Kort svar: Vælg Anmod om filer på uploadsiden, og start fra skabelonen Onboarding af nye medarbejdere: underskrevet tilbudsbrev (PDF), ID-bevis, adressebevis, bankoplysninger (påkrævet) og et pasfoto (valgfrit). Sæt fristen til et par dage før startdatoen, indsæt de nye medarbejderes navne og e-mails, og opret linket. Hver person får sit eget link og påmindelser; du godkender hvert dokument eller beder om det igen med en note og eksporterer status som CSV.
Hvorfor bruge en anmodning i stedet for e-mail
- Ét sted pr. person: hvert dokument kommer ind under det rigtige navn og punkt på tjeklisten.
- Ingen grænser i indbakken: scanninger og PDF'er i alle størrelser, op til 20 GB pr. upload.
- Færre rykkere: automatiske påmindelser før fristen og én knap til at påminde alle, der stadig mangler noget.
Til ansættelsesrunder beder skabelonen Dokumenter til jobansøgning om CV, ID-bevis, eksamensbeviser og en valgfri portfolio. Mere på siden fildeling for HR og rekrutterere.
Opret en onboardinganmodning
- Vælg Anmod om filer på uploadsiden, og vælg Onboarding af nye medarbejdere under Start fra.
- Tjek tjeklisten: Underskrevet tilbudsbrev (PDF), ID-bevis, Adressebevis, Bankoplysninger og Pasfoto. Fjern eller tilføj punkter, så de passer til din virksomhed, fx "Fratrædelsesbrev fra tidligere arbejdsgiver".
- Sæt Frist til et par dage før startdatoen. Vælg Modtag stadig filer, markeret som for sent, så en medarbejder, der er sent ude, stadig kan sende.
- Indsæt hver ny medarbejder under Personer, du har brug for filer fra med deres private e-mail.
- Tryk på Opret anmodningslink. Hver ny medarbejder får en velkomstmail med sit eget link.
Gem din version som skabelon (fx "Onboarding: Aarhus-kontoret") for at genbruge den til hvert hold.
Hvad den nye medarbejder ser
En side med din besked, fristen og listen over dokumenter, hvert markeret som påkrævet eller valgfrit, med den forventede filtype (en PDF, et foto eller en scanning, et dokument). De tager fotos eller vælger PDF'er fra deres telefon, markerer, hvilket punkt hver fil hører til, og trykker på Send filer. De behøver ingen konto, og deres navn er allerede udfyldt fra din liste.
Gennemgå, bed om igen, og følg med
- Administrationssiden viser hver ny medarbejder med hvert dokument som sendt, for sent eller mangler.
- Bed om igen, når en scanning er ulæselig eller beskåret, med en note som "Send venligst begge sider af ID'et". Medarbejderen får en e-mail og sender filen igen.
- Afvis et forkert dokument; Godkend resten.
- Download som CSV til dit HR-system eller en tjekliste i et regneark.
HR-teams med flere personer
Opret et team på teamsiden. HR-ledere som Redaktører kan se og administrere alle anmodninger oprettet af teammedlemmer. En kollega, der kun tjekker dokumenter, kan være Korrekturlæser: vedkommende godkender, beder om igen eller afviser filer, der kommer ind via teamets anmodninger, uden selv at kunne sende overførsler. Aktivitetsloggen registrerer, hvem der gjorde hvad.
Et konkret eksempel
En HR-koordinator har seks personer, der starter den 1. Den 20. opretter hun en anmodning ud fra sin gemte onboardingskabelon med frist den 27. og indsætter de seks. Den 25. har fire sendt alt; påmindelsen den 26. får en femte med. Ét adressebevis er et sløret foto, så hun trykker på Bed om igen. Den 27. trykker hun på Påmind alle, der mangler noget, for den sidste person og downloader CSV-filen til starttjeklisten.
Privatliv og begrænsninger
- ID- og bankdokumenter er personoplysninger. Filer sendes via HTTPS og slettes efter 1 dag; de er ikke end-to-end-krypteret, og vi påstår ingen certificering. Læs sikkerhedsoversigten, og følg din virksomheds regler for data.
- Flyt dokumenterne ind i dit HR-system, når de er godkendt, og luk anmodningen.
- Filtypen pr. punkt tjekkes kun ud fra filtypenavnet; åbn hver fil for at tjekke, at den virkelig er, hvad den giver sig ud for.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke dokumenter beder onboardingskabelonen om?
Et underskrevet tilbudsbrev (PDF), ID-bevis, adressebevis og bankoplysninger som påkrævede punkter og et pasfoto som valgfrit. Du kan redigere listen.
Skal nye medarbejdere have en konto?
Nej. De åbner linket fra deres e-mail, tilføjer deres dokumenter og trykker på Send filer.
Kan jeg påminde dem, der ikke har sendt alt?
Ja. Påmindelser sendes automatisk 3 dage og 1 dag før samt på dagen for fristen, og du kan når som helst påminde alle, der mangler noget.
Kan en kollega tjekke dokumenter uden at sende filer?
Ja. Giv vedkommende rollen Korrekturlæser i dit team. Korrekturlæsere godkender, beder om igen eller afviser filer, der kommer ind via teamets filanmodninger.
Hvor længe gemmes dokumenterne?
Som enhver anden overførsel i 1 dag. Gem dem i dit eget system inden da.
Klar til at sende?
Træk dine filer ind, kopiér linket, færdig. Gratis op til 20 GB, uden konto.
Send filer gratis