Så samlar du in introduktionsdokument från nyanställda

• Ett ställe per person: varje dokument kommer in kopplat till rätt namn och punkt i checklistan.
• Inga gränser i inkorgen: skanningar och PDF:er av valfri storlek, upp till 20 GB per uppladdning.
• Mindre jagande: automatiska påminnelser före slutdatumet, och en knapp för att påminna alla som fortfarande saknar något.

För rekryteringsomgångar ber mallen Dokument för jobbansökan om CV, ID-handling, intyg och en valfri portfolio. Mer på sidan fildelning för HR och rekryterare.

1. På uppladdningssidan väljer du Begär filer och väljer Introduktion av nyanställd under Utgå från.
2. Gå igenom checklistan: Undertecknat anställningserbjudande (PDF), ID-handling, Adressbevis, Bankuppgifter och Passfoto. Ta bort eller lägg till punkter som passar ditt företag, till exempel "Tjänstgöringsintyg från tidigare arbetsgivare".
3. Sätt Slutdatum några dagar före startdatumet. Välj Ta fortfarande emot filer, markerade som sena så att en sen nyanställd ändå kan skicka.
4. Klistra in varje nyanställd under Personer du behöver filer från med hens privata e-postadress.
5. Tryck på Skapa begäranslänk. Varje nyanställd får ett välkomstmejl med sin egen länk.

Spara din version som en mall (till exempel "Introduktion: kontoret i Göteborg") för att återanvända den för varje omgång.

En sida med ditt meddelande, slutdatumet och listan över dokument, där varje punkt är markerad som obligatorisk eller valfri, med vilken typ av fil som förväntas (en PDF, ett foto eller en skanning, ett dokument). Hen tar bilder eller väljer PDF:er från mobilen, kryssar i vilken punkt varje fil gäller och trycker på Skicka filer. Hen behöver inget konto, och namnet är redan ifyllt från din lista.

• Hanteringssidan visar varje nyanställd med varje dokument som skickat, sent eller saknat.
• Be igen när en skanning är oläslig eller avklippt, med en kommentar som "Skicka båda sidorna av ID-kortet". Den nyanställda får ett mejl och skickar filen igen.
• Avvisa fel dokument; Godkänn resten.
• Ladda ned som CSV för ditt HR-system eller en checklista i ett kalkylark.

Skapa ett team på teamsidan. HR-chefer som Redigerare kan se och hantera alla begäranden som teammedlemmarna har skapat. En kollega som bara kontrollerar dokument kan vara Granskare: hen godkänner, ber igen eller avvisar filer som kommer in via teamets begäranden, utan att själv kunna skicka överföringar. Aktivitetsloggen registrerar vem som gjorde vad.

En HR-koordinator har sex personer som börjar den 1:a. Den 20:e skapar hon en begäran från sin sparade introduktionsmall, med slutdatum den 27:e, och klistrar in de sex. Den 25:e har fyra skickat allt; påminnelsen den 26:e får in en femte. Ett adressbevis är ett suddigt foto, så hon trycker på Be igen. Den 27:e trycker hon på Påminn alla som saknar något för den sista personen och laddar ned CSV-filen till checklistan för nyanställda.

• ID- och bankdokument är personuppgifter. Filerna skickas via HTTPS och raderas efter 1 dag; de är inte end-to-end-krypterade, och vi gör inga anspråk på certifiering. Läs säkerhetsöversikten och följ företagets regler för data.
• Flytta dokumenten till ditt HR-system när de är godkända och stäng begäran.
• Filtypen per punkt kontrolleras bara via filändelsen; öppna varje fil för att kontrollera att den verkligen är vad den utger sig för att vara.