Krótka odpowiedź: Przy dokumentach HR prześlij pliki do Share Large Video Files i ustaw Kto może otworzyć link na Tylko adresy lub domeny z mojej listy z adresem kandydata: zanim cokolwiek się otworzy, potwierdza on 6-cyfrowy kod, a przekazany dalej link zostaje odrzucony. Ogranicz liczbę urządzeń i pobrań, dodaj hasło do dokumentów płacowych i tożsamości, a CV i dokumenty do onboardingu zbieraj linkiem Poproś o pliki. Transfery są szyfrowane podczas przesyłania (HTTPS), ale nie end-to-end, i są usuwane po wygaśnięciu.
Pliki, które wysyłają działy HR i rekruterzy, i ich rozmiary
| Plik | Format | Typowy rozmiar |
|---|---|---|
| Oferta pracy lub umowa | PDF, DOCX | poniżej 5 MB |
| CV z portfolio | 1–50 MB | |
| Skany dokumentu tożsamości, certyfikatów i referencji | PDF, JPG | 2–30 MB na osobę |
| Nagranie rozmowy wideo lub testu, 45 minut | MP4 | 300 MB – 2 GB |
| Pakiet onboardingowy (regulamin, zasady, filmy szkoleniowe) | PDF, MP4 w folderze | 200 MB – 5 GB |
Czy można to wysłać e-mailem lub przez komunikator?
Czy nagranie rozmowy kwalifikacyjnej (ok. 800 MB) zmieści się jako załącznik?
| Aplikacja | Limit | Zmieści się? |
|---|---|---|
| Gmail | 25 MB na e-mail | Nie, wyślij link |
| Outlook.com | 20–25 MB na e-mail | Nie, wyślij link |
| WhatsApp (dokument) | 2 GB na plik | Tak |
| Telegram | 2 GB na plik | Tak |
| Facebook Messenger | 100 MB na plik | Nie, wyślij link |
| Discord (darmowy) | 20 MB na plik | Nie, wyślij link |
| Slack | 1 GB na plik | Tak |
| WeTransfer (darmowy) | 3 GB na transfer | Tak |
| Share Large Video Files | 20 GB na transfer | Wyślij link gdziekolwiek |
Limity pochodzą z naszej tabeli limitów rozmiaru plików w aplikacjach, sprawdzonej ze stronami pomocy każdej usługi.
Sprawdzony sposób pracy
- Oferty pracy: prześlij list, otwórz Więcej opcji i ustaw Kto może otworzyć link na Tylko adresy lub domeny z mojej listy z adresem e-mail kandydata. Ogranicz Urządzenia na osobę do 2.
- Aby mieć zapis akceptacji, zaznacz Wymagaj NDA przed pobraniem z treścią akceptacji: kandydat wpisuje swoje imię i nazwisko, a oboje dostajecie certyfikat w PDF.
- Zaznacz Powiadom mnie e-mailem o pobraniu, a potem wyślij link.
- Zbieranie dokumentów: utwórz link Poproś o pliki dla każdego stanowiska lub nowego pracownika. Kandydaci przesyłają CV, certyfikaty i kopie dokumentów z dowolnego telefonu, bez konta. Zacznij od szablonu, zaznacz potrzebne dokumenty, ustaw termin i zatwierdzaj każdy plik albo proś o niego ponownie.
- Zasady dla wszystkich: wyślij jeden transfer z linkami osobistymi, żeby widzieć, kto go jeszcze nie otworzył, i przypominać tylko tym osobom.
Zalecane opcje
| Opcja (w Więcej opcji) | Ustawienie | Dlaczego |
|---|---|---|
| Kto może otworzyć link | Tylko adresy lub domeny z mojej listy | Przekazana dalej oferta nie otworzy się nikomu innemu |
| Urządzenia na osobę | 2 | Dostęp jednej osoby nie krąży dalej |
| Hasło | Włączone dla dokumentów płacowych i tożsamości | Drugi składnik, przekazany telefonicznie lub na czacie |
| Wymagaj NDA przed pobraniem | Włączone dla ofert wymagających akceptacji | Wpisany podpis i certyfikat w PDF |
| Tylko podgląd (bez pobierania) | Włączone dla wewnętrznych zasad | Czytane w przeglądarce ze znakiem wodnym, a nie zapisywane |
| Reguły automatyczne: usuń, gdy wszyscy pobiorą | Włączone | Kopie nie zostają na serwerze dłużej, niż to potrzebne |
Otwórz stronę przesyłania z włączonymi ustawieniami „Dokumenty kandydata”: otworzyć go mogą tylko adresy z listy poniżej (potwierdzają kodem), na najwyżej 2 urządzeniach, z 3 pobraniami na osobę. Dodaj e-mail kandydata do listy. Przed wysłaniem możesz wszystko zmienić, a potem kliknąć Zapisz bieżące obok Ustawienia wstępnego, żeby zachować własną wersję dla każdego kandydata.
Podział pracy w zespole HR
Utwórz zespół, żeby współpracownicy pracowali na tych samych transferach i prośbach o pliki, każdy w swojej roli: Administrator (członkowie, reguły i branding), Edytor (zarządza transferami i prośbami wszystkich), Wysyłający (wysyła i zarządza własnymi), Recenzent (nie może wysyłać; sprawdza dokumenty przychodzące przez prośby zespołu) i Obserwator (widzi tylko transfery i aktywność). Menedżer rekrutujący, który tylko sprawdza przychodzące dokumenty, może być Recenzentem.
Zapis tego, kto co otworzył
Każdy transfer rejestruje otwarcia, podglądy i pobrania z potwierdzonym e-mailem danej osoby, czasem i urządzeniem. Gdy potrzebujesz tego do akt osobowych, wyeksportuj dziennik jako CSV lub PDF ze strony statystyk transferu. Wspólna przestrzeń zespołu pozwala współpracownikom z HR dzielić się transferami i grupami kontaktów, więc dokumenty nowego pracownika nie utkną na koncie jednej osoby. Zobacz śledzenie pobrań.
Co to zapewnia, a czego nie
Share Large Video Files to serwis do przesyłania plików, a nie system HR: linki wygasają, a pliki są usuwane, więc oficjalną kopię trzymaj w swoim oprogramowaniu kadrowym. Transfery są szyfrowane podczas przesyłania (HTTPS), ale nie end-to-end, i nie deklarujemy żadnych certyfikatów ani zgodności z regulacjami. Przestrzegaj własnych zasad ochrony danych co do tego, co i jak długo można udostępniać. Zobacz bezpieczeństwo.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę mieć pewność, że ofertę otworzy tylko kandydat?
Tak. Wybierz Tylko adresy lub domeny z mojej listy i dodaj jego adres; zanim oferta się otworzy, kandydat potwierdza 6-cyfrowy kod, a dla każdego innego link zostaje odrzucony.
Czy kandydaci mogą przesyłać mi dokumenty bez konta?
Tak. Wyślij link Poproś o pliki; przesyłają z dowolnego telefonu lub komputera.
Czy dostaję zapis tego, kiedy dokument został otwarty?
Tak. Każde otwarcie i pobranie jest rejestrowane z czasem i urządzeniem i można je wyeksportować jako CSV lub PDF.
Czy pliki mogą zostać usunięte po odebraniu?
Tak. Zaznacz Usuń pliki, gdy wszyscy odbiorcy je pobiorą w sekcji Reguły automatyczne albo usuń transfer na stronie Transfery.
Czy Share Large Video Files ma certyfikat RODO?
Nie deklarujemy żadnych certyfikatów. Przeczytaj politykę prywatności i stronę o bezpieczeństwie i razem z inspektorem ochrony danych zdecyduj, czy serwis pasuje do Twoich dokumentów.
Gotowe do wysłania?
Upuść pliki, skopiuj link i gotowe. Za darmo do 20 GB, bez zakładania konta.
Wyślij pliki za darmo