Så samlar du in filer från flera personer före en deadline

En vanlig begäranslänk räcker när en person skickar dig en mapp. Så fort flera personer var och en är skyldiga dig flera saker behöver du veta vem som har skickat vad. Det är vad alternativen checklista, slutdatum och personer är till för.

• En lärare som samlar in en uppgift från var och en av 35 elever (se samla in uppgifter).
• En redovisningskonsult som får kontoutdrag och kvitton från varje kund varje månad (se samla in dokument från kunder).
• HR som samlar in ID-handling, adressbevis och ett undertecknat anställningserbjudande från nyanställda (se introduktionsdokument).
• Ett evenemang eller en tävling som samlar in bild- och videobidrag före ett sista datum.

1. På uppladdningssidan väljer du Begär filer. Om du vill kan du välja en färdig mall under Utgå från.
2. Fyll i Din e-post (filerna skickas hit), Vad behöver du? och ett valfritt Meddelande till avsändaren.
3. Öppna Checklista, slutdatum och personer. Tryck på Lägg till en punkt för varje sak du behöver, till exempel "Kontoutdrag" eller "ID-handling". Markera varje punkt som obligatorisk eller valfri och välj typ av fil: valfri fil, PDF, dokument, kalkylark, foto eller skanning, video, ljud, ZIP eller presentation.
4. Ange ett Slutdatum (valfritt). Det anges i din egen lokala tid. Under Efter slutdatumet väljer du Ta fortfarande emot filer, markerade som sena eller Sluta ta emot filer.
5. Under Personer du behöver filer från (valfritt) klistrar du in en person per rad: ett namn och en e-postadress, som Priya Shah priya@example.com.
6. Behåll Mejla varje person deras länk nu och Påminn personer som inte har skickat allt ikryssade, eller kryssa ur dem för att skicka länkarna själv.
7. Tryck på Skapa begäranslänk och bekräfta din e-post med den 6-siffriga koden (hoppas över om du är inloggad med den adressen).

Upp till 20 punkter i checklistan och 200 personer ryms i en begäran.

Deras personliga länk öppnar en sida med din begäran, ditt meddelande, slutdatumet och en lista Vad du ska skicka. Där står Skickar som med deras namn, så de behöver inte skriva det. De lägger till filer, kryssar i vilka punkter filerna gäller och trycker på Skicka filer. Inget konto, ingen app och ingen kod behövs. Om slutdatumet har passerat och du valde att sluta ta emot filer står det på sidan; annars tas sena filer emot och markeras som Sen.

Din privata hanteringslänk (som också mejlas till dig) visar tabellen Vem har skickat vad: en rad per person, en kolumn per punkt i checklistan och hur många personer som är klara.

• Godkänn, Be igen eller Avvisa varje fil. Be igen och Avvisa tar en kort kommentar, som mejlas till personen; hen skickar filen igen via samma länk.
• Påminn alla som saknar något mejlar bara de personer som fortfarande är skyldiga en obligatorisk punkt.
• Lägg till personer senare, eller Kopiera deras länk för att skicka den på WhatsApp själv.
• Ladda ned som CSV exporterar tabellen till ett kalkylark eller en närvarolista.
• Stäng begäran stoppar nya uppladdningar direkt.

Varje uppladdning kommer också till din inkorg som ett mejl med en nedladdningslänk, precis som vilken överföring som helst. Mottagna filer sparas i 1 dag, så ladda ned dem i tid.

• Automatiska påminnelser skickas 3 dagar före, 1 dag före och på slutdatumet, bara till personer som inte har skickat allt obligatoriskt. De kräver ett slutdatum och en lista med personer.
• Upprepas: välj Varje vecka eller Varje månad, så startar en ny omgång med nästa slutdatum när slutdatumet passeras. Alla informeras, och tabellen börjar om för den nya omgången.
• Mallar: de inbyggda täcker en uppgift, dokument för jobbansökan, introduktion av nyanställda, underlag för månadsbokslut, bild- eller videobidrag och en veckorapport. Skriv ett namn under Spara som mall för att återanvända dina egna inställningar; de visas under Utgå från när du är inloggad med samma e-postadress.

Meera leder en liten designkurs. Hon utgår från mallen Bild- eller videobidrag, döper om den till "Slutportfolio", lägger till två punkter (Portfolio-PDF, obligatorisk; Processvideo, valfri), sätter slutdatumet till fredag kl. 18 och klistrar in sina 24 studenter. På onsdagen är 15 rader gröna. Påminnelserna går ut av sig själva; på fredagsmorgonen trycker hon på Påminn alla som saknar något en gång till. Två PDF:er är suddiga skanningar, så hon trycker på Be igen med kommentaren "Exportera från InDesign, inte ett mobilfoto". På lördagen är varje rad klar och hon laddar ned CSV-filen till sitt betygsunderlag.

I ett team kan administratörer och redigerare öppna och hantera en medlems filbegäranden, och rollen Granskare finns för personer som bara kontrollerar det som kommer in: de godkänner, ber igen eller avvisar filer utan att själva kunna skicka något. Begäranden visas under Filbegäranden på teamsidan.

• Varje uppladdning kan vara upp till 20 GB. En person kan skicka flera uppladdningar via samma länk.
• Filtypen för en punkt i checklistan kontrolleras via filändelsen, så en omdöpt fil kan ändå slinka igenom. Granska filerna innan du förlitar dig på dem.
• Alla som har den allmänna begäranslänken kan ladda upp. Personliga länkar kopplar uppladdningar till en person; behåll den allmänna länken för dig själv om du bara vill ha namngivna personer.
• Filerna lagras inte i en permanent mapp åt dig. Ladda ned det du behöver innan de upphör.