adresu, Dane konta bankowego i Zdjęcie paszportowe. Usuń lub dodaj pozycje zgodnie z potrzebami firmy, np. „Świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy”.
3. Ustaw Termin na kilka dni przed dniem rozpoczęcia pracy. Wybierz Nadal przyjmuj pliki, oznaczone jako spóźnione, żeby spóźnialski pracownik nadal mógł wysłać dokumenty.
4. Wklej każdego nowego pracownika w polu Osoby, od których potrzebujesz plików z jego prywatnym adresem e-mail.
5. Kliknij Utwórz link do prośby. Każdy nowy pracownik dostaje powitalny e-mail z własnym linkiem.

Zapisz swoją wersję jako szablon (np. „Onboarding: biuro w Warszawie”), żeby używać jej przy każdej grupie.

Stronę z Twoją wiadomością, terminem i listą dokumentów, z których każdy jest oznaczony jako wymagany lub opcjonalny, z oczekiwanym rodzajem pliku (PDF, zdjęcie lub skan, dokument). Pracownik robi zdjęcia lub wybiera PDF-y z telefonu, zaznacza, do której pozycji należy każdy plik, i klika Wyślij pliki. Nie potrzebuje konta, a jego imię jest już wpisane na podstawie Twojej listy.

• Strona zarządzania pokazuje każdego nowego pracownika i każdy dokument jako wysłany, spóźniony lub brakujący.
• Poproś ponownie, gdy skan jest nieczytelny lub ucięty, z uwagą typu „Proszę przesłać obie strony dokumentu”. Pracownik dostaje e-mail i wysyła plik ponownie.
• Odrzuć niewłaściwy dokument, a resztę Zatwierdź.
• Pobierz jako CSV do swojego systemu HR lub listy kontrolnej w arkuszu.

Utwórz zespół na stronie zespołu. Menedżerowie HR jako Edytorzy widzą wszystkie prośby członków zespołu i mogą nimi zarządzać. Współpracownik, który tylko sprawdza dokumenty, może być Recenzentem: zatwierdza, prosi ponownie lub odrzuca pliki przychodzące przez prośby zespołu, ale sam nie może wysyłać transferów. Dziennik aktywności zapisuje, kto co zrobił.

Koordynatorka HR ma sześć osób, które zaczynają pracę 1. dnia miesiąca. 20. dnia tworzy prośbę z zapisanego szablonu onboardingowego z terminem na 27. i wkleja sześć osób. Do 25. cztery osoby wysłały wszystko; przypomnienie z 26. mobilizuje piątą. Jedno potwierdzenie adresu to rozmazane zdjęcie, więc klika Poproś ponownie. 27. dnia klika Przypomnij wszystkim, którym czegoś brakuje, dla ostatniej osoby i pobiera CSV do listy kontrolnej na pierwszy dzień.

• Dokumenty tożsamości i dane bankowe to dane osobowe. Pliki są przesyłane przez HTTPS i usuwane po upływie ważności (1 dzień); nie są szyfrowane end-to-end, a my nie deklarujemy żadnych certyfikatów. Przeczytaj przegląd bezpieczeństwa i przestrzegaj zasad ochrony danych w swojej firmie.
• Po zatwierdzeniu przenieś dokumenty do swojego systemu HR i zamknij prośbę.
• Rodzaj pliku przy każdej pozycji jest sprawdzany tylko po rozszerzeniu; otwórz każdy plik, żeby upewnić się, że jest tym, czym ma być.