Så samlar du in dokument från kunder varje månad

• Redovisningskonsulter och bokförare som samlar in underlag för månadsbokslut från småföretagskunder. Se även fildelning för redovisningskonsulter.
• Jurister som samlar in ID-handlingar, undertecknade formulär och bevisning från klienter inför en inlaga. Se fildelning för jurister.
• Konsulter, mäklare och byråer som behöver samma uppsättning dokument från många kunder.

1. På uppladdningssidan väljer du Begär filer och väljer Underlag för månadsbokslut under Utgå från. Den lägger till fyra punkter: Kontoutdrag (PDF, obligatoriskt), Kundfakturor (obligatoriskt), Leverantörsfakturor och kvitton (foto eller skanning, obligatoriskt) och Lönelista (kalkylark, valfritt). Den ställer också in Upprepas på varje månad.
2. Redigera punkterna så att de passar din verksamhet. För ett juridiskt ärende kan du använda "Undertecknat uppdragsavtal (PDF)", "ID-handling" och "Underlag (ZIP eller mapp)".
3. Ange Slutdatum, till exempel den 5:e kl. 18, och välj om sena filer fortfarande tas emot (markerade som sena) eller avvisas.
4. Klistra in dina kunder under Personer du behöver filer från, en per rad med e-postadress.
5. Tryck på Skapa begäranslänk. Kunderna får sin länk via e-post; påminnelser och nästa månads omgång följer automatiskt.

En enkel sida med din begäran, ditt meddelande, slutdatumet och en lista Vad du ska skicka där varje punkt är markerad som obligatorisk eller valfri. Kunden laddar upp från mobil eller dator, kryssar i vilken punkt varje fil gäller och trycker på Skicka filer. Ingen inloggning, ingen app och inget lösenord att komma ihåg. Sidan talar om att filerna går direkt till dig.

• Hanteringssidan visar varje kund med varje punkt som skickad, sen eller saknad.
• Godkänn korrekta filer. Be igen med en kommentar, som "Mars-utdraget saknar sida 2", eller Avvisa fel dokument. Kunden får ett mejl och skickar igen via samma länk.
• Påminn alla som saknar något jagar bara dem som fortfarande är skyldiga en obligatorisk punkt.
• Ladda ned som CSV för att följa upp i ditt eget verksamhetssystem eller kalkylark.

Skannade utdrag som du behöver söka i eller kopiera siffror från kan göras sökbara med det kostnadsfria verktyget OCR PDF, som körs i webbläsaren.

Rohit är auktoriserad redovisningskonsult med 40 småföretagskunder. Han skapar en månatlig begäran från mallen, med slutdatum den 5:e, och klistrar in alla 40. Den 2:a får kunder som inte har skickat allt en påminnelse; den 4:e en till; den 5:e en sista. Den 6:e är 34 klara. Han ber tre att skicka igen (ett mobilfoto av ett kvitto går inte att läsa) och ringer de tre som återstår. Den 6:e startar begäran nästa månads omgång av sig själv och alla får det nya slutdatumet.

För att lämna tillbaka ett färdigt bokslut eller ett avtalsutkast skickar du en vanlig länk med lösenord, eller en länk för endast visning för utkast. Om kunden måste godkänna villkor först kan du kräva en signatur på NDA eller avtal. En byrå med flera anställda kan skapa ett team så att delägarna kan se och hantera allas begäranden.

• Filerna skickas via HTTPS och lagras på våra servrar tills de raderas efter 1 dag; de är inte end-to-end-krypterade. Läs säkerhetsöversikten innan du bestämmer vad du ska samla in på det här sättet.
• Vi gör inga anspråk på certifiering eller regelefterlevnad. Följ din branschorganisations regler för kunddata.
• Ladda ned och arkivera dokumenten i ditt eget system; detta är ett insamlingsverktyg, inte ett arkiv.